什麼是電子簽名？

電子簽名是一種具法律約束力的方式，用來表達您對數位文件條款的同意，就像在紙本上簽名一樣。您也可能看到此術語的簡稱形式。

在本指南中，我們將涵蓋您需要了解的關於電子簽名的一切：運作方式、類型、法律層面、常見使用情境，以及如何線上簽署 PDF。

電子簽名如何運作？

電子簽名透過輸入您的姓名、繪製標記或點選「我同意」來捕捉您簽署特定檔案的意圖。它們也會產生一份審計軌跡，記錄簽署者身分、每個簽名套用的時間以及所涉及的身分驗證步驟等細節。某些電子簽名工具甚至使用加密方法來偵測簽署後所做的變更。如果您的文件包含表單欄位，您可以在簽署前線上填寫 PDF。

因此，您可以快速且安全地傳送、簽署及歸檔電子文件，無需列印、人工提交或額外會議。然而，如果您想知道如何以電子方式簽署合約，正確的方法取決於文件的風險等級，因為並非所有電子簽名的運作方式都相同。在下一節中，我們將拆解三種類型以及何時使用每一種。

電子簽名有哪些不同類型？

電子簽名分為三種類型：SES、AES 與 QES。每種類型增加一層更強的安全性與保證，從基本的意圖證明開始，提升至以憑證為基礎的驗證，以及對敏感文件的防篡改保護。搭配適當的電子簽名功能（例如身分檢查、時間戳記），您可以根據文件的敏感程度選擇合適的方法。

• 簡易電子簽名（SES）

• 安全性：基本。
• 驗證方式：不使用數位憑證。簽署者身分通常透過情境、審計軌跡或其他電子記錄來驗證。
• 運作方式：您輸入姓名、繪製簽名、勾選方框，或上傳手寫簽名的圖片。

• 最適合：低風險文件與內部核准，以加速例行工作。

• 進階電子簽名（AES）

• 安全性：中等。
• 驗證方式：確認簽署者身分，並可偵測簽署後對文件所做的任何變更。通常使用數位憑證將簽名連結至簽署者身分。
• 運作方式：通常使用由受信任機構發行的電子金鑰或憑證，可提供防篡改證據及可靠的簽署者識別。進階電子（Advanced electronic）簽名為中等敏感度的交易提供額外保障。

• 最適合：銷售合約、客戶協議，以及需要更強身分證明的記錄。

• 合格電子簽名（QES）

• 安全性：最高。
• 驗證方式：使用由受信任的提供者發行的合格電子憑證。簽名是使用合格簽章建立裝置（例如智慧卡、USB 權杖或安全遠端服務）所建立。
• 運作方式：以專門硬體或安全雲端解決方案建立，符合嚴格的法律標準。在許多國家（包括歐盟），這具有與手寫簽名相同的法律效力。
• 最適合：高度重要或受監管的文件，如金融記錄、醫療檔案或政府文書。

電子簽名與數位簽名有什麼差異？

電子簽名是一個廣泛的統稱，涵蓋任何顯示簽署者同意的電子流程（包括輸入您的姓名或繪製標記）。數位簽名則是電子簽名的子集，使用公開金鑰密碼學以及公開金鑰基礎設施（Public Key Infrastructure）的數位憑證（即 PKI 體系）來驗證簽署者，並使後續任何變更具有防篡改特性。

許多廠商與文章將這些詞當作同義詞使用，這會造成混淆，因為數位簽名只是電子簽名的一種類型。

簡而言之，所有數位簽名都是電子的，但並非所有電子簽名都是數位的（以憑證為基礎）。

電子簽名具有法律約束力嗎？

是的，電子簽名在大多數國家具有法律約束力。在美國，電子簽名受到《全球及全國商務電子簽名法（Electronic Signatures in Global and National Commerce Act）》（ESIGN）以及《統一電子交易法（Uniform Electronic Transactions Act）》（UETA）的認可。ESIGN 是美國全球及全國商務（Global and National Commerce）電子簽名法案的常見縮寫；而在歐盟則由 eIDAS 法規管理。當地許多國家發行電子身分識別（electronic identification）卡，也就是 eID，人們利用它來存取受信任的服務或取得 AES／QES 的數位憑證。

這些法律在電子簽名顯示意圖、驗證身分並符合基本安全標準時，賦予它們與手寫簽名相同的法律效力。儘管如此，某些法律文件，包括遺囑、信託及部分法院文件，可能仍需實體簽名。

電子簽名相較於親筆簽名有哪些優點？

電子簽名比親筆簽名更快、更便宜、更易追蹤，且使用上往往更安全。讓我們來看看主要優點：

• 節省時間： 您可以在數分鐘內簽署及傳送文件，而不必等上數天。

• 更聰明的 workflow 意思： 數位檔案與有條理的記錄簡化了檔案管理。

• 完成更多事情： 自動化簽署流程讓您有更多時間專注於真正的工作，而非文書作業。

• 降低成本： 節省紙張、墨水、印表機與儲存的開銷，也減少運送費用。

• 法律認可： 大多數國家認可電子簽名具有法律約束力，與傳統手寫簽名相同。

• 桌面與行動裝置存取： 您可以使用手機、筆記型電腦或平板從任何地方簽署及傳送文件。

• 環境影響： 走向無紙化有助於減少廢棄物。

電子簽名用於哪些用途？

電子簽名常用於跨各行各業簽署協議、PDF 表單及核准事項。基於上述所有原因，它們取代了紙本與墨水簽名，且近年來隨著更多團隊轉向遠端工作而採用率持續成長。在 COVID-19 疫情期間，電子簽名軟體的關注度於 2020 年 4 月暴增 511%（IDC）。如今，電子簽名已成為歐盟安全電子交易的標準，也是現代數位與遠端商業流程中不可或缺的一部分（歐盟執委會）。

使用情境：電子簽名如何在各行各業中使用？

以下是來自常見產業的實用、真實案例，展示電子簽名如何縮短延遲、減少交接並讓工作持續推進。如果您正在挑選用於商業的電子簽名，這些情境凸顯了它能在何處發揮最清楚的價值：

• 房地產

房仲透過電子郵件將租賃合約寄給搬遷中的房客；房客在午休時間用手機簽署，雙方在數分鐘內就收到最終的租約。

• 人力資源

在新進員工到職前，他們透過用於僱用文件的電子簽名線上審閱並簽署所有表單。這節省時間、讓一切井然有序，並使聘僱流程毫無壓力。

• 法律服務

兩家公司使用電子簽名平台敲定合作協議。雙方在線上簽署，完成的合約立即與其團隊共享。

• 銷售與商業交易

客戶正在度假時收到一份以電子表單形式發送、需要簽名的合約。他們僅憑手機在線上審閱並簽署文件。銷售團隊立即收到確認交易達成的通知。

• 零售

零售商收到供應商的新定價協議。他們快速確認細節、線上簽署，文件便自動傳送至會計部門，使付款得以在同一天推進。

• 保險

客戶填寫保險申請、以電子方式簽署，並迅速線上收到核准的保單。

• 政府

申請人與廠商完成官方表單，並在獲允許時以電子方式簽署，因此無需親自前往辦公處。處理工作可以立即開始。

此外，我們的表單庫收錄熱門的政府表單，例如W‑9 與 941，已預先載入 PDF 編輯器中，讓您能更快填寫並簽署。

電子簽名將持續存在

電子簽名如今已是現代數位商業與政府流程的基石。誠如世界銀行所說明：

• 「電子簽名架構提供了一種驗證各種電子交易的方法，以促進可信數位經濟的出現。」

大型科技平台現在將電子簽名作為整合功能提供。2023 年，Google 為 Google Workspace 推出內建的電子簽名支援（TechCrunch），反映出一個更廣泛的轉變——數位簽署如今已是主流商業軟體的標準。Dropbox 也已將電子簽名工具直接整合至其文件平台中。

如何以電子方式簽署 PDF

您可以使用我們的線上工具輕鬆建立電子簽名。請依以下步驟操作：

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   開啟簽署 PDF工具、上傳您的文件並等待它開啟。
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   從 3 種電子簽名方法中選擇一種：

• 繪製：使用滑鼠、觸控筆或手指繪製來建立電子簽名。
• 圖片：如果您已有手寫簽名，將其作為圖片檔上傳。
• 輸入：輸入您的姓名、姓名縮寫，或簡單的「我同意」。我們的工具讓您可以選擇字型與顏色。

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   點選 完成，然後將您的簽名放在正確的欄位中。
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   點選 完成，並選擇您偏好的下載格式。當您需要以電子方式簽署，無論是商業或個人文件，我們都能滿足您的需求。

儘管如此，重要的是要審閱任何適用的電子簽名法律或規定，這些規定定義數位核准在您所在地區或組織中如何以及何時被視為有效。例如，在某些情況下，只要文件或政策聲明該方式符合有效的電子簽名格式，一個簡單的勾選即足夠。只需選取 勾選 工具並在需要的地方加上勾選即可。需要先輸入文字或日期嗎？您可以在放置簽名前，在同一個編輯器中線上填寫 PDF。

如何從 PDF 檔案移除簽名？

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   將包含電子簽名的文件上傳至我們的PDF 編輯器。
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   選取簽名，然後點選工具列中的 垃圾桶圖示 或按下 Backspace。
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   點選 刪除 以確認。
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   如果無法選取簽名，請從工具列中選擇 橡皮擦 工具，然後在簽名上點選並拖曳。您可以視需要調整橡皮擦的大小。

點選 完成，並選擇您偏好的下載格式。

使用 PDF Guru 提升您的生產力

我們希望本指南幫助您了解如何使用電子簽名、其優點、它與數位簽名有何不同，以及為什麼這項技術正成為現代工作中不可或缺的一部分。

如果您剛開始使用電子簽名，我們很高興能成為這段體驗的一部分。