En los últimos años, la adopción de e-Firmas ha aumentado significativamente, en parte debido a la pandemia y al creciente cambio hacia el trabajo remoto.
Pero todavía es un desafío firmar un documento electrónicamente, ya que las personas a menudo luchan por elegir las herramientas adecuadas. Puede que no entiendan todas las implicaciones legales de las e-Firmas o se sientan abrumadas por las diferentes opciones. ¿Necesitas dibujar tu firma, escribir tu nombre o subir un escaneo de la tuya manuscrita? Todo es muy confuso.
Así que, en este artículo, exploraremos el concepto de e-Firmas, describiremos sus beneficios y proporcionaremos instrucciones sobre cómo agregar firma a documentos PDF utilizando nuestra herramienta, PDF Guru.
Firma de documentos electrónicos: ¿Cómo funciona?
Una firma electrónica, al igual que su contraparte manuscrita, sirve para verificar la identidad de una persona y su consentimiento a los contenidos de un documento electrónico. Ofrece una forma fácil de firmar documentos en línea en segundos, eliminando la necesidad de reuniones en persona, impresión o envío.
Comúnmente utilizadas para documentos no sensibles como contratos e informes, las firmas electrónicas simplifican notablemente la gestión de documentos. Si bien pueden surgir preocupaciones sobre la confidencialidad, ten la seguridad de que también abordaremos cómo manejar estos problemas.
Tipos de e-Firmas
Hay tres tipos de firmas electrónicas, cada una definida por su nivel de seguridad.
Firma electrónica simple (SES)
- nivel básico de seguridad
- no requiere verificación digital
- mejor utilizada para documentos con bajo riesgo legal para simplificar procesos
Firma electrónica avanzada (AES)
- nivel medio de seguridad
- especialmente útil para confirmar la identidad sin necesidad de garantías legales completas
- La Autoridad de Certificación (CA) emite certificados para autenticar AES
Firma electrónica cualificada (QES)
- el nivel más alto de seguridad
- utiliza tarjetas criptográficas con un certificado digital
- generado por un dispositivo de creación de firma electrónica cualificada
- se basa en un certificado de firma electrónica cualificada
Por qué deberías abandonar las firmas en papel en favor de las electrónicas
Puede que desees firmar un archivo PDF utilizando e-Signature por varias razones.
Conveniencia. Hay muchas aplicaciones integradas, servicios en línea y software especializado que te permiten crear firmas PDF en Windows o Mac, iPhone o iPad, y casi cualquier otro dispositivo. Esta funcionalidad mejora la eficiencia operativa y disminuye los tiempos de respuesta.
Reducción de costos. Las organizaciones pueden reducir significativamente los gastos asociados con la impresión. Esto incluye una menor necesidad de artículos de papelería, como papel y tinta, y menores gastos en hardware de impresión, como impresoras y escáneres.
Organización. El software de e-Signature facilita un proceso más eficiente para almacenar, organizar y recuperar tus archivos.
Seguridad. Las firmas electrónicas avanzadas proporcionan una capa adicional de seguridad a través de procesos avanzados de encriptación y desencriptación. También ofrecen un rastro de auditoría inalterable que registra todas las modificaciones del documento, haciendo que la falsificación y los cambios no autorizados sean altamente improbables.
Adopción de la sostenibilidad. Ya hemos discutido los beneficios de ahorro de costos de pasar a un entorno sin papel, pero es crucial resaltar también el aspecto ambiental. A medida que las empresas avanzan hacia prácticas más ecológicas, adoptar una solución de e-Signature puede contribuir significativamente a tu camino hacia la creación de una oficina ecológica y consciente del medio ambiente.
Si deseas experimentar todos estos beneficios, prueba nuestra herramienta PDF ahora. Puedes usarla para crear una firma electrónica en cuestión de segundos.
Diferencia entre firmas electrónicas y digitales
Una firma electrónica representa consentimiento o aprobación, abarcando diversas formas como fechas, nombres, imágenes de firmas, etc. Sin embargo, carecen de prueba inherente de identidad.
Las firmas digitales utilizan tecnología PKI (Infraestructura de Clave Pública) y cifrado avanzado para autenticar las identidades de los firmantes. Esto asegura que la integridad y autenticidad de los documentos firmados se preserven.
¿Son legalmente vinculantes las firmas electrónicas?
Las firmas electrónicas se consideran legalmente vinculantes bajo la Ley ESIGN y la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas en los Estados Unidos, y en la UE — bajo el reglamento sobre identificación electrónica y servicios de confianza (eIDAS). Estas regulaciones establecen criterios para el consentimiento y la autenticación, asegurando que cuando firme electrónicamente archivos PDF, su firma tenga el mismo peso legal que las escritas a mano.
¿Cómo se utilizan las firmas electrónicas en las industrias?
Imprimir documentos cada vez que recibes una solicitud de firma es un proceso que consume tiempo y es costoso. Por el contrario, una e-Signature te permite gestionar todo tu flujo de trabajo digitalmente y ofrece mayor seguridad que las firmas físicas. Por eso, la mayoría de las industrias ya se han alejado de las firmas manuscritas. Aquí hay solo algunos ejemplos de documentos digitales que suelen firmarse electrónicamente:
Bienes raíces: contratos de alquiler y de depósito de seguridad, contratos de venta privados, etc.
Recursos humanos: contratos de empleo, acuerdos de protección de datos, reconocimiento de políticas, etc.
Ventas: propuestas, formularios de pedido, joint ventures, etc.
Comercio minorista: órdenes de compra, facturas, acuerdos con proveedores, etc.
Aseguradoras: documentación de pólizas, formularios de cuenta, mandatos SEPA, etc.
4 maneras de firmar documentos electrónicos
Con el servicio de e-Signature de PDF Guru, tienes múltiples formas de crear tu firma electrónica, ya sea dibujada, escrita, subida como una imagen o una simple casilla de verificación.
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- Dibuja tu firma: Este método replica la experiencia tradicional de firmar con pluma y papel; puedes crear la firma con tu dedo, lápiz óptico o un ratón de computadora.
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- Escribe tu firma: Este método te permite insertar tu nombre/iniciales/fecha con solo unas pocas pulsaciones de tecla, ya sea tu nombre o solo un cuadro de texto que diga "Estoy de acuerdo". Con PDF Guru, incluso puedes elegir la fuente y el color.
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- Sube una imagen de tu firma en tinta húmeda: Todo lo que necesitas hacer es insertar la imagen y colocarla en el campo de firma correspondiente.
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- Marca la casilla. Este método a veces puede usarse como una alternativa para un rápido reconocimiento o consentimiento. Sin embargo, solo es apropiado si el proceso de firma establecido para el documento indica explícitamente que tu marca de verificación debe considerarse equivalente a una firma.
¿Cómo firmar archivos PDF con el servicio de e-Firma de PDF Guru?
¿Te preguntas cómo firmar PDF en línea? Nunca ha sido tan fácil.
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- Inicia sesión en tu cuenta de PDF Guru y elige la herramienta Firmar PDF.
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- Sube o arrastra y suelta tu archivo en el área designada.
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- Espera a que tu documento se cargue en nuestro editor.
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A partir de aquí, necesitas elegir si deseas Dibujar Firma, Escribir, o subir tu firma como una Imagen. Selecciona la pestaña apropiada en la ventana emergente.
- Dibujar Firma
- Personaliza tu firma y comienza a dibujar.
- Escribir
- Elige una fuente personalizada y escribe el texto preferido en la sección Escribe Aquí.
- Imagen
- Haz clic en Seleccionar Archivo de Imagen y haz tu elección.
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A continuación, haz clic en Crear y Usar y coloca tu firma donde la necesites.
A veces, el documento puede estar formateado como un formulario electrónico con casillas de verificación que están listas para que las llenes. Dependiendo de las condiciones, simplemente hacer clic en la casilla creará una marca de verificación, y eso puede ser todo lo que necesites para firmar el documento. Esto es especialmente cierto para consentimientos o acuerdos rápidos.
En otros casos, cuando hacer clic en la casilla de verificación no hace nada, puedes encontrar la herramienta Marcar en el menú de nuestro editor y colocar la marca donde necesita estar.
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- Finalmente, cuando hayas terminado de editar y firmar tu archivo, ve a Listo y elige el formato preferido para descargar.
Si necesitas más herramientas para trabajar eficientemente con tus documentos, PDF Guru tiene muchas para ofrecer. Edita, combina, comprime y convierte tus archivos en cuestión de segundos.
¿Cómo eliminar una firma de un PDF?
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- Inicia sesión en tu cuenta de PDF Guru y encuentra la herramienta Firmar PDF.
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- Sube o arrastra y suelta tu documento en el área designada.
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- Elige Editar Objeto en la barra de herramientas y selecciona Todos.
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- Haz clic en tu firma y Eliminar.
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- Ve a Hecho y elige el formato preferido para descargar.
En última instancia, las firmas electrónicas transforman el manejo de documentos al combinar eficiencia de costos, seguridad y respeto al medio ambiente con la conveniencia de la tecnología digital. Su amplia aplicabilidad en diversas industrias subraya su papel en la modernización de las operaciones comerciales.
Aquí, en PDF Guru, siempre estamos preparados para actuar, ya sea mejorando una función o creando una nueva.