什么是电子签名？

电子签名是一种具有法律效力的方式，用于表明对数字文档条款的同意，就像在纸上签下您的姓名一样。您也可能看到这个术语被简称为电子签。

在本指南中，我们将介绍关于电子签名您需要了解的一切：它的工作原理、类型、法律层面、常见使用场景，以及如何在线签署 PDF。

电子签名如何工作？

电子签名通过键入您的姓名、绘制标记或点击"我同意"来记录您签署特定文件的意图。它们还会生成审计追踪，记录诸如签署人身份、每次签名应用的时间以及涉及的身份验证步骤等详细信息。一些电子签名工具甚至使用加密方法来检测签署后所做的更改。如果您的文档包含表单字段，您可以在签名前在线填写 PDF。

因此，您可以快速、安全地发送、签署和归档电子文档，无需打印、手动提交或额外的会议。但是，如果您想知道如何以电子方式签署合同，正确的方法取决于文档的风险级别，因为并非所有电子签名都以相同的方式工作。在下一节中，我们将详细介绍三种类型以及何时使用它们。

电子签名有哪些不同类型？

电子签名分为三种类型：SES、AES 和 QES。每种类型都增加了更强的安全性和保障层级，从基本的意图证明，到基于证书的验证以及针对敏感文档的防篡改保护。结合合适的电子签名功能（例如，身份检查、时间戳），您可以根据文档的敏感程度选择适当的方式。

• 简单电子签名（SES）

• 安全性：基础。
• 验证：不使用数字证书。签署人身份通常通过上下文、审计追踪或其他电子记录来验证。
• 工作原理：您键入姓名、绘制签名、勾选框，或上传手写签名的图像。

• 最适合：低风险文档和内部审批，以加速常规工作。

• 高级电子签名（AES）

• 安全性：中等。
• 验证：确认签署人身份，并能检测签署后对文档所做的任何更改。通常使用数字证书将签名与签署人身份关联起来。
• 工作原理：通常使用由可信机构颁发的电子密钥或证书，从而实现防篡改和可靠的签署人识别。这种高级电子签名方式适用于商业合规场景。

• 最适合：销售合同、客户协议以及需要更强身份证明的记录。

• 合格电子签名（QES）

• 安全性：最高。
• 验证：使用由认可的服务提供商颁发的合格数字证书。签名是使用合格电子签名创建设备（如智能卡、USB 令牌或安全的远程服务）创建的。
• 工作原理：通过专门的硬件或安全的云解决方案创建，符合严格的法律标准。在许多国家（包括欧盟），这种合格电子签名具有与手写签名相同的法律效力。
• 最适合：高度重要或受监管的文档，如财务记录、医疗档案或政府文件。

电子签名与数字签名有什么区别？

电子签名是一个广泛的总括术语，指任何表明签署人同意的电子流程（包括键入姓名或绘制标记）。数字签名是电子签名的一个子集，它使用公钥加密技术和公钥基础设施（PKI）数字证书来验证签署人，并使任何后续更改具有防篡改性。

许多供应商和文章将这些术语视为同义词，这造成了混淆，因为数字签名只是电子签名的一种类型。

简而言之，所有数字签名都是电子签名，但并非所有电子签名都是数字签名（基于证书的）。

电子签名具有法律约束力吗？

是的，电子签名在大多数国家具有法律约束力。在美国，它们受《全球和国家商务电子签名法》（ESIGN）以及《统一电子交易法》（UETA)承认；在欧盟，它们受 eIDAS 法规管辖。许多国家颁发电子身份证（eID），人们用它来访问可信服务或获取 AES/QES 所需的数字证书。该法规也是欧盟数字化转型中安全电子交易的重要基础，并依托电子识别体系运行。

这些法律赋予电子签名与手写签名同等的法律效力，前提是它们能表明意图、验证身份，并满足基本的安全标准。不过，某些法律文件，包括遗嘱、信托和某些法庭文书，仍可能需要纸质签名。

电子签名相对于手写签名有哪些优势？

电子签名比手写签名更快、更便宜、更易于追踪，使用起来通常也更安全。让我们看看主要的好处：

• 节省时间： 您可以在几分钟内签署并发送文档，而不必等待数天。

• 更智能的工作流程： 数字化文件和有组织的记录简化了文件管理。

• 完成更多工作： 通过自动化签署工作流程，您可以将更多时间用于真正的工作，而不是文书工作。

• 降低成本： 节省纸张、墨水、打印机和存储费用——同时减少运输开支。

• 法律认可： 大多数国家承认电子签名具有法律约束力，就像传统的手写签名一样。

• 桌面和移动端访问： 您可以使用手机、笔记本电脑或平板电脑随时随地签署和发送文档。

• 环境影响： 无纸化有助于减少浪费。

电子签名用于哪些用途？

电子签名通常用于在各行各业中签署协议、PDF 表单和审批。由于上述所有原因，它们取代了纸笔签名，而近年来，随着越来越多的团队转向远程办公，其采用率不断增长。在 COVID-19 大流行期间，2020 年 4 月对电子签名软件的兴趣激增了 511%（IDC）。如今，电子签名已成为整个欧盟安全交易的标准，以及现代数字化和远程业务流程中不可或缺的一部分（European Commission）。在欧盟体系中，相关电子交易由认证机构和可信服务提供商共同保障其合规性。

使用场景：各行业如何使用电子签名？

以下是来自常见行业的实用真实案例，展示电子签名如何减少延迟、降低交接成本并保持工作的持续推进。如果您正在为企业选择电子签名方案，这些场景突出展示了它在哪里能带来最清晰的价值：

• 房地产

房地产经纪人将租赁协议通过电子邮件发送给一位即将搬迁的租户；租户在午休时用手机签字，双方在几分钟内就收到了最终的租约。

• 人力资源

在第一天上班之前，新员工通过电子签名在线审阅并签署所有员工文档表格。这节省了时间，让一切井井有条，并使招聘流程轻松无压。

• 法律服务

两家公司通过电子签名平台敲定合作协议。双方在线签署，完成的合同会立即与各自团队共享。

• 销售和商业交易

一位客户在度假时收到一份需要签名的电子表单合同。手头只有手机，他审阅了文档并在线签名。销售团队立即收到确认交易的通知。

• 零售

零售商收到供应商发来的新定价协议。他们快速检查细节，在线签字，文档会自动发送到会计部门，付款可以在当天向前推进。

• 保险

客户填写保险申请表，以电子方式签名，并迅速在线收到批准的保单。

• 政府

申请人和供应商完成官方表格，如果允许，可以使用电子签名方式在线签署，从而无需前往办公室。处理可以立即开始。

此外，我们的表单库收录了热门政府表格，例如 W‑9 和 941，已预加载到 PDF 编辑器中，因此您可以更快地填写并签署它们。

电子签名将长期存在

电子签名现在已成为现代数字化业务和政府流程的基石。正如世界银行所解释的：

• "电子签名框架提供了一种对各种电子交易进行身份验证的方式，从而促进可信数字经济的出现。"

主要科技平台现在都将电子签名作为集成功能提供。2023 年，Google 为 Google Workspace 推出了内置的电子签名支持（TechCrunch），反映了更广泛的趋势——数字签名现已成为主流业务软件的标准。Dropbox 也已将电子签名工具直接集成到其文档平台中。

如何以电子方式签署 PDF

您可以使用我们的在线工具轻松创建电子签名。按照以下步骤操作：

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   打开签署 PDF 工具，上传您的文档，等待其打开。
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   选择 3 种电子签名方式之一：

• 绘制：使用鼠标、手写笔或手指绘制电子签名。
• 图像：如果您已经有手写签名，可以将其作为图像文件上传。
• 键入：键入您的姓名、首字母或简单的"我同意"。我们的工具允许您选择字体和颜色。

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   点击完成，然后将签名放在正确的字段中。
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   点击完成并选择您喜欢的下载格式。无论您是为商业还是个人文档进行电子签名，我们都能为您提供帮助。

不过，请务必查阅相关的电子签名法律或要求，这些法律法规会定义在您所在的地区或组织中，数字审批何时以及如何被视为有效。例如，在某些情况下，一个简单的勾选就足够了，前提是文档或政策声明该方式符合有效的电子签名格式。只需选择勾选工具，并在需要的位置添加勾号。需要先输入文本或日期？您可以在同一个编辑器中在线填写 PDF，然后再放置签名。

如何从 PDF 文件中删除签名？

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   将包含电子签名的文档上传到我们的 PDF 编辑器。
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   选择该签名，然后点击工具栏中的垃圾桶图标或按 Backspace 键。
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   点击删除进行确认。
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   如果该签名无法选中，请从工具栏中选择橡皮擦工具，然后在签名上点击并拖动。您可以根据需要调整橡皮擦的大小。

点击完成并选择您喜欢的下载格式。

借助 PDF Guru 提升您的工作效率

我们希望本指南帮助您了解如何使用电子签名、它的好处、它与数字签名的区别，以及为什么这项技术正在成为现代工作不可或缺的一部分。

如果您刚刚开始接触电子签名，我们很高兴成为这一旅程的一部分。