Cách thêm chữ ký tay vào PDF: Hướng dẫn

Chữ ký điện tử ngày nay rất phổ biến, nhưng một số tài liệu vẫn yêu cầu chữ ký viết tay để đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý. Vậy làm sao để mang tính xác thực của kiểu ký bằng bút mực trên giấy vào một tệp kỹ thuật số? Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn những cách thực tế nhất để thêm chữ ký tay vào PDF. Trước khi đi vào các bước, hãy cùng tìm hiểu một vài điều cơ bản.

Chữ ký tay trên PDF là gì?

Chữ ký tay là chữ ký bạn viết bằng tay trên giấy. Sau đó, bạn quét hoặc chụp ảnh và chèn nó vào một tài liệu PDF. Đây giống như cách ký truyền thống bằng tay, với chữ ký viết tay được ghi lại và lưu dưới dạng hình ảnh kỹ thuật số. Ngược lại, chữ ký điện tử được tạo và áp dụng hoàn toàn trực tuyến. Những điều cần lưu ý:

Chữ ký tay trong một tệp PDF chỉ đơn giản là hình ảnh của nét chữ viết tay. Nó không bao gồm mã hóa, không giống như chữ ký số.
Nó xuất hiện dưới dạng hình ảnh (ảnh chụp hoặc bản quét), chứ không phải dữ liệu bảo mật được nhúng.
Nhiều tổ chức chấp nhận chữ ký tay trên PDF ở dạng kỹ thuật số, nhưng một số có thể vẫn yêu cầu bản giấy gốc của tài liệu, được ký bằng mực.

Khi nào cần chữ ký mực ướt?

Chữ ký tay truyền thống vẫn được yêu cầu trong một số trường hợp mà quy định pháp lý, mối quan tâm về bảo mật hoặc thông lệ lâu đời khiến nó trở nên cần thiết. Một số trường hợp phổ biến nhất là:

Tài liệu công chứng: bản khai có tuyên thệ, giấy ủy quyền, bản sao công chứng hộ chiếu, chứng thư bất động sản, tuyên bố theo luật định, v.v.
Thỏa thuận tài chính: hợp đồng vay, giấy hẹn nợ, thỏa thuận đầu tư hoặc hợp đồng, chứng thư bảo đảm, ủy quyền chuyển khoản điện tử, v.v.
Biểu mẫu chính phủ: đơn xin hộ chiếu, hồ sơ nhập cư, đơn xin cấp phép an ninh, đơn xin giấy phép xây dựng, v.v.
Bất động sản và thế chấp: chứng thư thế chấp, hợp đồng mua bán, chứng thư bảo đảm, hợp đồng thuê, v.v.
Di chúc và ủy thác: di chúc cơ bản, tài liệu ủy thác sống, di chúc kèm ủy thác, di chúc lập ủy thác di sản, ủy quyền tài sản, v.v.
Tài liệu luật gia đình: thỏa thuận tiền hôn nhân, thỏa thuận sau hôn nhân, mẫu đồng ý nhận con nuôi, bản khai quan hệ cha mẹ, đơn yêu cầu công khai, v.v.
Mẫu đồng ý y tế: mẫu đồng ý phẫu thuật, mẫu đồng ý y tế cho trẻ em, mẫu ủy quyền y tế khẩn cấp, ủy quyền y tế, v.v.
Tài liệu chính phủ và tòa án: hồ sơ tòa án (đơn kiện, yêu cầu), hợp đồng chính phủ chính thức, lệnh của tòa án, tài liệu lưu trữ hoặc tranh chấp được dùng làm bằng chứng, v.v.
Một số hợp đồng theo Bộ luật Thương mại Thống nhất (UCC): thỏa thuận bảo đảm (UCC-1), sửa đổi tuyên bố tài chính (UCC-3), hợp đồng mua bán, hợp đồng thuê thương mại, giấy hẹn nợ (liên quan đến giao dịch có bảo đảm).

Vì yêu cầu có thể khác nhau, hãy luôn xác nhận quy trình ký và nộp với tổ chức mà bạn đang làm việc.

Cách thêm chữ ký tay vào tệp PDF

Nếu bạn cần dùng chữ ký tay trên PDF, có nhiều cách để thực hiện: Cách 1: Dùng trình chỉnh sửa PDF. Đầu tiên, viết chữ ký của bạn lên giấy, chụp một bức ảnh rõ nét và lưu hình ảnh đó. Tiếp theo, mở một trình chỉnh sửa PDF như PDF Guru và đặt hình ảnh vào vị trí phù hợp. Chúng tôi sẽ giải thích quy trình này chi tiết hơn ở phần tiếp theo. Cách 2: In, ký và quét. Bạn có thể in tệp PDF đã điền, ký bằng tay và quét bản đã ký trở lại vào máy tính. Trong một số trường hợp, bạn có thể điền biểu mẫu kỹ thuật số trước khi in, nhưng ở những trường hợp khác, tài liệu phải được hoàn thành hoàn toàn bằng tay. Luôn xác nhận yêu cầu trước.

Thêm chữ ký tay bằng PDF Guru?

Thêm chữ ký tay bằng PDF Guru

Bạn có muốn bỏ qua rắc rối in và quét không? Hãy thử tạo chữ ký tay cho các tệp PDF bằng PDF Guru. Cách làm như sau:

1
Truy cập công cụ Ký PDF và tải tệp của bạn lên.
2
Trong menu trình chỉnh sửa, chọn Sign, nhấp vào tab Image, sau đó chọn Select Image.
3
Chọn một ảnh đã lưu của chữ ký và nhấp Done.
4
Kéo hình ảnh vào ô chữ ký và điều chỉnh kích thước.
5
Nhấp Done để tải xuống tài liệu đã ký của bạn.

Nếu bạn quan tâm, chúng tôi cũng có hướng dẫn đầy đủ về cách ký PDF điện tử trên nhiều nền tảng và thiết bị.

In, ký và quét chữ ký tay

Đây là cách truyền thống để thêm chữ ký tay vào tệp của bạn bằng mực:

1
Chuẩn bị tài liệu. Nếu được phép, hãy hoàn thành nó kỹ thuật số trước khi in. Nếu không, in một bản trống để điền bằng tay.
2
Ký tài liệu bằng bút.
3
Quét tờ giấy đã ký bằng máy quét hoặc ứng dụng điện thoại.
4
Lưu bản quét dưới dạng một tệp PDF mới với tên tệp rõ ràng.

Khi hoàn tất, bạn sẽ có cả bản sao kỹ thuật số sẵn sàng để gửi và bản in vật lý dùng cho mục đích chính thức.

Các loại chữ ký PDF là gì?

Ngoài chữ ký mực ướt tiêu chuẩn được đề cập trong hướng dẫn này, PDF cũng có thể được ký theo hai cách khác: bằng điện tử và bằng số. Mỗi cách hoạt động hơi khác nhau, vì vậy hãy cùng phân tích chi tiết.

Chữ ký điện tử (e-signature)

Chữ ký điện tử là bất kỳ chữ ký nào bạn tạo ra bằng phương tiện điện tử thay vì bằng bút và giấy. Điều đó bao gồm việc gõ tên của bạn, vẽ chữ ký bằng công cụ như Pencil hoặc Markup, hoặc chèn nó dưới dạng tệp hình ảnh vào tài liệu.

Theo ESIGN, UETA và eIDAS — những luật chính tại Mỹ và EU quản lý chữ ký điện tử — chúng có giá trị pháp lý ràng buộc cho các thỏa thuận thông thường, miễn là tất cả các bên liên quan đồng ý sử dụng.

Để biết thêm chi tiết, bạn có thể đọc bài viết chuyên sâu của chúng tôi về chữ ký điện tử, giải thích cách chúng hoạt động và khi nào nên dùng.

Chữ ký số

Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử, nhưng có tính bảo mật mạnh hơn nhiều. Nó dựa vào một chứng chỉ số do một cơ quan có thẩm quyền tin cậy cấp để xác nhận danh tính của người ký và đảm bảo rằng nội dung không bị thay đổi. Vì lý do này, chữ ký số thường được yêu cầu trong các lĩnh vực nhạy cảm về dữ liệu như ngân hàng, y tế và chính phủ.

Các vấn đề thường gặp khi thêm chữ ký tay vào PDF

Việc thêm chữ ký tay có vẻ dễ dàng, nhưng có thể dẫn đến một vài vấn đề trong quy trình làm việc kỹ thuật số. Các vấn đề phổ biến nhất bao gồm:

Rủi ro gian lận. Chữ ký viết tay có thể dễ dàng bị giả mạo, ảnh hưởng đến tính xác thực.
Bất tiện. Nếu hai bên không ở cùng một nơi và tài liệu phải được in, ký, gửi qua bưu điện hoặc quét thì sao? Quá trình có thể mất hàng giờ, nếu không muốn nói là nhiều ngày, trước khi đến tay người nhận.
Không đáng tin cậy. Bất cứ điều gì cũng có thể xảy ra với một bản giấy. Nó có thể bị mất, bị đánh cắp, bị rách, v.v., khiến bạn không có phiên bản hợp lệ.
Chi phí cao. Chữ ký tay kéo theo chi phí bổ sung cho giấy, mực, máy in, máy quét, bưu chính và lưu trữ.
Tác động môi trường. Việc sử dụng giấy gây lãng phí, và hộp mực chứa hóa chất và nhựa thường kết thúc ở bãi rác.

Kiểm soát quy trình PDF của bạn với PDF Guru

Ký không phải là bước duy nhất trong việc quản lý tài liệu. Với PDF Guru, bạn có thể chỉnh sửa, ghép, nén và quản lý các tệp PDF của mình ở cùng một nơi. Cần thực hiện các chỉnh sửa cuối cùng trước hoặc sau khi ký? Chỉ cần mở trình chỉnh sửa PDF và điều chỉnh tệp của bạn một cách dễ dàng.

Cách thêm chữ ký tay vào một tệp PDF?