ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร?

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์คือวิธีที่มีผลผูกพันทางกฎหมายในการแสดงความยินยอมต่อข้อกำหนดของเอกสารดิจิทัล คล้ายกับการลงชื่อบนกระดาษ คุณอาจเห็นคำนี้ในรูปแบบย่อ เช่น ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์

ในคู่มือนี้ เราจะครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ทั้งวิธีการทำงาน ประเภท ประเด็นทางกฎหมาย กรณีการใช้งานทั่วไป และวิธีลงนาม PDF ออนไลน์

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทำงานอย่างไร?

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะบันทึกเจตนาของคุณในการลงนามบนไฟล์ที่ระบุ โดยการพิมพ์ชื่อ วาดเครื่องหมาย หรือคลิก “ฉันยอมรับ” นอกจากนี้ยังสร้างบันทึกการตรวจสอบ ที่บันทึกรายละเอียดต่าง ๆ เช่น ตัวตนของผู้ลงนาม เวลาที่ลงนามแต่ละครั้ง และขั้นตอนการยืนยันตัวตนที่เกี่ยวข้อง เครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์บางตัวยังใช้วิธีการเข้ารหัสเพื่อตรวจจับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นหลังการลงนาม หากเอกสารของคุณมีช่องกรอกข้อมูล คุณสามารถกรอก PDF ออนไลน์ก่อนลงนามได้

ผลลัพธ์คือ คุณสามารถส่ง ลงนาม และจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างรวดเร็วและปลอดภัย โดยไม่ต้องพิมพ์ ส่งด้วยมือ หรือนัดประชุมเพิ่มเติม อย่างไรก็ตาม หากคุณสงสัยว่าจะใช้อิเล็กทรอนิกส์ในการลงนามสัญญาอย่างไร แนวทางที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับระดับความเสี่ยงของเอกสาร เนื่องจากลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แต่ละประเภทไม่ได้ทำงานเหมือนกัน ในหัวข้อถัดไป เราจะอธิบายทั้งสามประเภทและบอกว่าควรใช้แบบใดเมื่อใด

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีกี่ประเภท?

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบ่งออกเป็นสามประเภท ได้แก่ SES, AES และ QES แต่ละประเภทเพิ่มชั้นของความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือที่แข็งแกร่งขึ้น เริ่มจากการพิสูจน์เจตนาขั้นพื้นฐาน ไปจนถึงการตรวจสอบที่ใช้ใบรับรองดิจิทัลและการป้องกันการแก้ไขสำหรับเอกสารสำคัญ เมื่อใช้ร่วมกับคุณสมบัติของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสม (เช่น การตรวจสอบตัวตน การประทับเวลา) คุณสามารถเลือกวิธีการที่เหมาะกับระดับความสำคัญของเอกสารได้

• ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบธรรมดา (SES)

• ความปลอดภัย: พื้นฐาน
• การยืนยัน: ไม่ใช้ใบรับรองดิจิทัล โดยทั่วไปจะยืนยันตัวตนของผู้ลงนามผ่านบริบท บันทึกการตรวจสอบ หรือบันทึกอิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ
• วิธีการทำงาน: คุณพิมพ์ชื่อ วาดลายเซ็น ติ๊กในช่อง หรืออัปโหลดรูปภาพลายเซ็นที่เขียนด้วยมือ

• เหมาะสำหรับ: เอกสารที่มีความเสี่ยงต่ำและการอนุมัติภายในเพื่อให้งานประจำดำเนินได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

• ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง (AES)

• ความปลอดภัย: ปานกลาง
• การยืนยัน: ยืนยันตัวตนของผู้ลงนามและสามารถตรวจจับการเปลี่ยนแปลงใด ๆ บนเอกสารหลังการลงนาม มักใช้ใบรับรองดิจิทัลในการเชื่อมโยงลายเซ็นกับตัวตนของผู้ลงนาม

• วิธีการทำงาน: มักใช้กุญแจอิเล็กทรอนิกส์หรือใบรับรองที่ออกโดยหน่วยงานออกใบรับรองที่เชื่อถือได้ ซึ่งช่วยให้ตรวจพบการแก้ไขและระบุตัวผู้ลงนามได้อย่างน่าเชื่อถือ

  • เหมาะสำหรับ: สัญญาขาย ข้อตกลงกับลูกค้า และบันทึกที่ต้องการการพิสูจน์ตัวตนที่หนักแน่นขึ้น

• ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบรับรอง (QES)

• ความปลอดภัย: สูงสุด
• การยืนยัน: ใช้ใบรับรองดิจิทัลแบบรับรองที่ออกโดยผู้ให้บริการความเชื่อมั่นที่ได้รับการรับรอง ลายเซ็นถูกสร้างขึ้นด้วยอุปกรณ์สร้างลายเซ็นแบบรับรอง (เช่น สมาร์ทการ์ด โทเค็น USB หรือบริการระยะไกลที่ปลอดภัย)
• วิธีการทำงาน: สร้างขึ้นด้วยฮาร์ดแวร์เฉพาะหรือโซลูชันคลาวด์ที่ปลอดภัย และเป็นไปตามมาตรฐานทางกฎหมายที่เข้มงวด ในหลายประเทศ (รวมถึงสหภาพยุโรป) ลายเซ็นแบบนี้มีผลทางกฎหมายเทียบเท่ากับลายเซ็นที่เขียนด้วยมือ
• เหมาะสำหรับ: เอกสารที่มีความสำคัญสูงหรืออยู่ภายใต้กฎระเบียบ เช่น บันทึกทางการเงิน เวชระเบียน หรือเอกสารราชการ

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับลายเซ็นดิจิทัลแตกต่างกันอย่างไร?

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นคำกว้าง ๆ ที่ครอบคลุมกระบวนการทางอิเล็กทรอนิกส์ใด ๆ ที่แสดงการตกลงของผู้ลงนาม (รวมถึงการพิมพ์ชื่อหรือวาดเครื่องหมาย) ส่วนลายเซ็นดิจิทัลเป็นชนิดย่อยของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ที่ใช้การเข้ารหัสแบบกุญแจสาธารณะ และใบรับรองดิจิทัลของโครงสร้างพื้นฐานกุญแจสาธารณะ (PKI) เพื่อตรวจสอบผู้ลงนามและทำให้การเปลี่ยนแปลงในภายหลังตรวจพบได้ง่าย

ผู้ให้บริการและบทความจำนวนมากใช้คำเหล่านี้เป็นคำพ้องความหมาย ซึ่งทำให้เกิดความสับสน เพราะแท้จริงแล้วลายเซ็นดิจิทัลเป็นเพียงประเภทหนึ่งของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น

กล่าวโดยสรุป ลายเซ็นดิจิทัลทุกแบบเป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ แต่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไม่ใช่ทุกแบบที่เป็นดิจิทัล (อิงใบรับรอง)

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลผูกพันตามกฎหมายหรือไม่?

ใช่ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลผูกพันตามกฎหมายในประเทศส่วนใหญ่ ในสหรัฐอเมริกา ได้รับการยอมรับภายใต้กฎหมายว่าด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในการพาณิชย์ระดับโลกและในประเทศ (ESIGN) และกฎหมายว่าด้วยธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์แบบสม่ำเสมอ (UETA) ส่วนในสหภาพยุโรปอยู่ภายใต้กฎระเบียบ eIDAS หลายประเทศในยุโรปออกรหัสประจำตัวอิเล็กทรอนิกส์ (eID) เพื่อให้ประชาชนใช้เข้าถึงบริการที่เชื่อถือได้ หรือขอใบรับรองดิจิทัลสำหรับ AES/QES

กฎหมายเหล่านี้ให้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลทางกฎหมายเทียบเท่ากับลายเซ็นที่เขียนด้วยมือ เมื่อแสดงเจตนา ยืนยันตัวตน และเป็นไปตามมาตรฐานความปลอดภัยขั้นพื้นฐาน อย่างไรก็ตาม เอกสารทางกฎหมายบางอย่าง เช่น พินัยกรรม ทรัสต์ และคำร้องต่อศาลบางประเภท อาจยังต้องใช้ลายเซ็นบนกระดาษ

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีข้อดีอย่างไรเมื่อเทียบกับลายเซ็นบนกระดาษ?

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใช้งานได้รวดเร็วขึ้น ประหยัดกว่า ติดตามง่ายกว่า และมักปลอดภัยกว่าลายเซ็นบนกระดาษ มาดูประโยชน์หลัก ๆ กันครับ

• ประหยัดเวลา: ลงนามและส่งเอกสารได้ในไม่กี่นาที แทนที่จะต้องรอเป็นวัน

• เวิร์กโฟลว์ที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น: ไฟล์ดิจิทัลและบันทึกที่จัดระเบียบอย่างเป็นระบบช่วยให้การจัดการไฟล์ง่ายขึ้น

• ทำงานได้มากขึ้น: การทำให้ขั้นตอนการลงนามเป็นอัตโนมัติช่วยให้คุณมีเวลามากขึ้นที่จะมุ่งเน้นกับงานจริง แทนการทำเอกสาร

• ลดต้นทุน: ประหยัดค่ากระดาษ หมึก เครื่องพิมพ์ และค่าจัดเก็บ ทั้งยังลดค่าใช้จ่ายในการจัดส่งอีกด้วย

• การรับรองทางกฎหมาย: ประเทศส่วนใหญ่ยอมรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ว่ามีผลผูกพันทางกฎหมายเช่นเดียวกับลายเซ็นที่เขียนด้วยมือแบบดั้งเดิม

• ใช้งานได้บนคอมพิวเตอร์และมือถือ: คุณสามารถใช้โทรศัพท์ แล็ปท็อป หรือแท็บเล็ตในการลงนามและส่งเอกสารจากที่ใดก็ได้

• ผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม: การลดการใช้กระดาษช่วยลดของเสีย

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใช้งานเพื่ออะไร?

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มักถูกใช้ในการลงนามในข้อตกลง แบบฟอร์ม PDF และการอนุมัติต่าง ๆ ในหลายอุตสาหกรรม โดยมาแทนที่ลายเซ็นแบบกระดาษและปากกาด้วยเหตุผลที่กล่าวมาทั้งหมดข้างต้น และในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา การใช้งานเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ เมื่อทีมงานจำนวนมากเปลี่ยนมาทำงานจากระยะไกล ในช่วงการระบาดของโควิด-19 ความสนใจในซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์พุ่งสูงขึ้นถึง 511% ในเดือนเมษายน 2020 (IDC) ปัจจุบันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กลายเป็นมาตรฐานสำหรับธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ที่ปลอดภัยทั่วสหภาพยุโรป และเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการธุรกิจดิจิทัลและการทำงานทางไกลสมัยใหม่ (European Commission)

กรณีการใช้งาน: ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ถูกใช้อย่างไรในอุตสาหกรรมต่าง ๆ?

ต่อไปนี้คือตัวอย่างจริงจากอุตสาหกรรมทั่วไป ที่แสดงให้เห็นว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดความล่าช้า ลดการส่งต่อ และทำให้งานเดินหน้าได้อย่างต่อเนื่อง หากคุณกำลังเลือก ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับธุรกิจ สถานการณ์เหล่านี้จะแสดงให้เห็นจุดที่ให้คุณค่าชัดเจนที่สุด

• อสังหาริมทรัพย์

นายหน้าอสังหาริมทรัพย์ส่งสัญญาเช่าทางอีเมลไปยังผู้เช่าที่กำลังย้ายที่อยู่ ผู้เช่าลงนามบนโทรศัพท์ระหว่างพักกลางวัน และทั้งสองฝ่ายได้รับสัญญาเช่าฉบับสมบูรณ์ภายในไม่กี่นาที

• ทรัพยากรบุคคล

ก่อนวันแรกของการทำงาน พนักงานใหม่จะตรวจสอบและลงนามในแบบฟอร์มทั้งหมดทางออนไลน์ผ่านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับเอกสารการจ้างงาน วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลา จัดเก็บทุกอย่างเป็นระเบียบ และทำให้กระบวนการจ้างงานราบรื่นไร้ความเครียด

• บริการทางกฎหมาย

สองบริษัทดำเนินการสรุปข้อตกลงความร่วมมือผ่านแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ทั้งสองฝ่ายลงนามออนไลน์ และสัญญาที่เสร็จสมบูรณ์ถูกส่งให้ทีมงานทันที

• การขายและข้อตกลงทางธุรกิจ

ลูกค้ากำลังพักผ่อนเมื่อได้รับสัญญาในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ต้องมีการลงนาม ด้วยเพียงโทรศัพท์ในมือ พวกเขาตรวจสอบเอกสารและลงนามออนไลน์ ทีมขายได้รับการแจ้งเตือนยืนยันการทำข้อตกลงทันที

• ค้าปลีก

ผู้ค้าปลีกได้รับข้อตกลงราคาฉบับใหม่จากซัพพลายเออร์ พวกเขาตรวจสอบรายละเอียดอย่างรวดเร็ว ลงนามออนไลน์ และเอกสารถูกส่งไปยังฝ่ายบัญชีโดยอัตโนมัติ เพื่อให้การชำระเงินดำเนินต่อได้ในวันเดียวกัน

• ประกันภัย

ลูกค้ากรอกใบสมัครประกัน ลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ และได้รับกรมธรรม์ที่อนุมัติแล้วทางออนไลน์อย่างรวดเร็ว

• ภาครัฐ

ผู้สมัครและผู้ขายกรอกแบบฟอร์มทางการ และหากได้รับอนุญาต ก็สามารถลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยไม่ต้องเดินทางไปที่หน่วยงาน ทำให้กระบวนการดำเนินการเริ่มต้นได้ทันที

นอกจากนี้ คลังฟอร์มของเรายังมีฟอร์มราชการยอดนิยม เช่น W-9 และ 941 ที่ถูกโหลดไว้ในเครื่องมือแก้ไข PDF เรียบร้อยแล้ว เพื่อให้คุณกรอกและลงนามได้รวดเร็วขึ้น

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อยู่กับเราต่อไปแน่นอน

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นรากฐานสำคัญของกระบวนการทางธุรกิจดิจิทัลและการบริการภาครัฐสมัยใหม่ในปัจจุบัน ดังที่ World Bank อธิบายไว้ว่า

• "กรอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นเครื่องมือในการยืนยันธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆ ในแบบที่ส่งเสริมการก่อตัวของเศรษฐกิจดิจิทัลที่น่าเชื่อถือ"

แพลตฟอร์มเทคโนโลยีรายใหญ่ในปัจจุบันได้นำเสนอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นคุณสมบัติที่ผสานเข้ามาในระบบ ในปี 2023 Google ได้เปิดตัวการรองรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในตัวสำหรับ Google Workspace (TechCrunch) ซึ่งสะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลงในวงกว้างที่การลงนามดิจิทัลกลายเป็นมาตรฐานในซอฟต์แวร์ธุรกิจกระแสหลัก Dropbox ก็ได้ผสานเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เข้าไว้ในแพลตฟอร์มเอกสารโดยตรงเช่นกัน

วิธีลงนาม PDF ทางอิเล็กทรอนิกส์

คุณสามารถสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างง่ายดายด้วยเครื่องมือออนไลน์ของเรา ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

1. 1
   เปิดเครื่องมือ ลงนาม PDF อัปโหลดเอกสารของคุณ และรอให้เปิดขึ้นมา
2. 2

   เลือกหนึ่งในสามวิธีการสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

   - วาด: สร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์โดยวาดด้วยเมาส์ ปากกาสไตลัส หรือนิ้วของคุณ
   - รูปภาพ: หากคุณมีลายเซ็นเขียนด้วยมืออยู่แล้ว ให้อัปโหลดเป็นไฟล์รูปภาพ
   - พิมพ์: พิมพ์ชื่อ ชื่อย่อ หรือคำว่า “ฉันยอมรับ” เครื่องมือของเราให้คุณเลือกแบบอักษรและสีได้

3. 3
   คลิก เสร็จสิ้น จากนั้นวางลายเซ็นของคุณในช่องที่ถูกต้อง
4. 4
   คลิก เสร็จสิ้น และเลือกรูปแบบการดาวน์โหลดที่คุณต้องการ เมื่อคุณต้องลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารธุรกิจหรือเอกสารส่วนตัว เราพร้อมช่วยคุณ

อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบกฎหมายหรือข้อกำหนดเกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะระบุว่าการอนุมัติแบบดิจิทัลถือว่ามีผลบังคับใช้เมื่อใดและอย่างไรในภูมิภาคหรือองค์กรของคุณ ตัวอย่างเช่น ในบางกรณี เพียงเครื่องหมายถูกก็เพียงพอ ตราบใดที่เอกสารหรือนโยบายระบุว่าถือเป็นรูปแบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ได้ เพียงเลือกเครื่องมือ เครื่องหมายถูก แล้วเพิ่มเครื่องหมายถูกในที่ที่ต้องการ ต้องการกรอกข้อความหรือวันที่ก่อนหรือไม่? คุณสามารถกรอก PDF ออนไลน์ในตัวแก้ไขเดียวกันก่อนที่จะวางลายเซ็นได้

วิธีลบลายเซ็นออกจากไฟล์ PDF?

1. 1
   อัปโหลดเอกสารที่มีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไปยังตัวแก้ไข PDFของเรา
2. 2
   เลือกลายเซ็น จากนั้นคลิก ไอคอนถังขยะ บนแถบเครื่องมือ หรือกดปุ่ม ย้อนกลับ
3. 3
   คลิก ลบ เพื่อยืนยัน
4. 4
   หากเลือกลายเซ็นไม่ได้ ให้เลือกเครื่องมือ ยางลบ จากแถบเครื่องมือ จากนั้นคลิกแล้วลากผ่านลายเซ็น คุณสามารถปรับขนาดยางลบได้ตามต้องการ

คลิก เสร็จสิ้น และเลือกรูปแบบการดาวน์โหลดที่คุณต้องการ

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณด้วย PDF Guru

เราหวังว่าคู่มือนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจวิธีใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ประโยชน์ของมัน ความแตกต่าง จากลายเซ็นดิจิทัล และเหตุใดเทคโนโลยีนี้จึงกลายเป็นส่วนสำคัญของการทำงานสมัยใหม่

หากคุณเพิ่งเริ่มต้นใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เรายินดีอย่างยิ่งที่ได้เป็นส่วนหนึ่งของประสบการณ์นั้น