Cách chuyển PDF sang Excel

Mặc dù PDF rất tuyệt vời để duy trì bảo mật dữ liệu và đảm bảo tài liệu trông giống nhau trên mọi thiết bị, nhưng chúng không phải lúc nào cũng dễ chỉnh sửa và quản lý. Điều này đặc biệt đúng với những tài liệu có bảng, biểu đồ và công thức thường cần được chuyển sang Excel để xử lý đúng cách.

Nhưng bạn có thể trích xuất dữ liệu từ PDF sang Excel không? Việc này không dễ như vẻ ngoài của nó, với rất ít lựa chọn khả dụng.

• Dùng trình chuyển đổi trực tuyến hoặc phần mềm bên thứ ba để biến PDF thành Excel
• Sao chép và dán dữ liệu từ PDF vào Excel.
• Sử dụng chức năng Get Data trong trình chuyển đổi tệp Microsoft Excel.
• Xuất PDF sang HTML qua Word, sau đó mở tệp HTML trong XLSX.

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ nói về cách chuyển PDF sang Excel trên Mac, Linux, Windows hoặc bất kỳ hệ điều hành nào khác.

5 cách lưu PDF dưới dạng Excel

Dưới đây, chúng tôi đã liệt kê năm cách hiệu quả giúp bạn nhanh chóng nhập dữ liệu từ PDF vào Excel.

Dù bạn dùng trình chuyển đổi PDF sang Excel trực tuyến, phương pháp sao chép-dán, hay ứng dụng bên thứ ba, điều quan trọng là phải phân tích quy trình làm việc của bạn. Hãy cân nhắc tần suất bạn xử lý tài liệu và bản chất dữ liệu của bạn — liệu đó là văn bản đơn giản hay bao gồm bảng biểu và định dạng phức tạp.

Cách chuyển tệp PDF sang Excel với PDF Guru?

Sử dụng công cụ trực tuyến như PDF Guru là cách dễ nhất để xuất PDF sang Excel mà không cần cài đặt phần mềm.

1. 1
   Đăng nhập vào tài khoản trình chuyển đổi PDF của chúng tôi và chọn công cụ PDF sang Excel.
2. 2
   Tải lên loại tệp PDF của bạn.
3. 3
   Đợi vài giây để quá trình chuyển đổi hoàn tất.
4. 4
   Tệp đã chuyển đổi sẽ xuất hiện trong tài khoản PDF Guru của bạn và thư mục tải xuống của thiết bị.

Muốn chuyển đổi nhiều định dạng tệp khác nhau? Không vấn đề gì. Với trình chuyển đổi PDF của chúng tôi, bạn cũng có thể chuyển Excel sang PDF, PDF sang PPTX, hoặc PDF sang Word — danh sách tính năng còn dài. Cần thêm công cụ? Bạn cũng có thể ký, chỉnh sửa, nén, hoặc ghép tài liệu với chúng tôi.

Một lần nữa, dù bạn là người dùng Windows 10 hay Linux Mint 21.3 — các trình chuyển đổi trực tuyến chỉ cần kết nối internet để hoạt động hiệu quả.

Chuyển PDF sang Excel trực tuyến

Tải tệp lên

Cách chuyển PDF sang Excel với Microsoft Office

Nếu bạn cần nhanh chóng chuyển PDF sang Excel mà không sử dụng công cụ bổ sung, có một phương pháp tốt thông qua Microsoft Office. Bằng cách này, bạn sẽ có một tài liệu Excel có thể chỉnh sửa hoàn toàn sẵn sàng trong chốc lát.

Tùy chọn 1. Sao chép và dán dữ liệu từ PDF vào tệp Excel

1. 1
   Mở tài liệu PDF của bạn.
2. 2
   Đánh dấu bảng dữ liệu mà bạn muốn sao chép.
3. 3
   Nhấp chuột phải và chọn Copy hoặc nhấn Ctrl+C (Cmd+C trên Mac).
4. 4
   Mở một bảng tính Excel mới.
5. 5
   Nhấp chuột phải vào ô đích và chọn Paste hoặc nhấn Ctrl+V (Cmd+V trên Mac).

Ưu điểm: Cách lưu PDF sang Excel này lý tưởng cho việc trích xuất lượng dữ liệu nhỏ. Hơn nữa, nó mang lại khả năng kiểm soát và độ chính xác cao hơn.

Nhược điểm: Có thể tốn nhiều thời gian.

Tùy chọn 2. Sử dụng tính năng Get Data của Excel

1. 1
   Mở một bảng tính trống mới trong Excel để lưu trữ và làm việc với dữ liệu thô của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng một bảng tính hiện có nếu muốn.
2. 2
   Khi bảng tính đã sẵn sàng, định vị nguồn dữ liệu của bạn. Chọn tùy chọn Data trong thanh công cụ.
3. 3
   Nhấp Get Data ở bên trái, sau đó chọn From File từ menu thả xuống (dropdown). Chọn PDF từ nhóm tùy chọn tiếp theo.
4. 4
   Điều hướng đến vị trí tệp PDF, chọn tệp và nhấp Load.
5. 5
   Xem trước các bảng dữ liệu xuất hiện trên màn hình. Nếu dữ liệu trông chính xác, nhấp Load.
6. 6
   Dữ liệu sẽ xuất hiện trong phần truy vấn. Nhấp chuột phải vào tên bảng và chọn Load To.
7. 7
   Chọn tải dữ liệu vào một bảng tính (excel worksheet) mới hoặc hiện có, sau đó nhấp Ok.

Ưu điểm: Sử dụng phương pháp này để nhập PDF vào Excel là tốt nhất để xử lý hiệu quả các tập dữ liệu lớn hơn. Nó cho phép trích xuất dữ liệu PDF trực tiếp từ bên trong Excel. Nhược điểm: Chỉ có sẵn trong phiên bản Microsoft 365 mới nhất, vì vậy người dùng phiên bản miễn phí hoặc cũ hơn sẽ không có tính năng này.

Tùy chọn 3. Lưu PDF dưới dạng tệp Excel qua Microsoft Word

1. 1
   Mở tệp PDF trong Microsoft Word.
2. 2
   Khi được hỏi về việc chuyển đổi PDF, nhấp Ok.
3. 3
   Lưu tài liệu Word dưới dạng trang web.
4. 4
   Mở Excel và mở tệp trang web bạn đã lưu.

Ưu điểm: Sử dụng Microsoft Word để chuyển PDF sang Excel là lý tưởng để bảo toàn tất cả các yếu tố của PDF, bao gồm cả hình ảnh. Nhược điểm: Định dạng có thể bị mất và quá trình bao gồm nhiều bước.

Đổi PDF sang Excel trong vài giây

Tải tệp lên

Cách chuyển PDF sang Excel mà không mất định dạng

Do những khác biệt đáng kể giữa định dạng PDF và Excel, một số thay đổi về định dạng là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, những thay đổi này có thể được giảm thiểu bằng cách sử dụng các phương pháp phù hợp. Công cụ PDF của chúng tôi được thiết kế đặc biệt để nhận dạng và trích xuất bảng từ tệp của bạn nhờ công nghệ OCR, cho phép bạn chuyển PDF sang bảng tính Excel mà không mất bất kỳ định dạng nào. Công nghệ OCR cũng giúp tài liệu trở nên có thể chỉnh sửa sau khi chuyển đổi. Đây là giải pháp PDF lý tưởng khi bạn cần chuyển PDF sang Excel mà không cần phần mềm phức tạp, đồng thời hỗ trợ cả định dạng XLS và XLSX.

Nếu việc bảo toàn phông chữ, màu sắc và các yếu tố hình ảnh khác là rất quan trọng, thường thì tốt hơn là tạo lại tệp từ đầu trong Excel. Điều này đảm bảo rằng tất cả các yếu tố hình ảnh được giữ lại chính xác và dữ liệu Excel của bạn luôn ở trạng thái tốt nhất, cho phép bạn dễ dàng chuyển đổi giữa Microsoft Word và Excel khi cần.

Vậy phần mềm chuyển đổi PDF sang Excel tốt nhất là gì? Câu trả lời phụ thuộc vào mục tiêu cá nhân hoặc kinh doanh của bạn. Hãy thử các tùy chọn khác nhau và chọn công cụ chuyển đổi xử lý tốt nhất các yêu cầu hàng ngày của bạn. Để có giải pháp toàn diện cho việc chuyển đổi Excel, PDF Guru không chỉ là một trình chuyển đổi PDF sang Excel trực tuyến. Nó quản lý hiệu quả nhiều tác vụ tài liệu khác nhau — hãy tự mình xem.