Uma assinatura eletrônica é uma forma juridicamente vinculante de demonstrar consentimento com os termos de um documento digital, semelhante a assinar seu nome no papel. Você também pode ver esse termo abreviado como e-signature ou e-sign.
Neste guia, abordamos tudo o que você precisa saber sobre e-signatures: como funcionam, seus tipos, aspectos legais, casos de uso comuns e como assinar PDFs online.
Como funcionam as assinaturas eletrônicas em transações eletrônicas?
As assinaturas eletrônicas capturam sua intenção de assinar um arquivo específico ao digitar seu nome, desenhar uma marca ou clicar em “Eu concordo”. Elas também geram um audit trail, registrando detalhes como a identidade do signer, o horário em que cada assinatura foi aplicada e as etapas de autenticação envolvidas. Algumas ferramentas de assinatura eletrônica até usam métodos criptográficos para detectar alterações feitas após a assinatura. Se o seu documento contém campos de formulário, você pode preencher PDFs online antes de assinar.
Como resultado, você pode enviar, assinar e arquivar documentos eletrônicos de maneira rápida e segura, sem impressões, envios manuais ou reuniões adicionais. No entanto, se você está se perguntando como assinar contratos eletronicamente, a abordagem correta depende do nível de risco do documento, pois nem todas as e-signatures funcionam da mesma forma. Na próxima seção, detalharemos os três tipos e quando usar cada um.
Quais são os diferentes tipos de e-signature?
As assinaturas eletrônicas vêm em três tipos: SES, AES e QES. Cada tipo adiciona uma camada mais forte de segurança e garantia, começando com a prova básica de sua intenção e avançando para verificação respaldada por digital certificate e proteção contra adulteração para documentos sensíveis. Combinado com os recursos certos de assinatura eletrônica (por exemplo, verificações de identidade, carimbos de data e hora), você pode escolher o método apropriado para o nível de sensibilidade do seu documento.
Assinatura eletrônica simples (SES)
- Segurança: Básica.
- Verificação: Não usa digital certificate. A identidade do signer geralmente é verificada por meio do contexto, audit trail ou outros registros eletrônicos.
- Como funciona: Você digita seu nome, desenha sua assinatura, marca uma caixa ou envia uma imagem de sua assinatura manuscrita.
Melhor para: Documentos de baixo risco e aprovações internas para acelerar o trabalho rotineiro.
Advanced electronic signature (AES)
- Segurança: Média.
- Verificação: Confirma a identidade do signer e pode detectar quaisquer alterações no documento após a assinatura. Frequentemente usa um digital certificate para vincular a assinatura à identidade do signer.
- Como funciona: Geralmente usa chaves eletrônicas ou certificados emitidos por uma autoridade confiável, permitindo evidência de adulteração e identificação confiável do signer.
Melhor para: Contratos de vendas, acordos com clientes e registros que precisam de uma prova de identidade mais forte.
Qualified electronic signature (QES)
- Segurança: A mais alta.
- Verificação: Usa um digital certificate qualificado emitido por um provedor de serviços de confiança credenciado. A assinatura é criada usando um dispositivo qualificado de criação de assinatura (como um cartão inteligente, token USB ou serviço remoto seguro).
- Como funciona: Criada com hardware especializado ou soluções seguras em nuvem, atendendo a padrões legais rigorosos. Em muitos países (incluindo a União Europeia), tem o mesmo efeito legal que uma assinatura manuscrita.
- Melhor para: Documentos altamente importantes ou regulamentados, como registros financeiros, arquivos médicos ou papelada governamental.
Qual é a diferença entre uma assinatura eletrônica e uma digital?
Uma assinatura eletrônica é um termo amplo para qualquer processo eletrônico que demonstre o acordo do signer (incluindo digitar seu nome ou desenhar uma marca). Uma assinatura digital é um subconjunto das assinaturas eletrônicas que usa criptografia de public key e um digital certificate de Public Key Infrastructure (PKI) para verificar o signer e tornar quaisquer alterações posteriores evidentes.
Muitos fornecedores e artigos usam esses termos como sinônimos, o que causa confusão, já que uma assinatura digital é apenas um tipo de assinatura eletrônica.
Em resumo, todas as assinaturas digitais são eletrônicas, mas nem todas as assinaturas eletrônicas são digitais (baseadas em certificado).
| Categoria | Assinaturas Eletrônicas | Assinaturas Digitais |
|---|---|---|
| Tipos de e-signature | SES (Simples), AES (Avançada), QES (Qualificada). | AES (Avançada), QES (Qualificada); sempre baseadas em certificado. |
| Exemplos | Digitar seu nome; desenhar uma assinatura; clicar em “Eu concordo”; enviar uma assinatura manuscrita digitalizada; assinatura digital com certificado. | Assinar com um digital certificate verificado (eID/PKI); usar um cartão inteligente, token USB ou serviço seguro de assinatura remota; aviso visível “Assinado digitalmente por…”. |
| Segurança | Varia de básica (apenas mostra que você concordou) a forte (prova quem assinou e bloqueia o documento após a assinatura). | Sempre forte; prova quem assinou e protege contra alterações ou adulterações. |
| Legalidade | Geralmente válida se você puder provar que concordou. Para documentos importantes/regulamentados, são preferidas assinaturas especiais baseadas em certificado. | Aceitas mundialmente para negócios importantes, sensíveis ou regulamentados (como bancário ou papelada governamental). |
As assinaturas eletrônicas têm valor legal?
Sim, as assinaturas eletrônicas têm valor legal na maioria dos países. Nos EUA, são reconhecidas pelo Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) e pelo Uniform Electronic Transactions Act (UETA), enquanto na União Europeia, são regidas pelo Regulamento eIDAS. Muitos países lá emitem electronic identification (eID) que as pessoas usam para acessar serviços confiáveis ou obter digital certificate para AES/QES.
Essas leis dão às e-signatures o mesmo efeito legal que as manuscritas quando demonstram intenção, verificam a identidade e atendem aos padrões básicos de segurança. Ainda assim, certos documentos legais, incluindo testamentos, fideicomissos e algumas petições judiciais, ainda podem exigir assinaturas físicas.
Quais são os benefícios das assinaturas eletrônicas em relação às assinaturas manuscritas?
As assinaturas eletrônicas são mais rápidas, mais baratas, mais fáceis de rastrear e geralmente mais seguras de usar do que as assinaturas manuscritas. Vamos analisar os principais benefícios:
Economia de tempo: Você pode assinar e enviar documentos em minutos, em vez de esperar dias.
Workflow mais inteligente: Arquivos digitais e registros organizados que simplificam o gerenciamento de arquivos.
Mais produtividade: Automatizar o processo de assinatura libera mais tempo para focar no trabalho real, e não na papelada.
Redução de custos: Economize dinheiro em papel, tinta, impressoras e armazenamento — e reduza também as despesas de envio.
Reconhecimento legal: A maioria dos países reconhece as assinaturas eletrônicas como juridicamente vinculantes, assim como as tradicionais manuscritas.
Acesso em desktop e mobile: Você pode usar seu celular, laptop ou tablet para assinar e enviar documentos de qualquer lugar.
Impacto ambiental: Eliminar o papel ajuda a reduzir o desperdício.
Para que são usadas as assinaturas eletrônicas?
As assinaturas eletrônicas são frequentemente usadas para assinar acordos, formulários em PDF e aprovações em diversos setores. Elas substituem as assinaturas com papel e tinta por todas as razões mencionadas acima e, nos últimos anos, a adoção cresceu à medida que mais equipes passaram a trabalhar remotamente. Durante a pandemia de COVID-19, o interesse em software de assinatura eletrônica disparou 511% em abril de 2020 (IDC). Hoje, as e-signatures se tornaram um padrão para secure electronic transactions em toda a UE e uma parte essencial dos processos modernos de negócios digitais e remotos (Comissão Europeia).
Casos de uso: Como as assinaturas eletrônicas são usadas nos diversos setores?
Aqui estão exemplos práticos e reais de setores comuns que mostram como as assinaturas eletrônicas reduzem atrasos, diminuem transferências e mantêm o trabalho em andamento. Se você está escolhendo uma assinatura eletrônica para negócios, esses cenários destacam onde ela oferece o valor mais claro:
- Imobiliário
Um corretor de imóveis envia por e-mail um contrato de aluguel a um inquilino em mudança; o inquilino assina no celular durante o intervalo do almoço, e ambas as partes recebem o contrato final em minutos.
- Recursos humanos
Antes do primeiro dia, novos contratados revisam e assinam todos os seus formulários online por meio de uma assinatura eletrônica para documentos de emprego. Isso economiza tempo, mantém tudo organizado e torna o processo de contratação tranquilo.
- Serviços jurídicos
Duas empresas finalizam um acordo de parceria usando uma plataforma de assinatura eletrônica. Ambas as partes assinam online, e o contrato concluído é compartilhado instantaneamente com suas equipes.
- Vendas e negócios
Um cliente está de férias quando recebe um contrato em electronic form que requer uma assinatura. Com apenas o celular à mão, ele revisa o documento e o assina online. A equipe de vendas recebe instantaneamente uma notificação confirmando o negócio.
- Varejo
Um varejista recebe um novo acordo de preços de um fornecedor. Ele verifica rapidamente os detalhes, assina online e o documento é enviado automaticamente para a contabilidade para que o pagamento possa prosseguir no mesmo dia.
- Seguros
Um cliente preenche um pedido de seguro, assina eletronicamente e recebe rapidamente sua apólice aprovada online.
- Governo
Requerentes e fornecedores preenchem formulários oficiais e, se permitido, os assinam eletronicamente, para que não precisem visitar o escritório. O processamento pode começar imediatamente.
Além disso, nossa biblioteca de formulários inclui formulários governamentais populares como W‑9 e 941, já pré-carregados no editor de PDF, para que você possa preenchê-los e assiná-los mais rapidamente.
As e-signatures vieram para ficar
As assinaturas eletrônicas agora são uma pedra angular dos processos modernos de negócios digitais e governamentais. Como explica o Banco Mundial:
- "Os frameworks de assinatura eletrônica fornecem um meio de autenticar as várias electronic transactions de uma forma que facilita o surgimento de uma economia digital confiável."
Grandes plataformas de tecnologia agora oferecem e-signatures como um recurso integrado. Em 2023, o Google lançou suporte integrado de e-signature para o Google Workspace (TechCrunch), refletindo uma mudança mais ampla em que a assinatura digital agora é padrão no software empresarial convencional. O Dropbox também integrou ferramentas de e-signature diretamente em sua plataforma de documentos.
Como assinar eletronicamente um PDF
Você pode criar facilmente uma assinatura eletrônica com nossa ferramenta online. Siga estes passos:
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- 2Escolha um dos 3 métodos de assinatura eletrônica:
- Desenhar: Crie uma e-signature desenhando-a com o mouse, stylus ou dedo.
- Imagem: Se você já tem uma assinatura manuscrita, envie-a como um arquivo de imagem.
- Digitar: Digite seu nome, iniciais ou um simples “Eu concordo”. Nossa ferramenta permite escolher fonte e cor.
- 1Clique em Concluído e posicione sua assinatura no campo correto.
- 2Clique em Concluído e escolha seu formato de download preferido. Quando você precisar assinar eletronicamente, seja para documentos empresariais ou pessoais, nós te ajudamos.
Mesmo assim, é importante revisar quaisquer leis ou requisitos aplicáveis de assinatura eletrônica que definam como e quando as aprovações digitais são consideradas válidas em sua região ou organização. Por exemplo, em alguns casos, um simples sinal de visto é suficiente, desde que o documento ou política declare que ele se qualifica como um formato válido de assinatura eletrônica. Basta selecionar a ferramenta Check e adicionar um visto onde necessário. Precisa inserir texto ou datas primeiro? Você pode preencher PDFs online no mesmo editor antes de colocar sua assinatura.
Como remover assinaturas de arquivos PDF?
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- 2Selecione a assinatura e clique no ícone da lixeira na barra de ferramentas ou pressione Backspace.
- 3Clique em Excluir para confirmar.
- 4Se a assinatura não for selecionável, escolha a ferramenta Borracha na barra de ferramentas e clique e arraste sobre a assinatura. Você pode ajustar o tamanho da borracha conforme necessário.
Clique em Concluído e escolha seu formato de download preferido.
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Esperamos que este guia tenha ajudado você a entender como usar uma assinatura eletrônica, seus benefícios, como ela difere de uma assinatura digital e por que essa tecnologia está se tornando uma parte essencial do trabalho moderno.
Se você está apenas começando com e-signatures, ficamos felizes em fazer parte dessa experiência.
