Hogyan adjunk kézi aláírást PDF-hez: útmutató

Az elektronikus aláírások ma már mindennaposak, de bizonyos dokumentumok még mindig kézzel írott aláírást igényelnek a jogi követelmények teljesítéséhez. Hogyan vihető át tehát a toll-papír hitelessége egy digitális fájlba? Ez az útmutató végigvezet a legpraktikusabb módszereken, amelyekkel kézi aláírást adhatsz egy PDF-hez. Mielőtt belevágnánk a lépésekbe, tisztázzunk néhány alapvető dolgot.

Mi az a kézi aláírás egy PDF-en?

A kézi aláírás olyan aláírás, amelyet papírra, kézzel írsz. Ezután beszkenneled vagy lefotózod, majd beillesztetted egy PDF dokumentumba. Ez lényegében a hagyományos kézzel történő aláírási mód, ahol a kézzel írott aláírásod digitális képként rögzítve és elmentve kerül a fájlba. Ezzel szemben az elektronikus aláírás teljes egészében online készül és kerül alkalmazásra. Amit érdemes szem előtt tartani:

A kézi aláírás egy PDF-ben egyszerűen a kézírás egy képe. Nem tartalmaz titkosítást, ellentétben a digitális aláírással.
Képként (fényképként vagy szkennelt formában) jelenik meg, nem pedig beágyazott biztonságos adatként.
Sok szervezet elfogadja a PDF-en található kézi aláírásokat digitális formában, de egyesek továbbra is megkövetelhetik az eredeti, tintával aláírt papír példányokat.

Mikor van szükség kézzel, tintával írt aláírásra?

A hagyományos kézi aláírás bizonyos esetekben továbbra is elengedhetetlen, ahol a jogi szabályok, biztonsági megfontolások vagy régóta bevett gyakorlatok ezt szükségessé teszik. A leggyakoribb esetek közé tartoznak:

Közjegyző által hitelesített dokumentumok: eskü alatt tett nyilatkozatok, meghatalmazások, hitelesített útlevélmásolatok, ingatlan-adásvételi szerződések, hivatalos nyilatkozatok stb.
Pénzügyi megállapodások: hitelszerződések, kötelezvények, befektetési vagy szerződéses megállapodások, biztosítéki okiratok, banki átutalási engedélyek stb.
Kormányzati űrlapok: útlevélkérelmek, bevándorlási iratok, biztonsági ellenőrzési kérelmek, építési engedély iránti kérelmek stb.
Ingatlan és jelzálog: jelzálogszerződések, adásvételi szerződések, tulajdonjogi okiratok, bérleti szerződések stb.
Végrendeletek és vagyonkezelői dokumentumok: egyszerű végrendeletek, élő vagyonkezelői okiratok, kiegészítő végrendeletek, öröklési vagyonkezelői végrendeletek, hagyatékra vonatkozó meghatalmazások stb.
Családjogi dokumentumok: házassági szerződések, házasság alatti vagyoni megállapodások, örökbefogadási beleegyező nyilatkozatok, szülőségi nyilatkozatok, nyilvánosságra hozatali kérelmek stb.
Orvosi beleegyező nyilatkozatok: műtéti beleegyező nyilatkozatok, gyermekek orvosi beleegyező nyilatkozatai, sürgősségi orvosi meghatalmazások, egészségügyi meghatalmazások stb.
Kormányzati és bírósági iratok: bírósági beadványok (keresetek, indítványok), hivatalos kormányzati szerződések, bírósági végzések, bizonyítékként használt archív vagy vitatott dokumentumok stb.
Bizonyos Egységes Kereskedelmi Törvénykönyv (UCC) szerinti szerződések: biztosítéki megállapodások (UCC-1), finanszírozási nyilatkozat módosítások (UCC-3), adásvételi számlák, kereskedelmi bérleti szerződések, kötelezvények (biztosított ügyletekhez kapcsolódóan).

Mivel a követelmények változhatnak, mindig egyeztesd az aláírási és beküldési folyamatot azzal a szervezettel, amellyel kapcsolatban állsz.

Hogyan adhatsz kézi aláírást PDF fájlokhoz

Ha kézi aláírást kell alkalmaznod egy PDF fájlon, több módon is megteheted: 1. lehetőség: PDF-szerkesztő használata. Először írd fel az aláírásod egy papírra, készíts róla éles fotót, és mentsd el a képet. Ezután nyiss meg egy PDF-szerkesztőt, mint például a PDF Guru, és helyezd el a képet a megfelelő helyre. Ezt a folyamatot részletesebben a következő szakaszban ismertetjük. 2. lehetőség: Nyomtatás, aláírás és szkennelés. Kinyomtathatod a kitöltött PDF-et, kézzel aláírhatod, majd visszaszkennelheted az aláírt példányt a számítógépedre. Bizonyos esetekben engedélyezett lehet a nyomtatás előtti digitális kitöltés, más esetekben azonban az űrlapot teljes egészében kézzel kell kitölteni. Mindig egyeztesd előre a követelményeket.

Kézi aláírás hozzáadása a PDF Guruval

Mi lenne, ha kihagynád a nyomtatás és szkennelés vesződségét? Próbálj meg kézi aláírást létrehozni PDF fájlokhoz a PDF Guru segítségével. Így teheted meg:

1
Menj a PDF aláírása eszközre, és töltsd fel a fájlt.
2
A szerkesztő menüjében válaszd az Sign lehetőséget, kattints a Image fülre, majd a Select Image gombra.
3
Válaszd ki az aláírásod elmentett fotóját, és kattints a Done gombra.
4
Húzd a képet az aláírás mezőbe, és állítsd be a méretét.
5
Kattints a Done gombra az aláírt dokumentum letöltéséhez.

Ha érdekel, van egy teljes útmutatónk is arról, hogyan írhatsz alá egy PDF-et elektronikusan különböző platformokon és eszközökön.

Kézi aláírás nyomtatása, aláírása és szkennelése

Íme egy régimódi módszer, amellyel tintával adhatsz kézi aláírást a fájlodhoz:

1
Készítsd elő a dokumentumot. Ha megengedett, töltsd ki digitálisan a nyomtatás előtt. Ha nem, nyomtass ki egy üres verziót, hogy kézzel töltsd ki.
2
Írd alá a dokumentumot tollal.
3
Szkenneld be az aláírt papírt szkennerrel vagy egy telefonos alkalmazással.
4
Mentsd el a szkennelt anyagot új PDF-ként, egyértelmű fájlnévvel.

Amint elkészültél, egyszerre lesz egy digitális példányod küldésre készen, és egy fizikai példányod hivatalos használatra.

Milyen típusú PDF-aláírások vannak?

Az ebben az útmutatóban tárgyalt hagyományos, tintával írt kézi aláírásokon kívül a PDF-eket két másik módon is alá lehet írni: elektronikusan és digitálisan. Mindegyik kicsit másképp működik, ezért nézzük őket sorra.

Elektronikus aláírások (e-aláírások)

Az elektronikus aláírás olyan aláírás, amelyet elektronikus úton hozol létre, nem pedig tollal és papírral. Ide tartozik a neved begépelése, az aláírás megrajzolása egy olyan eszközzel, mint a Pencil vagy a Markup, illetve képfájl formájában történő beillesztése a dokumentumba.

Az ESIGN, UETA és eIDAS törvények szerint — ezek a fő jogszabályok az USA-ban és az EU-ban, amelyek az e-aláírásokat szabályozzák — az ilyen aláírások jogilag kötelező érvényűek a szokásos megállapodások esetén, amennyiben minden érintett fél beleegyezik a használatukba.

A részletekért olvasd el részletes cikkünket az elektronikus aláírásokról, amely elmagyarázza, hogyan működnek, és mikor érdemes használni őket.

Digitális aláírások

A digitális aláírás az elektronikus aláírás egyik típusa, de sokkal erősebb biztonsággal. Egy megbízható hatóság által kiállított digitális tanúsítványra támaszkodik, amely megerősíti az aláíró személyazonosságát, és garantálja, hogy a tartalom nem módosult. Emiatt a digitális aláírásokat gyakran megkövetelik olyan érzékeny területeken, mint a banki szolgáltatások, az egészségügy és a közigazgatás.

Gyakori problémák kézi aláírás PDF-hez való hozzáadásakor

Kézi aláírás hozzáadása egyszerűnek tűnhet, de digitális munkafolyamatokban több problémához is vezethet. A leggyakoribb gondok közé tartoznak:

Csalás kockázata. A kézzel írott aláírásokat könnyen lehet hamisítani.
Kényelmetlenség. Mi van, ha a két fél nem ugyanazon a helyen tartózkodik, és a dokumentumot ki kell nyomtatni, aláírni, postázni vagy beszkennelni? A folyamat órákat, ha nem napokat vehet igénybe.
Megbízhatatlanság. Bármi történhet egy papír példánnyal. Elveszhet, ellophatják, elszakadhat stb., és így nem marad érvényes változat.
Magas költségek. A kézi aláírások többletköltségekkel járnak: papír, tinta, nyomtatók, szkennerek, postázás és tárolás.
Környezeti hatás. A papírhasználat pazarló, a tintapatronok pedig olyan vegyszereket és műanyagot tartalmaznak, amelyek gyakran hulladéklerakókba kerülnek.

Vedd kézbe a PDF-munkafolyamatod a PDF Guruval

Az aláírás nem az egyetlen lépés a dokumentumok kezelésében. A PDF Guruval szerkesztheted, egyesítheted, tömörítheted és kezelheted a PDF-jeidet egy helyen. Végső módosításokat szeretnél végrehajtani az aláírás előtt vagy után? Egyszerűen nyisd meg a PDF-szerkesztőt, és igazítsd a fájlt gond nélkül.

Hogyan adjunk kézi aláírást egy PDF-hez?