Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur ist eine rechtsverbindliche Möglichkeit, Ihre Zustimmung zu den Bedingungen eines digitalen Dokuments auszudrücken – ganz ähnlich wie das handschriftliche Unterschreiben auf Papier. Häufig begegnet Ihnen dieser Begriff auch in den Kurzformen E-Signatur oder e-Sign.

In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über E-Signaturen wissen müssen: wie sie funktionieren, welche Arten es gibt, welche rechtlichen Aspekte gelten, in welchen Anwendungsfällen sie eingesetzt werden und wie Sie PDFs online unterschreiben können.

Wie funktionieren elektronische Signaturen?

Elektronische Signaturen erfassen Ihre Absicht, ein bestimmtes Dokument zu unterzeichnen, indem Sie Ihren Namen eintippen, ein Zeichen zeichnen oder auf „Ich stimme zu" klicken. Sie erzeugen außerdem einen Audit-Trail, der Details wie die Identität des Unterzeichners, den Zeitpunkt jeder Signatur und die Schritte der Authentifizierung protokolliert. Einige Werkzeuge für elektronische Signaturen nutzen sogar kryptografische Verfahren, um Änderungen nach der Unterzeichnung zu erkennen. Wenn Ihr Dokument Formularfelder enthält, können Sie vor dem Unterschreiben PDFs online ausfüllen.

Auf diese Weise versenden, unterzeichnen und archivieren Sie elektronische Dokumente schnell und sicher – ganz ohne Ausdrucken, manuelle Abgabe oder zusätzliche Termine. Wenn Sie sich fragen, wie Sie Verträge elektronisch unterzeichnen, hängt der passende Ansatz vom Risiko des Dokuments ab, denn nicht jede E-Signatur funktioniert gleich. Im nächsten Abschnitt erläutern wir die drei Arten und wann Sie welche einsetzen sollten.

Welche Arten von elektronischen Signaturen gibt es?

Elektronische Signaturen gibt es in drei Varianten: SES, AES und QES. Jede Stufe fügt eine stärkere Sicherheits- und Vertrauensebene hinzu – vom einfachen Nachweis Ihrer Absicht über die zertifikatsgestützte Verifizierung bis hin zum Manipulationsschutz für sensible Dokumente. In Verbindung mit den richtigen Funktionen elektronischer Signaturen (z. B. Identitätsprüfungen, Zeitstempel) wählen Sie die passende Methode entsprechend der Sensibilität Ihres Dokuments.

• Einfache elektronische Signatur (SES)

• Sicherheit: Grundlegend.
• Verifizierung: Verwendet keine digitalen Zertifikate. Die Identität des Unterzeichners wird in der Regel über Kontext, Audit-Trail oder andere elektronische Aufzeichnungen bestätigt.
• Funktionsweise: Sie tippen Ihren Namen ein, zeichnen Ihre Unterschrift, setzen ein Häkchen oder laden ein Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift hoch.

• Geeignet für: Dokumente mit geringem Risiko und interne Freigaben, um Routineabläufe zu beschleunigen.

• Advanced electronic signature (AES)

• Sicherheit: Mittel.
• Verifizierung: Bestätigt die Identität des Unterzeichners und kann jede nachträgliche Änderung am Dokument erkennen. Häufig wird ein digitales Zertifikat verwendet, um die Signatur mit der Identität des Unterzeichners zu verknüpfen.
• Funktionsweise: Nutzt häufig elektronische Schlüssel oder Zertifikate, die von einer vertrauenswürdigen Stelle ausgestellt werden, und ermöglicht so Manipulationserkennung und zuverlässige Identifikation des Unterzeichners.

• Geeignet für: Verkaufsverträge, Kundenvereinbarungen und Dokumente, die einen stärkeren Identitätsnachweis erfordern.

• Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

• Sicherheit: Höchste.
• Verifizierung: Verwendet ein qualifiziertes digitales Zertifikat, das von einem akkreditierten Anbieter ausgestellt wird. Die Signatur wird mit einem qualifizierten Signaturerstellungsgerät erzeugt (z. B. einer Smartcard, einem USB-Token oder einem sicheren Remote-Dienst).
• Funktionsweise: Wird mit spezialisierter Hardware oder sicheren Cloud-Lösungen erstellt und erfüllt strenge rechtliche Standards. In vielen Ländern (auch in der Europäischen Union) hat sie die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.
• Geeignet für: Besonders wichtige oder regulierte Dokumente wie Finanzunterlagen, medizinische Akten oder behördliche Schriftstücke.

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Worin unterscheiden sich elektronische und digitale Signatur?

Eine elektronische Signatur ist ein weit gefasster Sammelbegriff für jedes elektronische Verfahren, das die Zustimmung des Unterzeichners zeigt (einschließlich des Eintippens Ihres Namens oder des Zeichnens eines Zeichens). Eine digitale Signatur ist eine Untergruppe elektronischer Signaturen, die Public-Key-Kryptografie und ein digitales Zertifikat einer Public Key Infrastructure (PKI) verwendet, um den Unterzeichner zu verifizieren und spätere Änderungen erkennbar zu machen.

Viele Anbieter und Artikel nutzen diese Begriffe synonym, was Verwirrung stiftet – denn eine digitale Signatur ist nur eine bestimmte Art der elektronischen Signatur.

Kurz gesagt: Alle digitalen Signaturen sind elektronisch, aber nicht alle elektronischen Signaturen sind digital (zertifikatsbasiert).

Sind elektronische Signaturen rechtsverbindlich?

Ja, elektronische Signaturen sind in den meisten Ländern rechtsverbindlich. In den USA werden sie durch den Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) und den Uniform Electronic Transactions Act (UETA) anerkannt, während in der Europäischen Union die eIDAS-Verordnung gilt. Viele Länder dort stellen elektronische Ausweise (eID) aus, mit denen Bürger vertrauenswürdige Dienste nutzen oder digitale Zertifikate für AES/QES erhalten können. Die eIDAS-Verordnung regelt die elektronische Identifizierung sowie Vertrauensdienste im europäischen Binnenmarkt.

Diese Gesetze verleihen E-Signaturen die gleiche Rechtswirkung wie handschriftlichen Unterschriften, sofern sie die Absicht zeigen, die Identität bestätigen und grundlegende Sicherheitsstandards erfüllen. Bestimmte Rechtsdokumente wie Testamente, Treuhandverträge und einige Gerichtseingaben können dennoch eine physische Unterschrift erfordern.

Welche Vorteile bieten elektronische Signaturen gegenüber handschriftlichen?

Elektronische Signaturen sind schneller, günstiger, leichter nachzuverfolgen und oft sicherer als handschriftliche. Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Vorteile:

• Zeitersparnis: Sie können Dokumente in Minuten unterzeichnen und versenden, statt tagelang zu warten.

• Klügere Workflows: Digitale Dateien und strukturierte Aufzeichnungen vereinfachen die Dateiverwaltung.

• Mehr erledigen: Die Automatisierung des Signiervorgangs schafft Ihnen mehr Zeit für die eigentliche Arbeit – statt für Papierkram.

• Kostensenkung: Sparen Sie Ausgaben für Papier, Tinte, Drucker und Aufbewahrung – und reduzieren Sie zugleich die Versandkosten.

• Rechtliche Anerkennung: Die meisten Länder erkennen elektronische Signaturen als rechtsverbindlich an, genau wie traditionelle handschriftliche.

• Zugriff auf Desktop & Mobilgerät: Sie können von überall mit Telefon, Laptop oder Tablet Dokumente signieren und versenden.

• Umweltbilanz: Der Verzicht auf Papier hilft, Abfall zu reduzieren.

Wofür werden elektronische Signaturen verwendet?

Elektronische Signaturen werden häufig genutzt, um Verträge, PDF-Formulare und Freigaben in den verschiedensten Branchen zu unterzeichnen. Aus den oben genannten Gründen ersetzen sie Unterschriften mit Stift und Papier, und in den letzten Jahren ist ihre Verbreitung gewachsen, da immer mehr Teams zur Remote-Arbeit übergegangen sind. Während der COVID-19-Pandemie stieg das Interesse an Software für elektronische Signaturen im April 2020 um 511 % (IDC). Heute sind E-Signaturen ein Standard für sichere elektronische Transaktionen in der EU und ein wesentlicher Bestandteil moderner digitaler und ortsunabhängiger Geschäftsprozesse (Europäische Kommission).

Anwendungsfälle: Wie werden elektronische Signaturen in verschiedenen Branchen eingesetzt?

Hier finden Sie praxisnahe Beispiele aus typischen Branchen, die zeigen, wie elektronische Signaturen Verzögerungen verringern, Übergaben reduzieren und Arbeitsabläufe in Schwung halten. Wenn Sie eine elektronische Signatur für Unternehmen auswählen, machen diese Szenarien deutlich, wo sie den größten Nutzen bringt:

• Immobilien

Ein Makler sendet einem umziehenden Mieter einen Mietvertrag per E-Mail; der Mieter unterschreibt in der Mittagspause auf dem Smartphone, und beide Parteien erhalten den fertigen Vertrag innerhalb weniger Minuten.

• Personalwesen

Vor dem ersten Arbeitstag prüfen und unterzeichnen neue Mitarbeitende alle ihre Unterlagen online über eine elektronische Signatur für Arbeitsdokumente. Das spart Zeit, hält alles übersichtlich und macht den Einstellungsprozess stressfrei.

• Rechtsdienstleistungen

Zwei Unternehmen schließen eine Partnerschaftsvereinbarung über eine Plattform für elektronische Signaturen ab. Beide Parteien unterzeichnen online, und der fertige Vertrag wird umgehend mit ihren Teams geteilt.

• Vertrieb und Geschäftsabschlüsse

Ein Kunde befindet sich im Urlaub, als er einen Vertrag in elektronischer Form erhält, der eine Unterschrift erfordert. Nur mit seinem Smartphone in der Hand prüft er das Dokument und unterzeichnet es online. Das Vertriebsteam erhält sofort eine Benachrichtigung über den Abschluss.

• Einzelhandel

Ein Händler erhält von einem Lieferanten eine neue Preisvereinbarung. Er prüft die Details kurz, unterzeichnet sie online, und das Dokument geht automatisch an die Buchhaltung, sodass die Zahlung noch am selben Tag bearbeitet werden kann.

• Versicherung

Ein Kunde füllt einen Versicherungsantrag aus, unterschreibt ihn elektronisch und erhält rasch seine genehmigte Police online.

• Behörden

Antragsteller und Anbieter füllen amtliche Formulare aus und unterzeichnen sie – sofern zulässig – elektronisch, sodass kein Behördengang nötig ist. Die Bearbeitung kann sofort beginnen.

Darüber hinaus enthält unsere Formularbibliothek beliebte Behördenformulare wie W‑9 und 941, die bereits im PDF-Editor vorbereitet sind, sodass Sie sie schneller ausfüllen und unterzeichnen können.

E-Signaturen sind gekommen, um zu bleiben

Elektronische Signaturen bilden heute einen Grundpfeiler moderner digitaler Geschäfts- und Verwaltungsprozesse. Wie die Weltbank erläutert:

• „Rahmenwerke für elektronische Signaturen bieten ein Mittel, um die verschiedenen elektronischen Transaktionen so zu authentifizieren, dass die Entstehung einer vertrauenswürdigen digitalen Wirtschaft gefördert wird."

Große Tech-Plattformen bieten E-Signaturen inzwischen als integrierte Funktion an. Im Jahr 2023 führte Google die integrierte Unterstützung für E-Signaturen in Google Workspace ein (TechCrunch), was den allgemeinen Trend widerspiegelt, dass digitales Signieren heute Standard in gängiger Geschäftssoftware ist. Auch Dropbox hat Werkzeuge für elektronische Signaturen direkt in seine Dokumentenplattform integriert.

So unterzeichnen Sie ein PDF elektronisch

Mit unserem Online-Werkzeug erstellen Sie ganz einfach eine elektronische Signatur. Befolgen Sie diese Schritte:

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   Öffnen Sie das Werkzeug PDF unterschreiben, laden Sie Ihr Dokument hoch und warten Sie, bis es geöffnet wird.
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   Wählen Sie eine der drei Methoden für die elektronische Signatur:

• Zeichnen: Erstellen Sie eine E-Signatur, indem Sie sie mit Maus, Eingabestift oder Finger zeichnen.
• Bild: Wenn Sie bereits eine handschriftliche Unterschrift haben, laden Sie sie als Bilddatei hoch.
• Tippen: Tippen Sie Ihren Namen, Ihre Initialen oder ein schlichtes „Ich stimme zu". Unser Werkzeug lässt Sie Schriftart und Farbe auswählen.

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     Klicken Sie auf Fertig und platzieren Sie Ihre Unterschrift im richtigen Feld.
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     Klicken Sie auf Fertig und wählen Sie Ihr bevorzugtes Downloadformat. Wenn Sie elektronisch unterzeichnen müssen – ob für Geschäfts- oder Privatdokumente – sind Sie bei uns richtig.

Dennoch ist es wichtig, die geltenden Gesetze oder Anforderungen zur elektronischen Signatur zu prüfen, die festlegen, wann und wie digitale Freigaben in Ihrer Region oder Organisation als gültig gelten. In manchen Fällen genügt zum Beispiel ein einfaches Häkchen, sofern das Dokument oder die Richtlinie ausdrücklich angibt, dass dies als gültiges Format für eine elektronische Signatur gilt. Wählen Sie dazu einfach das Werkzeug Häkchen und setzen Sie es an der richtigen Stelle. Müssen Sie zuerst Text oder Daten eingeben? Im selben Editor können Sie PDFs online ausfüllen, bevor Sie Ihre Unterschrift platzieren.

So entfernen Sie Unterschriften aus PDF-Dateien

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   Laden Sie das Dokument mit einer elektronischen Signatur in unseren PDF-Editor hoch.
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   Wählen Sie die Unterschrift aus und klicken Sie dann in der Symbolleiste auf das Papierkorb-Symbol oder drücken Sie die Rücktaste.
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   Klicken Sie zur Bestätigung auf Löschen.
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   Lässt sich die Unterschrift nicht auswählen, wählen Sie das Werkzeug Radierer in der Symbolleiste und ziehen Sie es bei gedrückter Maustaste über die Unterschrift. Die Größe des Radierers können Sie bei Bedarf anpassen.

Klicken Sie auf Fertig und wählen Sie Ihr bevorzugtes Downloadformat.

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Wir hoffen, dieser Leitfaden hat Ihnen geholfen zu verstehen, wie Sie eine elektronische Signatur nutzen, welche Vorteile sie bietet, wie sie sich von einer digitalen Signatur unterscheidet und warum diese Technologie zu einem essenziellen Bestandteil moderner Arbeit wird. Vertrauenswürdige Anbieter mit einem zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter und einer staatlich anerkannten Zertifizierungsstelle sorgen dafür, dass Ihre Unterschriften jederzeit prüfbar bleiben.

Wenn Sie gerade erst mit E-Signaturen starten, freuen wir uns, Teil dieser Erfahrung zu sein.