Što je elektronički potpis?

Elektronički potpis pravno je obvezujući način iskazivanja pristanka na uvjete digitalnog dokumenta, slično kao kada vlastoručno potpisujete papir. Možda ćete naići i na skraćeni naziv e‑potpis ili e‑sign.

U ovom vodiču pokrivamo sve što trebate znati o e-potpisu: kako funkcionira, koje vrste postoje, koji su pravni aspekti, najčešći primjeri uporabe i kako potpisati PDF online.

Kako funkcioniraju elektronički potpisi?

Elektronički potpisi bilježe vašu namjeru potpisivanja određene datoteke upisivanjem imena, crtanjem oznake ili klikom na „Slažem se”. Također stvaraju revizijski trag (audit trail), pri čemu se bilježe detalji poput identiteta potpisnika, vremena svakog postavljenog potpisa i koraka autentifikacije. Neki alati za elektroničko potpisivanje koriste i kriptografske metode kako bi otkrili izmjene napravljene nakon potpisivanja. Ako vaš dokument sadrži polja obrasca, prije potpisivanja možete ispuniti PDF online.

Kao rezultat toga, elektroničke dokumente možete slati, potpisivati i pohranjivati brzo i sigurno, bez ispisivanja, ručnih predaja ili dodatnih sastanaka. Ako se pak pitate kako elektronički potpisati ugovore, pravi pristup ovisi o razini rizika dokumenta jer ne funkcioniraju svi e-potpisi jednako. U sljedećem odjeljku raščlanit ćemo tri vrste i kada koju koristiti.

Koje vrste elektroničkih potpisa postoje?

Elektronički potpisi dolaze u tri vrste: SES, AES i QES. Svaka vrsta dodaje snažniji sloj sigurnosti i jamstva, počevši od osnovnog dokaza vaše namjere pa sve do provjere potkrijepljene digitalnim certifikatom i zaštite od neovlaštenih izmjena kod osjetljivih dokumenata. U kombinaciji s odgovarajućim značajkama elektroničkog potpisa (npr. provjere identiteta, vremenske oznake), možete odabrati primjereni način ovisno o tome koliko je vaš dokument osjetljiv.

• Jednostavni elektronički potpis (SES)

• Sigurnost: osnovna.
• Provjera: ne koristi digitalne certifikate. Identitet potpisnika obično se potvrđuje kroz kontekst, revizijske tragove ili druge elektroničke zapise.
• Kako funkcionira: upišete svoje ime, nacrtate potpis, označite okvir ili učitate sliku svog rukom pisanog potpisa.

• Najbolje za: dokumente niskog rizika i interne odobrenja radi ubrzavanja rutinskih poslova.

• Napredni elektronički potpis (AES)

• Sigurnost: srednja.
• Provjera: potvrđuje identitet potpisnika i može otkriti bilo kakve izmjene dokumenta nakon potpisivanja. Često koristi digitalni certifikat za povezivanje potpisa s identitetom potpisnika.
• Kako funkcionira: često koristi elektroničke ključeve ili certifikate koje izdaje pouzdani pružatelj usluga, što omogućuje otkrivanje neovlaštenih izmjena i pouzdanu identifikaciju potpisnika.

• Najbolje za: prodajne ugovore, sporazume s klijentima i zapise koji zahtijevaju snažniji dokaz identiteta.

• Kvalificirani elektronički potpis (QES)

• Sigurnost: najviša.
• Provjera: koristi kvalificirani digitalni certifikat koji izdaje akreditirani izdavatelj certifikata. Potpis se stvara pomoću kvalificiranog uređaja za izradu potpisa (poput pametne kartice, USB tokena ili sigurne udaljene usluge).
• Kako funkcionira: izrađuje se specijaliziranim hardverom ili sigurnim oblačnim rješenjima, uz ispunjavanje strogih pravnih standarda. U mnogim zemljama (uključujući Europsku uniju) ima jednak pravni učinak kao i rukom pisani potpis.
• Najbolje za: vrlo važne ili regulirane dokumente, poput financijskih zapisa, medicinskih kartona ili državnih dokumenata.

U čemu je razlika između elektroničkog i digitalnog potpisa?

Elektronički potpis široki je krovni pojam za bilo koji elektronički postupak koji pokazuje suglasnost potpisnika (uključujući upisivanje imena ili crtanje oznake). Digitalni potpis podskup je elektroničkih potpisa koji koristi kriptografiju javnog ključa (public key) i digitalni certifikat infrastrukture javnog ključa (PKI) kako bi se provjerio potpisnik i kako bi sve naknadne izmjene postale vidljive.

Mnogi pružatelji i članci koriste te pojmove kao sinonime, što stvara zabunu jer je digitalni potpis samo jedna vrsta elektroničkog potpisa.

Ukratko, svi su digitalni potpisi elektronički, ali nisu svi elektronički potpisi digitalni (utemeljeni na certifikatu).

Jesu li elektronički potpisi pravno obvezujući?

Da, elektronički potpisi pravno su obvezujući u većini zemalja. U SAD-u su priznati prema Zakonu o elektroničkim potpisima u globalnoj i nacionalnoj trgovini (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, ESIGN) i prema Uniform Electronic Transactions Act (UETA), dok ih u Europskoj uniji uređuje Uredba eIDAS. Mnoge zemlje tamo izdaju elektroničke identifikacijske isprave (eID) koje ljudi koriste za pristup pouzdanim uslugama ili dobivanje digitalnih certifikata za AES/QES.

Ti zakoni e-potpisu daju jednak pravni učinak kao rukom pisanom potpisu kada pokazuju namjeru, potvrđuju identitet i ispunjavaju osnovne sigurnosne standarde. Ipak, određeni pravni dokumenti, uključujući oporuke, zaklade i neke sudske podneske, i dalje mogu zahtijevati fizički potpis.

Koje su prednosti elektroničkih potpisa u odnosu na vlastoručne potpise?

Elektronički potpisi brži su, jeftiniji, lakše se prate i često sigurniji od vlastoručnih potpisa. Pogledajmo ključne prednosti:

• Ušteda vremena: dokumente možete potpisati i poslati u nekoliko minuta umjesto čekanja danima.

• Pametniji tijekovi rada (workflow): digitalne datoteke i organizirane evidencije koje pojednostavljuju upravljanje datotekama.

• Više obavljenog posla: automatizacija procesa potpisivanja ostavlja vam više vremena za pravi posao, a manje za papirologiju.

• Smanjenje troškova: štedite novac na papiru, tinti, pisačima i pohrani – te smanjujete troškove dostave.

• Pravno priznanje: većina zemalja priznaje elektroničke potpise kao pravno obvezujuće, baš kao i tradicionalne rukom pisane.

• Pristup na računalu i mobitelu: za potpisivanje i slanje dokumenata s bilo kojeg mjesta možete koristiti telefon, prijenosno računalo ili tablet.

• Utjecaj na okoliš: prelazak na bezpapirno poslovanje pomaže smanjiti otpad.

Za što se koriste elektronički potpisi?

Elektronički potpisi često se koriste za potpisivanje sporazuma, PDF obrazaca i odobrenja u različitim industrijama. Zamjenjuju potpise olovkom na papiru iz svih navedenih razloga, a posljednjih je godina njihova primjena porasla kako je sve više timova prešlo na rad na daljinu. Tijekom pandemije COVID-19 zanimanje za softver za elektroničko potpisivanje poraslo je 511% u travnju 2020. (IDC). Danas su e-potpisi postali standard za sigurne elektroničke transakcije diljem EU-a i bitan dio modernih digitalnih poslovnih procesa i procesa rada na daljinu (Europska komisija).

Primjeri uporabe: kako se elektronički potpisi koriste u različitim industrijama?

Evo praktičnih primjera iz stvarnog svijeta, iz uobičajenih industrija, koji pokazuju kako elektronički potpisi smanjuju kašnjenja, smanjuju broj predaja iz ruke u ruku i održavaju tijek rada. Ako odabirete elektronički potpis za poslovanje, ovi scenariji ističu gdje on donosi najjasniju vrijednost:

• Nekretnine

Agent za nekretnine šalje e-poštom ugovor o najmu stanaru koji se seli; stanar potpisuje na telefonu tijekom stanke za ručak, a obje strane završeni ugovor primaju u nekoliko minuta.

• Ljudski potencijali

Prije prvog radnog dana, novozaposleni online pregledavaju i potpisuju sve svoje obrasce putem elektroničkog potpisa za radne dokumente. To štedi vrijeme, sve drži organiziranim i postupak zapošljavanja čini bezbrižnim.

• Pravne usluge

Dvije tvrtke finaliziraju ugovor o partnerstvu koristeći platformu za elektroničko potpisivanje. Obje strane potpisuju online, a dovršeni ugovor odmah se dijeli s njihovim timovima.

• Prodaja i poslovne transakcije

Klijent je na odmoru kada primi ugovor u elektroničkom obliku koji zahtijeva potpis. S telefonom kao jedinim alatom pri ruci, pregledava dokument i potpisuje ga online. Prodajni tim odmah dobiva obavijest kojom se potvrđuje zaključeni posao.

• Maloprodaja

Trgovac od dobavljača prima novi sporazum o cijenama. Brzo provjerava detalje, potpisuje ga online, a dokument se automatski šalje računovodstvu pa plaćanje može krenuti istog dana.

• Osiguranje

Klijent ispunjava zahtjev za osiguranje, elektronički ga potpisuje i brzo prima odobrenu policu online.

• Javna uprava

Podnositelji zahtjeva i dobavljači ispunjavaju službene obrasce i, ako je dopušteno, potpisuju ih elektronički, pa ne moraju dolaziti u ured. Obrada može početi odmah.

Uz to, naša knjižnica obrazaca sadrži popularne državne obrasce poput W‑9 i 941, već učitane u PDF uređivač, kako biste ih brže ispunili i potpisali.

E-potpisi su tu da ostanu

Elektronički potpisi danas su temelj modernih digitalnih poslovnih i državnih procesa. Kako objašnjava Svjetska banka:

• „Okviri za elektronički potpis pružaju način autentifikacije različitih elektroničkih transakcija na način koji potiče pojavu pouzdanog digitalnog gospodarstva.”

Velike tehnološke platforme sada nude e-potpise kao integriranu značajku. Google je 2023. pokrenuo ugrađenu podršku za e-potpis u Google Workspaceu (TechCrunch), što odražava širi pomak gdje je digitalno potpisivanje sada standard u mainstream poslovnom softveru. Dropbox također je integrirao alate za e-potpis izravno u svoju platformu za dokumente.

Kako elektronički potpisati PDF

Elektronički potpis možete jednostavno izraditi pomoću našeg online alata. Slijedite ove korake:

1. 1
   Otvorite alat Potpiši PDF, učitajte svoj dokument i pričekajte da se otvori.
2. 2

   Odaberite jednu od 3 metode elektroničkog potpisa:

   
   

   • Nacrtajte: izradite e-potpis crtanjem mišem, olovkom za zaslon ili prstom.
   • Slika: ako već imate rukom pisani potpis, učitajte ga kao slikovnu datoteku.
   • Upišite: upišite svoje ime, inicijale ili jednostavno „Slažem se”. Naš alat omogućuje odabir fonta i boje.
3. 3
   Kliknite Gotovo, a zatim postavite potpis na ispravno polje.
4. 4
   Kliknite Gotovo i odaberite željeni format za preuzimanje. Kada trebate potpisati elektronički, bilo za poslovne ili osobne dokumente, mi smo tu za vas.

Ipak, važno je pregledati sve primjenjive zakone ili zahtjeve o elektroničkom potpisu koji definiraju kako i kada se digitalna odobrenja smatraju valjanima u vašoj regiji ili organizaciji. Primjerice, u nekim je slučajevima dovoljna obična kvačica, sve dok dokument ili pravilnik navodi da se ona kvalificira kao valjan oblik elektroničkog potpisa. Samo odaberite alat Kvačica i dodajte ju gdje je potrebno. Trebate prvo unijeti tekst ili datume? U istom uređivaču možete ispuniti PDF online prije nego što postavite potpis.

Kako ukloniti potpis iz PDF datoteke?

1. 1
   Učitajte dokument koji sadrži elektronički potpis u naš PDF uređivač.
2. 2
   Odaberite potpis, a zatim kliknite ikonu koša na alatnoj traci ili pritisnite Backspace.
3. 3
   Za potvrdu kliknite Izbriši.
4. 4
   Ako se potpis ne može odabrati, na alatnoj traci odaberite alat Gumica, zatim kliknite i povucite preko potpisa. Veličinu gumice možete prilagoditi po potrebi.

Kliknite Gotovo i odaberite željeni format za preuzimanje.

Povećajte svoju produktivnost s PDF Guru

Nadamo se da vam je ovaj vodič pomogao razumjeti kako koristiti elektronički potpis, njegove prednosti, po čemu se razlikuje od digitalnog potpisa i zašto ova tehnologija postaje bitan dio modernog rada.

Ako tek započinjete s e-potpisima, drago nam je što smo dio tog iskustva.