서론
지리적으로 인접하고 문화적으로도 유사한 한국과 일본이지만, 직장 내 디지털 전환에 대한 접근 방식은 매우 다릅니다. 한국은 전자 결재 시스템, 클라우드 기반 협업 도구, 모바일 문서 관리 플랫폼 등을 적극적으로 도입하며 빠르게 업무를 디지털화하고 있는 반면, 일본은 여전히 종이 문서, 도장, 수작업 승인 절차에 크게 의존하고 있어 전환 속도가 더딘 실정입니다. 이로 인해 양국의 사무직 근로자들은 전혀 다른 방식의 업무 환경과 디지털화 수준을 경험하고 있습니다. 이러한 차이를 보다 명확히 파악하기 위해, PDF Guru는 총 1,506명(한국 506명, 일본 1,000명)을 대상으로 사무 문서의 저장, 작성, 공유 방식과 디지털 전환에 대한 인식을 조사했습니다. 본 글에서는 설문 결과를 토대로 양국의 상반된 사무 환경과 디지털 전환 과정에서의 과제 및 기회를 살펴봅니다.
조사 방법
PDF Guru는 한국의 Tillion Pro, 일본의 Freeasy24와 협력해 온라인 설문조사를 실시했습니다. 총 1,506명(한국 506명, 일본 1,000명)의 응답자를 대상으로 문서 저장 방식, 작성 도구, 공유 수단, 디지털화 수준에 대한 6개 핵심 문항을 조사했으며, 한국에서의 조사는 2025년 5월 22일부터 23일까지 진행되었습니다. 이 결과는 일본에서 동일 주제로 진행된 선행 조사와 비교 분석되었습니다.
주요 결과 요약
문서 저장 방식
종이+디지털 병행: 한국 45%, 일본 48%
디지털만 사용: 한국 15%, 일본 9%
종이만 사용: 일본 17%, 한국 10%
승인 과정에서 종이 출력 사용
결재용 출력: 한국 43%, 일본 40% (유사)
법적/공공 서류 출력: 일본 33%, 한국 27%
기술에 대한 인식
“중요하다”: 한국 44%, 일본 38%
“매우 필수적이다”: 한국 32%, 일본 24%
“가끔 유용하다” 또는 “중요하지 않다”: 일본 38%, 한국 24%
문서 작성 도구
Microsoft Word: 일본 62%, 한국 37%
한글 등 국산 워드프로세서: 한국 23%
Google Docs: 한국 15%, 일본 8%
기타 클라우드 도구: 한국 14%, 일본 9%
문서 공유 방식
외장 저장 장치(HDD/USB): 한국 36%, 일본 19%
클라우드 저장소: 일본 24%, 한국 15%
출력물 공유: 일본 23%, 한국 15%
내부 서버: 한국 33%, 일본 35%
디지털화 만족도
다소 만족: 한국 42%, 일본 34%
매우 만족: 한국 20%, 일본 10%
불만족: 일본 19%, 한국 6%
주요 결론
문서 저장, 생성, 공유 방식과 디지털화에 대한 만족도 전반에서 한국 직장인들은 국내 소프트웨어, 클라우드 플랫폼, 순수 디지털 워크플로 등 디지털 도구를 보다 적극적으로 수용하고 있는 반면, 일본 직장인들은 도장 결재, 문서 출력, 전통적인 파일 서버 등 종이 기반의 관행을 여전히 고수하고 있어 전반적인 디지털 전환 속도가 느리게 나타나고 있습니다.
조사 결과
Q1. 사내 문서를 어떻게 보관하십 니까?
종이와 디지털 저장 방식을 병행한다는 응답은 한국(45%)과 일본(48%) 모두 비슷한 수준으로 나타났습니다. 하지만 ‘디지털만’ 사용하는 비율은 한국이 15%로, 일본(9%)보다 확연히 높았으며, 반대로 ‘종이만’ 사용하는 비율은 일본이 16.6%로, 한국(9.9%)보다 더 높았습니다. 또한 “상황에 따라 다르다”는 응답도 한국이 30%로, 일본(26%)보다 높게 나타나, 한국 직장인들이 보다 유연하게 저장 방식을 선택하고 있음을 보여줍니다. 전반적으로 한국은 순수 디지털 방식이나 혼합 저장 방식 모두에서 디지털 활용 비율이 높은 반면, 일본은 종이 중심의 업무 방식에 더 강하게 고착되어 있는 모습을 보였습니다.
Q2. 어떤 상황에서 종이 문서를 사용하십니까?
‘결재를 위해 문서를 출력한다’는 응답 비율은 한국(42.6%)과 일본(40.6%) 모두 유사했으며, 이 차이는 통계적으로 유의미하지 않았습니다. 긴 문서나 복잡한 문서를 출력하는 경우도 한국 27%, 일본 25%로 큰 차이가 없었습니다. 그러나 법적 문서나 공공 제출용 문서를 출력한다는 응답은 일본이 33%로 한국(27%)보다 5%이상 높았는데, 이는 일본의 뿌리 깊은 ‘한코(도장)’ 문화와 밀접한 관련이 있는 것으로 보입니다. 전자서명이 점차 확산되고 있음에도 불구하고 이러한 전통적 관행이 일본의 디지털 전환 속도를 늦추는 주요 요인으로 작용하고 있는 것으로 보여집니다.
Q3. 업무를 관리하는데 있어 기술이 어느정도로 중요하다고 생각하십니까?
기술의 중요성에 대한 인식은 한국이 일본보다 전반적으로 높았습니다. ‘중요하다’고 답한 응답자는 한국이 44%, 일본이 38%였고, ‘매우 필수적이다’는 응답 역시 한국이 32%, 일본이 24%로 나타났습니다. 반대로 ‘가끔 유용하다’는 응답은 일본이 30%, 한국은 20%, ‘중요하지 않다’는 응답도 일본 8%, 한국 4%로 일본이 더 높았습니다. 이러한 수치는 업무에서 기술을 바라보는 양국의 태도 차이를 보여주며, 한국은 기술 의존도가 높은 반면 일본은 그 필요성을 다소 낮게 평가하는 경향이 있음을 나타냅 니다. 이는 종이 기반의 업무 방식을 고수하는 일본의 업무 문화와도 연결되며, 디지털 전환의 속도 차이에 영향을 미치고 있습니다.
Q4. 사내 문서를 작성할 때 주로 사용하는 소프트웨어 / 플랫폼은 무엇입니까?
문서 작성 도구에 대한 선호도 역시 양국 간 뚜렷한 차이를 보였습니다. 일본에서는 62%가 Microsoft Word를 사용한다고 답한 반면, 한국은 37%에 그쳤습니다. 한국의 경우 23%가 한컴의 ‘한글’ 등 국산 워드프로세서를 사용한다고 답했으며, 일본에도 이치타로 등의 자체 워드프로세서가 존재하지만 주요 도구로 선택된 경우가 없어, Microsoft Word에 대한 높은 의존도를 보여줬습니다.
또한 클라우드 기반 플랫폼의 활용도에서도 차이가 있었는데, Google 문서 사용 비율은 한국이 15%, 일본이 8%였고, 기타 클라우드 기반 도구도 한국이 14%, 일본이 9%로 한국이 더 높았습니다. 반면, 전통적인 펜과 종이를 이용한 문서 작성은 일본이 18%로, 한국(9%)보다 두 배 이상 높았습니다.
이 같은 결과는 한국이 업무에 디지 털 도구를 보다 활발히 수용하고 있음을 시사합니다.
Q5. 문서를 어떻게 저장하고 공유하십니까?
문서 저장 및 공유 방식에서도 양국 간 명확한 차이가 나타났습니다. 한국 응답자의 36%는 외장 저장 장치(HDD/USB 등)를 사용한다고 답해, 일본(19%)보다 월등히 높은 비율을 보였습니다. 반면 클라우드 저장소 이용률은 일본이 24%로 한국(15%)보다 높았으며, 문서를 출력하여 공유한다는 응답도 일본이 23%, 한국이 15%로 더 높게 나타났습니다.
내부 서버 활용은 한국 33%, 일본 35%로 비슷한 수준이었으며, ‘기타’ 방식은 두 나라 모두 낮은 수치를 보였습니다.
이러한 결과는 한국이 휴대 가능한 물리적 저장 장치에 대한 의존도가 높고, 일본은 출력물과 클라우드 기반 방식의 병행 활용이 활발함을 시사합니다. 이는 앞서 언급한 디지털 도구 활용의 차이와도 일맥상통합니다.
Q6. 귀하의 회사가 디지털화 된 정도에 대해 어느정도로 만 족하십니까?
회사 내 디지털 전환에 대한 만족도는 한국이 일본보다 확연히 높았습니다. ‘다소 만족한다’는 응답은 한국이 42%, 일본이 34%였고, ‘매우 만족한다’는 응답도 한국 20%, 일본 10%로 두 배 차이를 보였습니다. 반대로 ‘불만족한다’는 응답은 일본이 19%, 한국은 6%로 큰 차이를 보였습니다. .
이러한 결과는 한국 기업들이 일본 기업들과는 다르게 종이 기반 결재 시스템, 구식 온프레미스(on-premises) 서버에서 벗어나 비교적 빠르게 클라우드 및 전자 결재 시스템 을 도입하고 있음을 보여줍니다. 물론 한국 사무실에도 디지털 전환 과정에서 개선할 부분이 남아 있지만, 현재 수준은 일본보다 한발 앞서 나아가고 있다는 사실을 시사합니다.
결론
한국 직장인들은 디지털 업무 방식에 대해 더 개방적이고 적극적인 태도를 보이고 있으며, 문서를 온라인으로 저장 및 공유 하고 클라우드 기반 편집기와 국산 소프트웨어를 일상적으로 활용하고 있습니다. 또한 기술을 업무 수행에 있어 필수적인 요소로 인식하는 경향이 뚜렷합니다. 반면 일본 직장인들은 여전히 종이 문서, 출력물 공유, 온프레미스 서버, 도장 결재 방식 등에 강하게 의존하고 있으며, 디지털 도구에 대한 만족도도 전반적으로 낮은 편입니다.
디지털 전환의 격차를 해소하기 위해 기업은 다음과 같은 접근이 필요합니다. 실습 중심의 전자결재 교육을 제공하고, 신뢰할 수 있는 로컬 소프트웨어 업체와 협력하며, 직관적이고 안전한 클라우드 플랫폼을 도입하는 것이 좋습니다. 더불어 팀 단위의 페이퍼리스 목표와 인센티브를 연계함으로써 조직 내 저항을 줄이고 디지털 전환을 보다 원활히 추진할 수 있습니다.
PDF Guru는 OCR 자동 분류, 전자서명, 협업 편집, 안전한 클라우드 저장 기능을 통해 기업의 디지털 전환을 효과적으로 지원합니다.더 많은 인사이트는 PDF Guru 블로그에서 확인해보세요!
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