Nos últimos anos, a adoção de e-Signatures aumentou significativamente, em parte devido à pandemia e à crescente mudança para o trabalho remoto.
Mas ainda é um desafio assinar um documento eletronicamente, pois as pessoas frequentemente têm dificuldade em escolher as ferramentas certas. Elas podem não entender todas as implicações legais das e-Signatures ou se sentir sobrecarregadas com as diferentes opções. Você precisa desenhar sua assinatura, digitar seu nome ou enviar uma digitalização da sua assinatura manuscrita? É tudo muito confuso.
Portanto, neste artigo, exploraremos o conceito de e-Signatures, destacaremos seus benefícios e forneceremos instruções sobre como adicionar assinatura a documentos PDF usando nossa ferramenta, PDF Guru.
Assinatura eletrônica de documentos: Como funciona?
Uma assinatura eletrônica, assim como sua contraparte manuscrita, serve para verificar a identidade de uma pessoa e o consentimento em relação ao conteúdo de um documento eletrônico. Ela oferece uma maneira fácil de assinar documentos online em segundos, eliminando a necessidade de reuniões presenciais, impressão ou envio pelo correio.
Comumente utilizada para documentos não sensíveis, como contratos e relatórios, as assinaturas eletrônicas simplificam notavelmente a gestão de documentos. Embora preocupações sobre confidencialidade possam surgir, fique tranquilo, também abordaremos como lidar com essas questões.
Tipos de e-Signatures
Existem três tipos de assinaturas eletrônicas, cada uma definida pelo seu nível de segurança.
Assinatura eletrônica simples (SES)
- nível básico de segurança
- não requer verificação digital
- melhor utilizada para documentos com baixo risco legal para simplificar processos
Assinatura eletrônica avançada (AES)
- nível médio de segurança
- especialmente útil para confirmar identidade sem a necessidade de garantias legais completas
- Autoridade Certificadora (CA) emite certificados para autenticar AES
Assinatura eletrônica qualificada (QES)
- o mais alto nível de segurança
- usa cartões criptográficos com um certificado digital
- gerado por um dispositivo de criação de assinatura eletrônica qualificada
- depende de um certificado de assinatura eletrônica qualificada
Por que você deve abandonar assinaturas molhadas em favor das eletrônicas
Você pode querer assinar um arquivo PDF usando e-Signature por várias razões.
Conveniência. Existem muitos aplicativos embutidos, serviços online e softwares especializados que permitem criar assinaturas em PDF no Windows ou Mac, iPhone ou iPad e quase qualquer outro dispositivo. Essa funcionalidade melhora a eficiência operacional e diminui os tempos de resposta.
Redução de custos. As organizações podem reduzir significativamente as despesas associadas à impressão. Isso inclui uma menor necessidade de itens de papelaria, como papel e tinta, e menores gastos com hardware de impressão, como impressoras e scanners.
Organização. O software de e-Signature facilita um processo mais simplificado para armazenar, organizar e recuperar seus arquivos.
Segurança. Assinaturas eletrônicas avançadas oferecem uma camada adicional de segurança por meio de processos avançados de criptografia e descriptografia. Elas também oferecem um registro de auditoria imutável que registra todas as modificações do documento, tornando a falsificação e alterações não autorizadas altamente improváveis.
Apoio à sustentabilidade. Já discutimos os benefícios de economia de custos de se tornar sem papel, mas é crucial destacar o aspecto ambiental também. À medida que as empresas avançam em direção a práticas mais ecológicas, adotar uma solução de e-Signature pode contribuir significativamente para sua jornada em direção à criação de um escritório ecológico e consciente do meio ambiente.
Se você deseja experimentar todos esses benefícios, experimente nossa ferramenta PDF agora. Você pode usá-la para criar uma assinatura eletrônica em segundos.
Diferença entre assinaturas eletrônicas e digitais
Uma assinatura eletrônica representa consentimento ou aprovação, englobando várias formas, como datas, nomes, imagens de assinaturas, etc. No entanto, elas não possuem prova inerente de identidade.
Assinaturas digitais utilizam a tecnologia PKI (Infraestrutura de Chave Pública) e criptografia avançada para autenticar as identidades dos signatários. Isso garante que a integridade e autenticidade dos documentos assinados sejam preservadas.
As assinaturas eletrônicas têm validade legal?
As assinaturas eletrônicas são consideradas legalmente vinculativas sob o ESIGN Act e o Uniform Electronic Transactions Act nos Estados Unidos, e na UE — sob o regulamento sobre identificação eletrônica e serviços de confiança (eIDAS). Esses regulamentos estabelecem critérios para consentimento e autenticação, garantindo que, ao assinar arquivos PDF eletronicamente, sua assinatura tenha o mesmo peso legal que as manuscritas.
Como as assinaturas eletrônicas são usadas em diferentes setores?
Imprimir documentos toda vez que você recebe um pedido de assinatura é demorado e caro. Por outro lado, uma e-Signature permite que você gerencie todo o seu fluxo de trabalho digitalmente e oferece maior segurança do que assinaturas físicas. É por isso que a maioria dos setores já abandonou as assinaturas manuscritas. Aqui estão apenas alguns exemplos de documentos digitais que geralmente são assinados eletronicamente:
Imóveis: contratos de aluguel e de depósito de segurança, contratos de vendas privadas, etc.
Recursos humanos: contratos de trabalho, acordos de proteção de dados, reconhecimento de políticas, etc.
Vendas: propostas, formulários de pedido, joint ventures, etc.
Varejo: pedidos de compra, faturas, acordos com fornecedores, etc.
Seguradoras: documentação de apólices, formulários de conta, mandatos SEPA, etc.
4 maneiras de assinar documentos eletrônicos
Com o serviço de e-Signature do PDF Guru, você tem várias maneiras de criar sua assinatura eletrônica, seja desenhada, digitada, carregada como uma imagem, ou uma simples caixa de seleção.
- 1
- Desenhe sua assinatura: Este método replica a experiência tradicional de assinatura em papel e caneta; você pode criar a assinatura com seu dedo, caneta stylus ou um mouse de computador.
- 2
- Digite sua assinatura: Este método permite que você insira seu nome/iniciais/data com apenas algumas teclas, seja seu nome ou apenas uma caixa de texto que diz "Eu concordo." Com o PDF Guru, você pode até escolher a fonte e a cor.
- 3
- Carregue uma imagem de sua assinatura em tinta molhada: Tudo o que você precisa fazer é inserir a imagem e colocá-la no campo de assinatura apropriado.
- 4
- Marque a caixa. Este método pode às vezes ser usado como uma alternativa para um reconhecimento ou consentimento rápido. No entanto, é apropriado apenas se o processo de assinatura definido para o documento declarar explicitamente que sua marca de verificação deve ser considerada equivalente a uma assinatura.
Como assinar arquivos PDF com o serviço de e-Signature do PDF Guru?
Se perguntando como assinar PDF online? Nunca foi tão fácil.
- 1
- Faça login na sua conta do PDF Guru e escolha a ferramenta Sign PDF.
- 2
- Faça upload ou arraste e solte seu arquivo na área designada.
- 3
- Aguarde o carregamento do seu documento em nosso editor.
- 4
A partir daqui, você precisa escolher se deseja Desenhar Assinatura, Digitar ou enviar sua assinatura como uma Imagem. Selecione a aba apropriada na janela pop-up.
- Desenhar Assinatura
- Personalize sua assinatura e comece a desenhar.
- Digitar
- Escolha uma fonte personalizada e digite o texto desejado na seção Digite Aqui.
- Imagem
- Clique em Selecionar Arquivo de Imagem e faça sua escolha.
- 5
Em seguida, clique em Criar e Usar e coloque sua assinatura onde precisar.
Às vezes, o documento pode estar formatado como um formulário eletrônico com caixas de seleção prontas para você preencher. Dependendo das condições, simplesmente clicar na caixa criará uma marca de seleção, e isso pode ser tudo o que você precisa para assinar o documento. Isso é especialmente verdadeiro para consentimentos ou acordos rápidos.
Para outros casos, quando clicar na caixa de seleção não faz nada, você pode encontrar a ferramenta Check no menu do nosso editor e colocar a marca onde precisa estar.
- 1
- Por fim, quando você terminar de editar e assinar seu arquivo, vá para Concluído e escolha o formato preferido para download.
Se você precisar de mais ferramentas para trabalhar de forma eficiente com seus documentos, PDF Guru tem muitas opções a oferecer. Edite, mescle, comprima e converta seus arquivos em meros segundos.
Como remover uma assinatura de um PDF?
- 1
- Faça login na sua conta do PDF Guru e encontre a ferramenta Assinar PDF.
- 2
- Faça upload ou arraste e solte seu documento na área designada.
- 3
- Escolha Editar Objeto na barra de ferramentas e clique em Todos.
- 4
- Clique na sua assinatura e Excluir.
- 5
- Vá para Concluído e escolha o formato preferido para download.
Em última análise, assinaturas eletrônicas transformam o manuseio de documentos ao combinar eficiência de custo, segurança e sustentabilidade com a conveniência da tecnologia digital. Sua ampla aplicabilidade em várias indústrias ressalta seu papel na modernização das operações comerciais.
Aqui, no PDF Guru, estamos sempre prontos para agir, seja atualizando um recurso ou criando um novo.