Podpisy elektroniczne są dzisiaj powszechne, ale niektóre dokumenty wciąż wymagają podpisu odręcznego, aby spełnić standardy prawne. Jak zatem przenieść autentyczność podpisu na papierze do cyfrowego pliku?
Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez najbardziej praktyczne sposoby dodawania podpisu odręcznego do PDF-a. Zanim przejdziemy do kroków, omówmy najpierw kilka podstawowych kwestii.
Czym jest podpis odręczny w PDF-ie?
Podpis odręczny to taki, który piszesz ręcznie na papierze. Następnie skanujesz lub fotografujesz go i wstawiasz do dokumentu PDF. To jak tradycyjny sposób podpisywania ręcznego, z Twoim odręcznym podpisem uchwyconym i zapisanym jako obraz cyfrowy. Dla porównania, podpis elektroniczny jest tworzony i stosowany całkowicie online.
Rzeczy do zapamiętania:
Podpis odręczny w PDF-ie to po prostu obraz odręcznego pisma. Nie zawiera szyfrowania, w przeciwieństwie do podpisu cyfrowego.
Wygląda jak obraz (zdjęcie lub skan), a nie jako wbudowane bezpieczne dane.
Wiele organizacji akceptuje podpisy odręczne w PDF-ach w formie cyfrowej, ale niektóre mogą nadal wymagać oryginalnych papierowych kopii dokumentów, podpisanych tuszem.
Kiedy wymagana jest podpis w formie mokrej?
Tradycyjny podpis w formie mokrej jest nadal wymagany w pewnych przypadkach, gdzie przepisy prawne, obawy związane z bezpieczeństwem lub długo utrzymujące się praktyki czynią to koniecznym. Niektóre z najczęstszych przypadków to:
Dokumenty notarialne: oświadczenia, pełnomocnictwa, uwierzytelnione kopie paszportów, akty własności nieruchomości, oświadczenia ustawowe itp.
Umowy finansowe: umowy pożyczkowe, weksle, umowy inwestycyjne lub kontraktowe, akty zabezpieczenia, autoryzacje przelewów bankowych itp.
Formularze rządowe: wnioski o paszport, akta imigracyjne, wnioski o wydanie zgody na dostęp do informacji, wnioski o pozwolenia na budowę itp.
Nieruchomości i hipoteki: akty hipoteki, umowy kupna, akty gwarancyjne, umowy najmu itp.
Testamenty i fundacje: podstawowe testamenty, dokumenty fundacji żyjącej, testamenty pour-over, testamenty fundacji testamentowej, pełnomocnictwa do zarządzania majątkiem itp.
Dokumenty prawa rodzinnego: umowy przedślubne, umowy poślubne, formularze zgody na adopcję, oświadczenia dotyczące rodzicielstwa, wnioski o zarządzenia dotyczące otwartości itp.
Formularze zgody medycznej: formularze zgody na zabieg chirurgiczny, formularze zgody medycznej dla dzieci, formularze autoryzacji medycznej w nagłych wypadkach, pełnomocnictwa medyczne itp.
Dokumenty rządowe i sądowe: dokumenty sądowe (pisma, wnioski), oficjalne umowy rządowe, postanowienia sądowe, dokumenty archiwalne lub sporne używane jako dowody itp.
Niektóre umowy Kodeksu handlowego (UCC): umowy zabezpieczenia (UCC-1), zmiany w oświadczeniach finansowych (UCC-3), umowy sprzedaży, umowy najmu komercyjnego, weksle (związane z transakcjami zabezpieczonymi).
Ponieważ wymagania mogą się różnić, zawsze upewnij się, że potwierdzasz proces podpisywania i składania dokumentów w organizacji, z którą masz do czynienia.
Jak dodać podpis w formie mokrej do plików PDF
Jeśli musisz użyć podpisu w formie mokrej w pliku PDF, są na to sposoby: Opcja 1: Użyj edytora PDF. Najpierw napisz swój podpis na papierze, zrób wyraźne zdjęcie i zapisz obraz. Następnie otwórz edytor PDF, taki jak PDF Guru, i umieść obraz w odpowiednim miejscu. Wyjaśnimy ten proces bardziej szczegółowo w następnej sekcji. Opcja 2: Wydrukuj, podpisz i zeskanuj. Możesz wydrukować wypełniony PDF, podpisać go ręcznie i zeskanować podpisaną kopię z powrotem na komputer. W niektórych przypadkach możesz być uprawniony do wypełnienia formularza cyfrowo przed wydrukowaniem, ale w innych musi być on wypełniony całkowicie ręcznie. Zawsze najpierw potwierdź wymagania.
Jak dodać podpis odręczny za pomocą PDF Guru?
A może chcesz pominąć kłopot z drukowaniem i skanowaniem? Spróbuj stworzyć podpis odręczny dla plików PDF z PDF Guru. Oto jak to zrobić:
- 1
- Przejdź do narzędzia Podpisz PDF i załaduj swój plik.
- 2
- W menu edytora wybierz Podpis, kliknij zakładkę Obraz, a następnie Wybierz obraz.
- 3
- Wybierz zapisane zdjęcie swojego podpisu i kliknij Gotowe.
- 4
- Przeciągnij obraz do pola podpisu i dostosuj rozmiar.
- 5
- Kliknij Gotowe, aby pobrać podpisany dokument.
Jeśli jesteś zainteresowany, mamy również pełny przewodnik na temat jak podpisać PDF elektronicznie na różnych platformach i urządzeniach.
Drukuj, podpisz i zeskanuj podpis odręczny
Oto tradycyjny sposób dodawania podpisu odręcznego do swojego pliku przy użyciu tuszu:
- 1
- Przygotuj dokument. Jeśli to możliwe, wypełnij go cyfrowo przed wydrukowaniem. Jeśli nie, wydrukuj pustą wersję do wypełnienia ręcznie.
- 2
- Podpisz dokument długopisem.
- 3
- Zeskanuj podpisany dokument za pomocą skanera lub aplikacji na telefonie.
- 4
- Zapisz zeskanowany dokument jako nowy plik PDF z czytelną nazwą pliku.
Po zakończeniu będziesz miał zarówno cyfrową kopię gotową do wysłania, jak i fizyczną kopię do użytku oficjalnego.
Jakie są rodzaje podpisów PDF?
Oprócz standardowych podpisów odręcznych omówionych w tym przewodniku, PDF-y można również podpisywać na dwa inne sposoby: elektronicznie i cyfrowo. Każdy z tych sposobów działa nieco inaczej, więc przyjrzyjmy się im bliżej.
Podpisy elektroniczne (e-podpisy)
Podpis elektroniczny to każdy podpis, który tworzysz elektronicznie, a nie za pomocą długopisu i papieru. Obejmuje to wpisywanie swojego imienia, rysowanie podpisu za pomocą narzędzia takiego jak Pencil lub Markup, lub wstawianie go jako pliku graficznego do dokumentu.
Zgodnie z aktami ESIGN, UETA oraz eIDAS — głównymi przepisami w USA i UE regulującymi e-podpisy — są one prawnie wiążące dla standardowych umów, pod warunkiem, że wszyscy zaangażowani zgadzają się na ich użycie.
Aby uzyskać więcej informacji, możesz zapoznać się z naszym szczegółowym artykułem na temat podpisów elektronicznych, który wyjaśnia, jak działają i kiedy ich używać.
Podpisy cyfrowe
Podpis cyfrowy to rodzaj podpisu elektronicznego, ale z znacznie silniejszym zabezpieczeniem. Opiera się na certyfikacie cyfrowym wydanym przez zaufaną instytucję, aby potwierdzić tożsamość osoby podpisującej i zapewnić, że treść nie została zmieniona. Z tego powodu podpisy cyfrowe są często wymagane w dziedzinach wrażliwych na dane, takich jak bankowość, opieka zdrowotna i administracja rządowa.
Częste problemy przy dodawaniu odręcznego podpisu do PDF-a
Dodanie odręcznego podpisu może wydawać się łatwe, ale może prowadzić do kilku problemów w cyfrowych przepływach pracy. Najczęstsze problemy to:
Ryzyko oszustwa. Odręczne podpisy można łatwo sfałszować.
Niedogodność. Co jeśli obie strony nie znajdują się w tym samym miejscu, a dokument musi być wydrukowany, podpisany, wysłany lub zeskanowany? Proces może zająć godziny, jeśli nie dni.
Niezawodność. Cokolwiek może się zdarzyć z papierową kopią. Może zostać zgubiona, skradziona, podarta itp., pozostawiając Cię bez ważnej wersji.
Wysoki koszt. Odręczne podpisy generują dodatkowe koszty związane z papierem, tuszem, drukarkami, skanerami, wysyłką i przechowywaniem.
Wpływ na środowisko. Użycie papieru jest marnotrawne, a wkłady z tuszem zawierają chemikalia i plastik, które często trafiają na wysypiska.
Przejmij kontrolę nad swoim przepływem pracy z PDF Guru
Podpisywanie to nie jedyny krok w zarządzaniu dokumentami. Z PDF Guru możesz edytować, łączyć, kompresować i zarządzać swoimi PDF-ami w jednym miejscu. Musisz dokonać ostatecznych poprawek przed lub po podpisaniu? Wystarczy otworzyć edytor PDF i łatwo dostosować swój plik.