Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử là một cách thể hiện sự đồng ý có giá trị pháp lý đối với các điều khoản của một tài liệu kỹ thuật số, tương tự như việc bạn ký tên trên giấy. Bạn cũng có thể bắt gặp thuật ngữ này được viết tắt là e‑signature hoặc e‑sign.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ trình bày mọi điều bạn cần biết về chữ ký điện tử: cách chúng hoạt động, các loại, khía cạnh pháp lý, các trường hợp sử dụng phổ biến và cách ký PDF trực tuyến.

Chữ ký điện tử trong giao dịch điện tử hoạt động như thế nào?

Chữ ký điện tử ghi nhận ý định ký của bạn vào một tệp cụ thể bằng cách gõ tên, vẽ một dấu hiệu hoặc nhấp vào “Tôi đồng ý”. Chúng cũng tạo ra một audit trail là gì, ghi lại các thông tin như danh tính của bkavca signer plugin 2.0, thời điểm mỗi chữ ký được áp dụng và các bước xác thực liên quan. Một số công cụ chữ ký điện tử thậm chí còn sử dụng các phương pháp mật mã để phát hiện thay đổi sau khi ký. Nếu tài liệu của bạn có các trường biểu mẫu, bạn có thể điền PDF trực tuyến trước khi ký.

Kết quả là, bạn có thể gửi, ký và lưu trữ các tài liệu điện tử một cách nhanh chóng và an toàn mà không cần in ấn, nộp thủ công hay những cuộc họp bổ sung. Tuy nhiên, nếu bạn đang băn khoăn về cách ký hợp đồng bằng phương thức điện tử, cách tiếp cận phù hợp tùy thuộc vào mức độ rủi ro của tài liệu, vì không phải mọi chữ ký điện tử đều hoạt động giống nhau. Trong phần tiếp theo, chúng tôi sẽ phân tích ba loại và thời điểm sử dụng từng loại.

Các loại e-signature khác nhau là gì?

Chữ ký điện tử có ba loại: SES, AES và QES. Mỗi loại bổ sung một lớp bảo mật và đảm bảo mạnh hơn, bắt đầu từ bằng chứng cơ bản về ý định của bạn và nâng cấp lên xác minh dựa trên chứng chỉ số cùng khả năng chống giả mạo cho các tài liệu nhạy cảm. Kết hợp với những tính năng e-signature phù hợp (ví dụ: kiểm tra danh tính, dấu thời gian), bạn có thể chọn phương pháp thích hợp tùy theo mức độ nhạy cảm của tài liệu.

• Chữ ký điện tử đơn giản (SES)

• Bảo mật: Cơ bản.
• Xác minh: Không sử dụng chứng chỉ số. Danh tính của bkavca signer plugin 2.0 thường được xác minh qua bối cảnh, audit trail là gì hoặc các bản ghi điện tử khác.
• Cách hoạt động: Bạn gõ tên, vẽ chữ ký, đánh dấu vào ô hoặc tải lên hình ảnh chữ ký viết tay của mình.

• Phù hợp nhất với: Tài liệu rủi ro thấp và phê duyệt nội bộ để tăng tốc công việc thường ngày.

• Chữ ký điện tử nâng cao (AES)

• Bảo mật: Trung bình.
• Xác minh: Xác nhận danh tính của bkavca signer plugin 2.0 và có thể phát hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tài liệu sau khi ký. Thường sử dụng một chứng chỉ số để liên kết chữ ký với danh tính của bkavca signer plugin 2.0.
• Cách hoạt động: Thường sử dụng khóa điện tử hoặc chứng chỉ do một cơ quan cấp chứng chỉ tin cậy phát hành, cho phép phát hiện giả mạo và nhận dạng bkavca signer plugin 2.0 đáng tin cậy.

• Phù hợp nhất với: Hợp đồng bán hàng, thỏa thuận với khách hàng và các hồ sơ cần bằng chứng nhận dạng mạnh hơn.

• Chữ ký điện tử đủ điều kiện (QES)

• Bảo mật: Cao nhất.
• Xác minh: Sử dụng chứng chỉ số đủ điều kiện do một nhà cung cấp dịch vụ tin cậy được công nhận phát hành. Chữ ký được tạo bằng thiết bị tạo chữ ký đủ điều kiện (như thẻ thông minh, USB token hoặc dịch vụ từ xa an toàn).
• Cách hoạt động: Được tạo bằng phần cứng chuyên dụng hoặc các giải pháp đám mây an toàn, đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý nghiêm ngặt. Tại nhiều quốc gia (bao gồm cả Liên minh châu Âu), loại chữ ký điện tử đủ điều kiện này có cùng hiệu lực pháp lý như chữ ký viết tay.
• Phù hợp nhất với: Các tài liệu rất quan trọng hoặc được quản lý chặt chẽ, như hồ sơ tài chính, hồ sơ y tế hoặc giấy tờ chính phủ.

Sự khác biệt giữa chữ ký điện tử và chữ ký số là gì?

Chữ ký điện tử là một thuật ngữ chung bao quát mọi quy trình điện tử thể hiện sự đồng ý của bkavca signer plugin 2.0 (bao gồm việc gõ tên hoặc vẽ một dấu hiệu). Chữ ký số là một tập con của chữ ký điện tử, sử dụng mật mã khóa công khai và chứng chỉ số theo hạ tầng khóa công khai (PKI) để xác minh bkavca signer plugin 2.0 và làm cho mọi thay đổi sau đó có thể phát hiện được.

Nhiều nhà cung cấp và bài viết sử dụng các thuật ngữ này như từ đồng nghĩa, gây nhầm lẫn, vì chữ ký số chỉ là một loại chữ ký điện tử.

Tóm lại, tất cả chữ ký số đều là chữ ký điện tử, nhưng không phải mọi chữ ký điện tử đều là chữ ký số (dựa trên chứng chỉ).

Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý không?

Có, chữ ký điện tử có giá trị pháp lý ở hầu hết các quốc gia. Tại Hoa Kỳ, chúng được công nhận theo Đạo luật Chữ ký Điện tử trong Thương mại Toàn cầu và Quốc gia (ESIGN) và Đạo luật Giao dịch Điện tử Thống nhất (UETA), trong khi tại Liên minh châu Âu, chúng được điều chỉnh bởi Quy định eIDAS. Nhiều quốc gia ở đó cấp định danh điện tử (eID) mà người dân sử dụng để truy cập các dịch vụ tin cậy hoặc nhận chứng chỉ số cho AES/QES.

Các đạo luật này, bao gồm cả Đạo luật Chữ ký trong Thương mại Toàn cầu và Quốc gia, trao cho chữ ký điện tử hiệu lực pháp lý tương đương với chữ ký viết tay khi chúng thể hiện ý định, xác minh danh tính và đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật cơ bản. Tuy nhiên, một số tài liệu pháp lý nhất định, bao gồm di chúc, ủy thác và một số hồ sơ tòa án, vẫn có thể yêu cầu chữ ký vật lý.

Lợi ích của chữ ký điện tử so với chữ ký giấy là gì?

Chữ ký điện tử nhanh hơn, rẻ hơn, dễ theo dõi hơn và thường an toàn hơn so với chữ ký giấy. Hãy cùng xem những lợi ích chính:

• Tiết kiệm thời gian: Bạn có thể ký và gửi tài liệu trong vài phút thay vì chờ đợi nhiều ngày.

• Quy trình làm việc thông minh hơn: Tệp số và hồ sơ được tổ chức ngăn nắp giúp đơn giản hóa việc quản lý tài liệu.

• Hoàn thành nhiều việc hơn: Việc tự động hóa quy trình ký giúp bạn có thêm thời gian tập trung vào công việc thực sự, không phải giấy tờ.

• Giảm chi phí: Tiết kiệm tiền cho giấy, mực, máy in và lưu trữ — đồng thời cắt giảm chi phí vận chuyển.

• Công nhận pháp lý: Hầu hết các quốc gia công nhận chữ ký điện tử có giá trị pháp lý, giống như chữ ký viết tay truyền thống.

• Truy cập trên máy tính & di động: Bạn có thể dùng điện thoại, máy tính xách tay hoặc máy tính bảng để ký và gửi tài liệu từ bất cứ đâu.

• Tác động môi trường: Việc không dùng giấy giúp giảm rác thải.

Chữ ký điện tử được sử dụng để làm gì?

Chữ ký điện tử thường được dùng để ký thỏa thuận, biểu mẫu PDF và phê duyệt trong nhiều ngành. Chúng thay thế chữ ký bằng bút và giấy vì tất cả những lý do nêu trên, và trong những năm gần đây, mức độ áp dụng đã tăng lên khi nhiều nhóm chuyển sang làm việc từ xa. Trong đại dịch COVID-19, mối quan tâm đến phần mềm chữ ký điện tử đã tăng vọt 511% vào tháng 4 năm 2020 (IDC). Ngày nay, e-signature đã trở thành chuẩn mực cho các giao dịch điện tử an toàn trên khắp EU và là một phần thiết yếu của các quy trình kinh doanh kỹ thuật số và từ xa hiện đại (Ủy ban châu Âu).

Các trường hợp sử dụng: Chữ ký điện tử được sử dụng như thế nào trong các ngành?

Dưới đây là những ví dụ thực tế từ các ngành phổ biến cho thấy chữ ký điện tử cắt giảm độ trễ, giảm các bước chuyển giao và giữ cho công việc luôn vận hành. Nếu bạn đang chọn chữ ký điện tử cho doanh nghiệp, các kịch bản này làm nổi bật những nơi nó mang lại giá trị rõ ràng nhất:

• Bất động sản

Một đại lý bất động sản gửi email hợp đồng thuê nhà cho một người thuê đang chuyển nơi ở; người thuê ký trên điện thoại trong giờ nghỉ trưa, và cả hai bên nhận được hợp đồng thuê cuối cùng chỉ trong vài phút.

• Nhân sự

Trước ngày làm việc đầu tiên, nhân viên mới xem xét và ký tất cả biểu mẫu trực tuyến thông qua chữ ký điện tử cho tài liệu tuyển dụng. Điều này tiết kiệm thời gian, giữ mọi thứ ngăn nắp và làm cho quy trình tuyển dụng nhẹ nhàng hơn.

• Dịch vụ pháp lý

Hai công ty hoàn tất một thỏa thuận hợp tác bằng nền tảng chữ ký điện tử. Cả hai bên ký trực tuyến và hợp đồng đã hoàn thành được chia sẻ ngay lập tức với các nhóm của họ.

• Bán hàng và giao dịch kinh doanh

Một khách hàng đang đi nghỉ thì nhận được hợp đồng dưới dạng điện tử yêu cầu chữ ký. Chỉ với chiếc điện thoại trong tay, họ xem xét tài liệu và ký trực tuyến. Đội ngũ bán hàng ngay lập tức nhận được thông báo xác nhận giao dịch.

• Bán lẻ

Một nhà bán lẻ nhận được thỏa thuận giá mới từ nhà cung cấp. Họ nhanh chóng kiểm tra chi tiết, ký trực tuyến, và tài liệu được tự động gửi đến bộ phận kế toán để thanh toán có thể tiến hành ngay trong ngày.

• Bảo hiểm

Một khách hàng điền đơn đăng ký bảo hiểm, ký điện tử và nhanh chóng nhận được hợp đồng đã được phê duyệt trực tuyến.

• Chính phủ

Người nộp đơn và nhà cung cấp hoàn thành các biểu mẫu chính thức và, nếu được phép sử dụng điện tử, ký chúng bằng phương thức điện tử, nhờ vậy họ không cần đến văn phòng. Việc xử lý có thể bắt đầu ngay lập tức.

Ngoài ra, thư viện biểu mẫu của chúng tôi bao gồm các biểu mẫu chính phủ phổ biến như W‑9 và 941, đã được tải sẵn trong trình chỉnh sửa PDF, nhờ vậy bạn có thể điền và ký chúng nhanh hơn.

E-signature sẽ tồn tại lâu dài

Chữ ký điện tử giờ đây là một nền tảng của các quy trình kinh doanh kỹ thuật số và chính phủ hiện đại. Như Ngân hàng Thế giới giải thích:

• "Các khung pháp lý về chữ ký điện tử cung cấp một phương tiện để xác thực các giao dịch điện tử khác nhau theo cách tạo điều kiện cho sự xuất hiện của một nền kinh tế số đáng tin cậy."

Các nền tảng công nghệ lớn hiện cung cấp e-signature như một tính năng tích hợp. Năm 2023, Google đã ra mắt hỗ trợ chữ ký điện tử tích hợp sẵn cho Google Workspace (TechCrunch), phản ánh xu hướng rộng hơn khi việc ký số giờ đây đã trở thành tiêu chuẩn trong phần mềm kinh doanh phổ biến. Dropbox cũng đã tích hợp các công cụ chữ ký điện tử trực tiếp vào nền tảng tài liệu của mình.

Cách ký điện tử một tệp PDF

Bạn có thể dễ dàng tạo một chữ ký điện tử bằng công cụ trực tuyến của chúng tôi. Hãy làm theo các bước sau:

1. 1
   Mở công cụ Ký PDF, tải tài liệu của bạn lên và chờ tài liệu mở ra.
2. 2

   Chọn một trong 3 phương pháp chữ ký điện tử:

   
   

   • Vẽ: Tạo chữ ký điện tử bằng cách vẽ với chuột, bút cảm ứng hoặc ngón tay.
   • Hình ảnh: Nếu bạn đã có chữ ký viết tay, hãy tải lên dưới dạng tệp hình ảnh.
   • Gõ: Gõ tên, chữ cái viết tắt hoặc đơn giản là “Tôi đồng ý”. Công cụ của chúng tôi cho phép bạn chọn phông chữ và màu sắc.
3. 3
   Nhấp Hoàn tất, sau đó đặt chữ ký của bạn vào đúng trường.
4. 4
   Nhấp Hoàn tất và chọn định dạng tải xuống ưa thích. Khi bạn cần ký điện tử, dù cho công việc hay tài liệu cá nhân, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn.

Dù vậy, điều quan trọng là phải xem xét bất kỳ luật hoặc yêu cầu chữ ký điện tử áp dụng nào xác định cách thức và thời điểm các phê duyệt số được coi là có hiệu lực ở khu vực hoặc tổ chức của bạn. Ví dụ, trong một số trường hợp, một dấu tích đơn giản là đủ, miễn là tài liệu hoặc chính sách nêu rõ rằng nó đủ điều kiện là một dạng điện tử hợp lệ của chữ ký. Chỉ cần chọn công cụ Tích và thêm một dấu tích nơi cần. Cần nhập văn bản hoặc ngày trước? Bạn có thể điền PDF trực tuyến trong cùng trình chỉnh sửa trước khi đặt chữ ký của mình.

Cách xóa chữ ký khỏi tệp PDF?

1. 1
   Tải lên tài liệu chứa chữ ký điện tử vào trình chỉnh sửa PDF của chúng tôi.
2. 2
   Chọn chữ ký, sau đó nhấp vào biểu tượng Thùng rác trên thanh công cụ hoặc nhấn Backspace.
3. 3
   Nhấp Xóa để xác nhận.
4. 4
   Nếu không thể chọn chữ ký, hãy chọn công cụ Tẩy từ thanh công cụ, sau đó nhấp và kéo qua chữ ký. Bạn có thể điều chỉnh kích thước cục tẩy theo nhu cầu.

Nhấp Hoàn tất và chọn định dạng tải xuống ưa thích.

Tăng năng suất của bạn với PDF Guru

Chúng tôi hy vọng hướng dẫn này đã giúp bạn hiểu cách sử dụng điện tử một chữ ký, các lợi ích, sự khác biệt so với chữ ký số, và vì sao công nghệ này đang trở thành một phần thiết yếu của công việc hiện đại.

Nếu bạn mới bắt đầu với e-signature, chúng tôi rất vui được đồng hành cùng trải nghiệm đó.