Ces dernières années, l'adoption des e-signatures a considérablement augmenté, en partie en raison de la pandémie et du passage croissant au télétravail.
Mais il reste difficile de signer un document électroniquement, car les gens ont souvent du mal à choisir les bons outils. Ils peuvent ne pas comprendre toutes les implications légales des e-signatures ou se sentir accablés par les différentes options. Faut-il dessiner sa signature, taper son nom, ou télécharger un scan de sa signature manuscrite ? C'est tout très déroutant.
Ainsi, dans cet article, nous allons explorer le concept des e-signatures, exposer leurs avantages et fournir des instructions sur la façon d'ajouter une signature à des documents PDF en utilisant notre outil, PDF Guru.
Signature électronique de documents : Comment ça marche ?
Une signature électronique, tout comme son homologue manuscrit, sert à vérifier l'identité d'une personne et son consentement au contenu d'un document électronique. Elle offre un moyen facile de signer des documents en ligne en quelques secondes, éliminant le besoin de réunions en personne, d'impression ou d'envoi par courrier.
Couramment utilisée pour des documents non sensibles comme des contrats et des rapports, les signatures électroniques simplifient notamment la gestion des documents. Bien que des préoccupations concernant la confidentialité puissent surgir, soyez assuré que nous aborderons également la manière de traiter ces problèmes.
Types d'e-signatures
Il existe trois types de signatures électroniques, chacune définie par son niveau de sécurité.
Signature électronique simple (SES)
- niveau de sécurité de base
- ne nécessite pas de vérification numérique
- mieux utilisée pour des documents avec de faibles risques juridiques pour simplifier les processus
Signature électronique avancée (AES)
- niveau de sécurité moyen
- particulièrement utile pour confirmer l'identité sans avoir besoin de garanties légales complètes
- L'Autorité de Certification (CA) délivre des certificats pour authentifier l'AES
Signature électronique qualifiée (QES)
- le plus haut niveau de sécurité
- utilise des cartes cryptographiques avec un certificat numérique
- généré par un dispositif de création de signature électronique qualifiée
- repose sur un certificat de signature électronique qualifiée
Pourquoi vous devriez abandonner les signatures manuscrites au profit des signatures électroniques
Vous pourriez vouloir signer un fichier PDF en utilisant une e-Signature pour plusieurs raisons.
Commodité. Il existe de nombreuses applications intégrées, services en ligne et logiciels spécialisés qui vous permettent de créer des signatures PDF sur Windows ou Mac, iPhone ou iPad, et presque tout autre appareil. Cette fonctionnalité améliore l'efficacité opérationnelle et réduit les délais.
Réduction des coûts. Les organisations peuvent réduire considérablement les dépenses liées à l'impression. Cela inclut une nécessité réduite en fournitures de bureau, telles que le papier et l'encre, et des dépenses moindres pour le matériel d'impression, comme les imprimantes et les scanners.
Organisation. Les logiciels d'e-Signature facilitent un processus plus rationalisé pour stocker, organiser et récupérer vos fichiers.
Sécurité. Les signatures électroniques avancées offrent une couche de sécurité supplémentaire grâce à des processus de cryptage et de décryptage avancés. Elles fournissent également une piste de vérification inaltérable qui enregistre toutes les modifications de documents, rendant la contrefaçon et les modifications non autorisées hautement improbables.
Adoption de la durabilité. Nous avons déjà discuté des avantages économiques de la dématérialisation, mais il est crucial de souligner l'aspect environnemental également. À mesure que les entreprises adoptent des pratiques plus écologiques, l'adoption d'une solution d'e-Signature peut contribuer de manière significative à votre parcours vers la création d'un bureau respectueux de l'environnement.
Si vous souhaitez bénéficier de tous ces avantages, essayez notre outil PDF maintenant. Vous pouvez l'utiliser pour créer une signature électronique en quelques secondes.
Différence entre signatures électroniques et signatures numériques
Une signature électronique représente un consentement ou une approbation, englobant diverses formes telles que des dates, des noms, des images de signatures, etc. Cependant, elles manquent de preuve d'identité inhérente.
Les signatures numériques utilisent la technologie PKI (Infrastructure à Clé Publique) et un chiffrement avancé pour authentifier l'identité des signataires. Cela garantit que l'intégrité et l'authenticité des documents signés sont préservées.
Les signatures électroniques sont-elles juridiquement contraignantes ?
Les signatures électroniques sont considérées comme juridiquement contraignantes en vertu de la loi ESIGN et de la loi uniforme sur les transactions électroniques aux États-Unis, et dans l'UE — en vertu du règlement sur l'identification électronique et les services de confiance (eIDAS). Ces règlements établissent des critères pour le consentement et l'authentification, garantissant que lorsque vous signez électroniquement des fichiers PDF, votre signature a le même poids légal que celles manuscrites.
Comment les signatures électroniques sont-elles utilisées dans les différentes industries ?
Imprimer des documents chaque fois que vous recevez une demande de signature est chronophage et coûteux. Au contraire, une e-Signature vous permet de gérer l'ensemble de votre flux de travail de manière numérique et offre une plus grande sécurité que les signatures physiques. C'est pourquoi la plupart des industries ont déjà abandonné les signatures manuscrites. Voici quelques exemples de documents numériques qui sont généralement signés électroniquement :
Immobilier : contrats de location et d'acompte de garantie, contrats de vente privés, etc.
Ressources humaines : contrats de travail, accords de protection des données, reconnaissance des politiques, etc.
Ventes : propositions, bons de commande, coentreprises, etc.
Vente au détail : bons de commande, factures, accords avec les fournisseurs, etc.
Assureurs : documentation de police, formulaires de compte, mandats SEPA, etc.
4 façons de signer des documents électroniques
Avec le service e-Signature de PDF Guru, vous disposez de plusieurs façons de créer votre signature électronique, qu'elle soit dessinée, tapée, téléchargée sous forme d'image ou simplement une case à cocher.
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- Dessinez votre signature : Cette méthode reproduit l'expérience traditionnelle de signature à l'aide d'un stylo et de papier ; vous pouvez créer votre signature avec votre doigt, un stylet ou une souris d'ordinateur.
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- Tapez votre signature : Cette méthode vous permet d'insérer votre nom/initiales/date avec seulement quelques frappes, que ce soit votre nom ou simplement une zone de texte indiquant "Je suis d'accord". Avec PDF Guru, vous pouvez même choisir la police et la couleur.
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- Téléchargez une image de votre signature à l'encre humide : Tout ce que vous avez à faire est d'insérer l'image et de la placer dans le champ de signature approprié.
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- Cochez la case. Cette méthode peut parfois être utilisée comme alternative pour une reconnaissance ou un consentement rapide. Cependant, elle n'est appropriée que si le processus de signature établi pour le document stipule explicitement que votre coche doit être considérée comme équivalente à une signature.
Comment signer des fichiers PDF avec le service de signature électronique de PDF Guru ?
Vous vous demandez comment signer un PDF en ligne ? C’est plus facile que jamais.
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- Connectez-vous à votre compte PDF Guru et choisissez l'outil Sign PDF.
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- Téléchargez ou faites glisser votre fichier dans la zone désignée.
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- Attendez que votre document se charge dans notre éditeur.
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À partir de là, vous devez choisir si vous souhaitez Dessiner une signature, Taper, ou télécharger votre signature en tant qu'Image. Sélectionnez l'onglet approprié dans la fenêtre contextuelle.
- Dessiner une signature
- Personnalisez votre signature et commencez à dessiner.
- Taper
- Choisissez une police personnalisée et tapez le texte souhaité dans la section Tapez ici.
- Image
- Cliquez sur Sélectionner un fichier image et faites votre choix.
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Ensuite, cliquez sur Créer et utiliser et placez votre signature où vous en avez besoin.
Parfois, le document peut être formaté comme un formulaire électronique avec des cases à cocher prêtes à être remplies. Selon les conditions, il vous suffira de cliquer sur la case pour créer une coche, et cela peut être tout ce dont vous avez besoin pour signer le document. Cela est particulièrement vrai pour les consentements ou accords rapides.
Pour d'autres cas, lorsque cliquer sur la case à cocher ne fait rien, vous pouvez trouver l'outil Cocher dans le menu de notre éditeur et placer la coche là où elle doit être.
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- Enfin, lorsque vous avez terminé d'éditer et de signer votre fichier, allez à Terminé et choisissez le format préféré pour le téléchargement.
Si vous avez besoin de plus d'outils pour travailler efficacement avec vos documents, PDF Guru en a beaucoup à offrir. Modifiez, fusionnez, compressez et convertissez vos fichiers en quelques secondes.
Comment supprimer une signature d'un PDF ?
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- Connectez-vous à votre compte PDF Guru et trouvez l'outil Signer PDF.
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- Téléchargez ou faites glisser votre document dans la zone désignée.
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- Choisissez Modifier l'objet dans la barre d'outils et cliquez sur Tout.
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- Cliquez sur votre signature et Supprimer.
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- Allez dans Terminé et choisissez le format préféré pour le téléchargement.
En fin de compte, les signatures électroniques transforment la gestion des documents en alliant rentabilité, sécurité et respect de l'environnement à la commodité de la technologie numérique. Leur large applicabilité dans divers secteurs souligne leur rôle dans la modernisation des opérations commerciales.
Ici, chez PDF Guru, nous sommes toujours prêts à agir, que ce soit pour améliorer une fonctionnalité ou en créer une nouvelle.