Elektronische Signaturen sind heutzutage weit verbreitet, doch bei manchen Dokumenten ist nach wie vor eine handschriftliche Unterschrift erforderlich, um den rechtlichen Anforderungen zu genügen. Wie aber bringen Sie diese Authentizität von Stift und Papier in eine digitale Datei? In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen die praktischsten Wege, um eine handschriftliche Signatur in ein PDF einzufügen. Bevor wir mit den Schritten beginnen, klären wir zunächst einige Grundlagen.
Was ist eine handschriftliche Signatur auf PDF?
Eine handschriftliche Signatur (auch als Tintensignatur bekannt) ist eine Unterschrift, die Sie mit der Hand auf Papier setzen. Anschließend scannen oder fotografieren Sie sie und fügen sie in ein PDF-Dokument ein. Es handelt sich um die klassische Art des Unterzeichnens per Hand, bei der Ihre handschriftliche Signatur als digitales Bild erfasst und gespeichert wird. Eine elektronische Signatur hingegen wird vollständig online erstellt und angewendet. Folgende Punkte sollten Sie beachten:
- Eine handschriftliche Signatur in einem PDF ist lediglich ein Bild einer handschriftlichen Unterschrift. Sie enthält im Gegensatz zu einer digitalen Signatur keine Verschlüsselung.
- Sie erscheint als Bild (ein Foto oder Scan), nicht als eingebettete, gesicherte Daten.
- Viele Organisationen akzeptieren handschriftliche Signaturen auf PDFs in digitaler Form, einige verlangen jedoch weiterhin handschriftlich mit Tinte unterzeichnete Originaldokumente in Papierform.
Wann ist eine Unterschrift mit Tinte erforderlich?
Eine klassische handschriftliche Signatur ist nach wie vor in bestimmten Fällen erforderlich, in denen gesetzliche Vorschriften, Sicherheitsbedenken oder etablierte Praktiken dies notwendig machen. Zu den häufigsten Fällen zählen:
- Notariell beglaubigte Dokumente: eidesstattliche Erklärungen, Vollmachten, beglaubigte Kopien von Reisepässen, Grundstücksurkunden, gesetzliche Erklärungen usw.
- Finanzvereinbarungen: Darlehensverträge, Schuldscheine, Investitions- oder Vertragsvereinbarungen, Sicherungsurkunden, Überweisungsautorisierungen usw.
- Behördliche Formulare: Passanträge, Einwanderungsunterlagen, Anträge auf Sicherheitsfreigaben, Baugenehmigungsanträge usw.
- Immobilien und Hypotheken: Hypothekenurkunden, Kaufverträge, Garantieurkunden, Mietverträge usw.
- Testamente und Treuhandvereinbarungen: einfache Testamente, lebzeitige Treuhandurkunden, Pour-Over-Testamente, Treuhand-Testamente, Vollmachten für Nachlassangelegenheiten usw.
- Familienrechtliche Dokumente: Eheverträge, nacheheliche Vereinbarungen, Einwilligungserklärungen zur Adoption, Vaterschaftserklärungen, Anträge auf Offenlegung usw.
- Medizinische Einwilligungsformulare: Einwilligungen für chirurgische Eingriffe, medizinische Einwilligungen für Kinder, Notfall-Behandlungsvollmachten, medizinische Vollmachten usw.
- Behörden- und Gerichtsdokumente: Gerichtseingaben (Klageschriften, Anträge), offizielle Regierungsverträge, Gerichtsbeschlüsse, archivierte oder strittige Dokumente, die als Beweismittel dienen, usw.
- Bestimmte Verträge nach dem Uniform Commercial Code (UCC): Sicherungsvereinbarungen (UCC-1), Änderungen von Finanzierungserklärungen (UCC-3), Kaufverträge, gewerbliche Mietverträge, Schuldscheine (im Zusammenhang mit besicherten Transaktionen).
Da die Anforderungen variieren können, sollten Sie den Unterzeichnungs- und Einreichungsprozess stets mit der zuständigen Organisation klären.
So fügen Sie eine handschriftliche Signatur in PDF-Dateien ein
Wenn Sie eine handschriftliche Signatur auf PDF benötigen, gibt es mehrere Wege dorthin. Beim Erstellen einer handschriftlichen Signatur für Ihre PDF-Dokumente haben Sie grundsätzlich zwei Optionen: Option 1: Verwenden Sie einen PDF-Editor. Schreiben Sie Ihre Unterschrift zunächst auf Papier, machen Sie ein klares Foto davon und speichern Sie das Bild. Öffnen Sie anschließend einen PDF-Editor wie PDF Guru und platzieren Sie das Bild an der vorgesehenen Stelle. Diesen Vorgang erklären wir im folgenden Abschnitt ausführlicher. Option 2: Ausdrucken, unterschreiben und scannen. Sie können das ausgefüllte PDF ausdrucken, von Hand unterschreiben und die unterzeichnete Kopie wieder auf Ihren Computer einscannen. In manchen Fällen dürfen Sie das Formular vor dem Ausdrucken digital ausfüllen, in anderen muss es vollständig handschriftlich ausgefüllt werden. Klären Sie die Anforderungen immer im Voraus.
Eine handschriftliche Signatur mit PDF Guru hinzufügen?
Wie wäre es, wenn Sie sich den Aufwand mit Ausdrucken und Scannen sparen? Versuchen Sie es mit dem Erstellen einer handschriftlichen Signatur für PDF-Dateien mit PDF Guru. So funktioniert es:
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- 2Wählen Sie im Editor-Menü Sign, klicken Sie auf den Tab Image und anschließend auf Select Image.
- 3Wählen Sie ein gespeichertes Foto Ihrer Unterschrift aus und klicken Sie auf Done.
- 4Ziehen Sie das Bild in das Signaturfeld und passen Sie die Größe an.
- 5Klicken Sie auf Done, um Ihr unterzeichnetes Dokument herunterzuladen.
Falls Sie interessiert sind: Wir haben auch eine vollständige Anleitung dazu, wie Sie ein PDF unterschreiben – elektronisch auf verschiedenen Plattformen und Geräten.
Eine handschriftliche Signatur drucken, unterschreiben und scannen
Das Erstellen einer handschriftlichen Signatur erfolgt hier auf die traditionelle Weise mit Tinte und Papier:
- 1Bereiten Sie das Dokument vor. Falls erlaubt, füllen Sie es vor dem Ausdrucken digital aus. Andernfalls drucken Sie eine leere Version und füllen sie von Hand aus.
- 2Unterzeichnen Sie das Dokument mit einem Stift.
- 3Scannen Sie das unterzeichnete Papier mit einem Scanner oder einer Handy-App ein.
- 4Speichern Sie den Scan als neues PDF mit einem aussagekräftigen Dateinamen.
Wenn Sie fertig sind, haben Sie sowohl eine digitale Kopie für den Empfänger als auch eine physische Kopie für den offiziellen Gebrauch.
Welche Arten von PDF-Signaturen gibt es?
Neben den klassischen handschriftlichen Signaturen mit Tinte, die in diesem Leitfaden behandelt werden, lassen sich PDFs auch auf zwei weitere Arten unterzeichnen: elektronisch und digital. Jede Variante funktioniert etwas anders – sehen wir sie uns genauer an.
Elektronische Signaturen (E-Signaturen)
Eine elektronische Signatur ist jede Signatur, die Sie elektronisch statt mit Stift und Papier erstellen. Dazu gehört das Eintippen Ihres Namens, das Zeichnen Ihrer Unterschrift mit einem Werkzeug wie Pencil oder Markup oder das Einfügen als Bilddatei in das Dokument.
Gemäß den Gesetzen ESIGN, UETA und eIDAS – den wichtigsten Regelwerken in den USA und der EU für eSignaturen – sind diese für übliche Vereinbarungen rechtsverbindlich, sofern alle Beteiligten ihrer Verwendung zustimmen.
Weitere Details finden Sie in unserem ausführlichen Artikel zu elektronischen Signaturen, der erklärt, wie sie funktionieren und wann Sie sie einsetzen sollten.
Digitale Signaturen
Eine digitale Signatur ist eine Form der elektronischen Signatur, allerdings mit deutlich höherer Sicherheit. Sie beruht auf einem digitalen Zertifikat, das von einer vertrauenswürdigen Stelle ausgestellt wird, um die Identität des Unterzeichners zu bestätigen und die Unverändertheit des Inhalts zu garantieren. Aus diesem Grund werden digitale Signaturen häufig in datensensiblen Bereichen wie dem Bankwesen, dem Gesundheitswesen und in Behörden vorgeschrieben.
Häufige Probleme beim Einfügen einer handschriftlichen Signatur in ein PDF
Das Einfügen einer handschriftlichen Signatur in ein PDF mag einfach erscheinen, kann in digitalen Arbeitsabläufen jedoch zu einigen Problemen führen. Die häufigsten Probleme sind:
- Betrugsrisiko. Handschriftliche Unterschriften lassen sich leicht fälschen.
- Unbequemlichkeit. Was, wenn sich beide Parteien nicht am selben Ort befinden und das Dokument gedruckt, unterzeichnet, versendet oder gescannt werden muss? Der Vorgang kann Stunden, wenn nicht sogar Tage dauern.
- Unzuverlässigkeit. Mit einer Papierkopie kann alles passieren. Sie kann verloren gehen, gestohlen oder zerrissen werden – und Sie stehen ohne gültige Version da.
- Hohe Kosten. Handschriftliche Signaturen verursachen zusätzliche Kosten für Papier, Tinte, Drucker, Scanner, Versand und Lagerung.
- Umweltbelastung. Der Papierverbrauch ist verschwenderisch, und Tintenpatronen enthalten Chemikalien sowie Kunststoffe, die häufig auf Mülldeponien landen.
Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihren PDF-Workflow mit PDF Guru
Das Unterzeichnen ist nicht der einzige Schritt bei der Verwaltung von Dokumenten. Mit PDF Guru können Sie Ihre PDFs an einem Ort bearbeiten, zusammenführen, komprimieren und verwalten. Müssen Sie vor oder nach dem Unterzeichnen letzte Anpassungen vornehmen? Öffnen Sie einfach den PDF-Editor und passen Sie Ihre Datei mühelos an. So bewahren Sie die Authentizität Ihres Dokuments und können es zuverlässig an jeden Empfänger weiterleiten.
