In den letzten Jahren hat die Nutzung von e-Signaturen erheblich zugenommen, teilweise aufgrund der Pandemie und des zunehmenden Trends zur Fernarbeit.
Aber es ist immer noch eine Herausforderung, ein Dokument elektronisch zu unterschreiben, da die Menschen oft Schwierigkeiten haben, die richtigen Werkzeuge auszuwählen. Sie verstehen möglicherweise nicht alle rechtlichen Implikationen von e-Signaturen oder fühlen sich von den verschiedenen Optionen überwältigt. Muss man seine Unterschrift zeichnen, seinen Namen eintippen oder einen Scan seiner handschriftlichen Unterschrift hochladen? Es ist alles sehr verwirrend.
In diesem Artikel werden wir das Konzept der e-Signaturen untersuchen, ihre Vorteile skizzieren und Anleitungen geben, wie man Unterschrift zu PDF Dokumenten mit unserem Tool, PDF Guru, hinzufügt.
Elektronische Dokumentenunterzeichnung: Wie funktioniert das?
Eine elektronische Unterschrift, ähnlich wie ihre handschriftliche Entsprechung, dient dazu, die Identität einer Person und deren Zustimmung zu den Inhalten eines elektronischen Dokuments zu verifizieren. Sie bietet eine einfache Möglichkeit, Dokumente in Sekundenschnelle online zu unterschreiben, wodurch persönliche Treffen, Drucken oder Versenden entfallen.
Häufig verwendet für nicht sensible Dokumente wie Verträge und Berichte, vereinfachen elektronische Unterschriften die Dokumentenverwaltung erheblich. Während Bedenken hinsichtlich der Vertraulichkeit auftreten können, können Sie sicher sein, dass wir auch behandeln werden, wie man mit diesen Problemen umgeht.
Arten von e-Signaturen
Es gibt drei Arten von elektronischen Unterschriften, die jeweils durch ihr Sicherheitsniveau definiert sind.
Einfache elektronische Unterschrift (SES)
- grundlegendes Sicherheitsniveau
- erfordert keine digitale Verifizierung
- am besten geeignet für Dokumente mit geringem rechtlichem Risiko, um Prozesse zu vereinfachen
Erweiterte elektronische Unterschrift (AES)
- mittleres Sicherheitsniveau
- besonders nützlich zur Bestätigung der Identität ohne die Notwendigkeit vollständiger rechtlicher Garantien
- Zertifizierungsstelle (CA) stellt Zertifikate zur Authentifizierung von AES aus
Qualifizierte elektronische Unterschrift (QES)
- das höchste Sicherheitsniveau
- verwendet kryptografische Karten mit einem digitalen Zertifikat
- erzeugt von einem qualifizierten Gerät zur Erstellung elektronischer Unterschriften
- basiert auf einem qualifizierten elektronischen Unterschriftenzertifikat
Warum Sie auf elektronische Unterschriften anstelle von handschriftlichen Unterschriften umsteigen sollten
Es gibt mehrere Gründe, warum Sie eine PDF-Datei mit einer e-Signatur unterschreiben möchten.
Bequemlichkeit. Es gibt viele integrierte Apps, Online-Dienste und spezielle Software, die es Ihnen ermöglichen, PDF-Unterschriften auf Windows oder Mac, iPhone oder iPad und fast jedem anderen Gerät zu erstellen. Diese Funktionalität verbessert die Betriebseffizienz und verkürzt die Bearbeitungszeiten.
Kostenreduktion. Organisationen können die mit dem Drucken verbundenen Kosten erheblich senken. Dazu gehört ein verringerter Bedarf an Büromaterialien wie Papier und Tinte sowie geringere Ausgaben für Druckhardware wie Drucker und Scanner.
Organisation. e-Signatur-Software erleichtert einen effizienteren Prozess zum Speichern, Organisieren und Abrufen Ihrer Dateien.
Sicherheit. Fortschrittliche elektronische Unterschriften bieten eine zusätzliche Sicherheitsebene durch fortschrittliche Verschlüsselungs- und Entschlüsselungsprozesse. Sie bieten auch eine unveränderbare Prüfspur, die alle Dokumentenänderungen aufzeichnet, was Fälschungen und unbefugte Änderungen äußerst unwahrscheinlich macht.
Nachhaltigkeit fördern. Wir haben bereits die kostensparenden Vorteile eines papierlosen Ansatzes besprochen, aber es ist wichtig, auch den Umweltaspekt hervorzuheben. Während Unternehmen auf umweltfreundlichere Praktiken umsteigen, kann die Einführung einer e-Signatur-Lösung erheblich zu Ihrem Weg beitragen, ein umweltfreundliches, umweltbewusstes Büro zu schaffen.
Wenn Sie all diese Vorteile erleben möchten, probieren Sie jetzt unser PDF-Tool aus. Sie können es verwenden, um in wenigen Sekunden eine elektronische Unterschrift zu erstellen.
Unterschied zwischen elektronischen und digitalen Signaturen
Eine elektronische Signatur stellt Zustimmung oder Genehmigung dar und umfasst verschiedene Formen wie Daten, Namen, Bildunterschriften usw. Sie bieten jedoch keinen inhärenten Identitätsnachweis.
Digitale Signaturen nutzen PKI (Public Key Infrastructure)-Technologie und fortschrittliche Verschlüsselung, um die Identitäten der Unterzeichner zu authentifizieren. Dies gewährleistet die Integrität und Authentizität der unterzeichneten Dokumente.
Sind elektronische Signaturen rechtlich bindend?
Elektronische Signaturen gelten gemäß dem ESIGN-Gesetz und dem Uniform Electronic Transactions Act in den Vereinigten Staaten und in der EU — gemäß der Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS). Diese Vorschriften legen Kriterien für Zustimmung und Authentifizierung fest und stellen sicher, dass Ihre Unterschrift beim e-Signieren von PDF-Dateien das gleiche rechtliche Gewicht hat wie handschriftliche Unterschriften.
Wie werden elektronische Signaturen in verschiedenen Branchen verwendet?
Dokumente jedes Mal auszudrucken, wenn Sie eine Unterschriftsanforderung erhalten, ist zeitaufwendig und kostspielig. Im Gegensatz dazu ermöglicht Ihnen eine e-Signatur, Ihren gesamten Workflow digital zu verwalten und bietet mehr Sicherheit als physische Unterschriften. Deshalb haben die meisten Branchen bereits von handschriftlichen Unterschriften Abstand genommen. Hier sind einige Beispiele für digitale Dokumente, die normalerweise elektronisch unterzeichnet werden:
Immobilien: Miet- und Kautionsverträge, private Verkaufsverträge usw.
Personalwesen: Arbeitsverträge, Datenschutzvereinbarungen, Bestätigungen von Richtlinien usw.
Vertrieb: Angebote, Bestellformulare, Joint Ventures usw.
Einzelhandel: Bestellungen, Rechnungen, Lieferantenvereinbarungen usw.
Versicherer: Policendokumentation, Kontounterlagen, SEPA-Mandate usw.
4 Möglichkeiten, elektronische Dokumente zu unterzeichnen
Mit dem e-Signaturdienst von PDF Guru haben Sie mehrere Möglichkeiten, Ihre elektronische Unterschrift zu erstellen, egal ob sie gezeichnet, getippt, als Bild hochgeladen oder einfach ein Kontrollkästchen ist.
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- Zeichnen Sie Ihre Unterschrift: Diese Methode ahmt das traditionelle Unterschreiben mit Stift und Papier nach; Sie können die Unterschrift mit Ihrem Finger, einem Stylus oder einer Computermaus erstellen.
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- Tippen Sie Ihre Unterschrift: Diese Methode ermöglicht es Ihnen, Ihren Namen/Ihre Initialen/das Datum mit nur wenigen Tastenanschlägen einzufügen, egal ob es sich um Ihren Namen oder einfach um ein Textfeld handelt, das „Ich stimme zu“ sagt. Mit PDF Guru können Sie sogar Schriftart und Farbe auswählen.
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- Laden Sie ein Bild Ihrer Unterschrift mit Tinte hoch: Alles, was Sie tun müssen, ist, das Bild einzufügen und es im entsprechenden Unterschriftsfeld zu platzieren.
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- Setzen Sie ein Häkchen. Diese Methode kann manchmal als Alternative für eine schnelle Bestätigung oder Zustimmung verwendet werden. Es ist jedoch nur angemessen, wenn der Unterschriftsprozess für das Dokument ausdrücklich angibt, dass Ihr Häkchen als gleichwertig mit einer Unterschrift betrachtet werden sollte.
Wie man PDF-Dateien mit dem e-Signatur-Service von PDF Guru signiert?
Fragen Sie sich, wie man PDFs online signiert? Es war noch nie einfacher.
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- Melden Sie sich bei Ihrem PDF Guru-Konto an und wählen Sie das Sign PDF-Tool.
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- Laden Sie Ihre Datei hoch oder ziehen Sie sie in den vorgesehenen Bereich.
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- Warten Sie, bis Ihr Dokument in unserem Editor geladen ist.
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Von hier aus müssen Sie wählen, ob Sie Ihre Unterschrift zeichnen, tippen oder Ihre Unterschrift als Bild hochladen möchten. Wählen Sie den entsprechenden Reiter im Popup-Fenster aus.
- Unterschrift zeichnen
- Personalisieren Sie Ihre Unterschrift und beginnen Sie mit dem Zeichnen.
- Tippen
- Wählen Sie eine benutzerdefinierte Schriftart und geben Sie den gewünschten Text im Abschnitt Hier tippen ein.
- Bild
- Klicken Sie auf Bilddatei auswählen und treffen Sie Ihre Wahl.
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Klicken Sie anschließend auf Erstellen und Verwenden und platzieren Sie Ihre Unterschrift, wo immer Sie möchten.
Manchmal ist das Dokument als elektronisches Formular mit Kontrollkästchen formatiert, die Sie ausfüllen können. Je nach Bedingungen genügt es, auf das Kästchen zu klicken, um ein Häkchen zu setzen, und das könnte alles sein, was Sie benötigen, um das Dokument zu signieren. Dies gilt insbesondere für schnelle Zustimmungen oder Vereinbarungen.
In anderen Fällen, wenn das Klicken auf das Kontrollkästchen nichts bewirkt, finden Sie das Häkchen-Tool im Menü unseres Editors und können das Häkchen dort platzieren, wo es benötigt wird.
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- Schließlich, wenn Sie mit dem Bearbeiten und Signieren Ihrer Datei fertig sind, gehen Sie zu Fertig und wählen Sie das bevorzugte Format zum Herunterladen.
Wenn Sie weitere Werkzeuge benötigen, um effizient mit Ihren Dokumenten zu arbeiten, hat PDF Guru viele zu bieten. Bearbeiten, zusammenführen, komprimieren und konvertieren Sie Ihre Dateien in nur wenigen Sekunden.
Wie entfernt man eine Unterschrift aus einem PDF?
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- Melden Sie sich bei Ihrem PDF Guru-Konto an und finden Sie das Werkzeug "PDF unterschreiben".
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- Laden Sie Ihr Dokument hoch oder ziehen Sie es in den vorgesehenen Bereich.
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- Wählen Sie "Objekt bearbeiten" aus der Symbolleiste und klicken Sie auf "Alle".
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- Klicken Sie auf Ihre Unterschrift und dann auf "Löschen".
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- Gehen Sie zu "Fertig" und wählen Sie das bevorzugte Format für den Download.
Letztendlich verwandeln elektronische Unterschriften die Handhabung von Dokumenten, indem sie Kosteneffizienz, Sicherheit und Umweltfreundlichkeit mit dem Komfort digitaler Technologie verbinden. Ihre weitreichende Anwendbarkeit in verschiedenen Branchen unterstreicht ihre Rolle bei der Modernisierung von Geschäftsabläufen.
Hier bei PDF Guru sind wir immer bereit, Maßnahmen zu ergreifen, sei es zur Verbesserung einer Funktion oder zur Schaffung einer neuen.