Τα τελευταία χρόνια, η υιοθέτηση των ηλεκτρονικών υπογραφών έχει αυξηθεί σημαντικά, εν μέρει λόγω της πανδημίας και της αυξανόμενης στροφής προς την απομακρυσμένη εργασία.
Αλλά είναι ακόμα μια πρόκληση να υπογράψει κανείς ένα έγγραφο ηλεκτρονικά, καθώς οι άνθρωποι συχνά δυσκολεύονται να επιλέξουν τα σωστά εργαλεία. Ίσως να μην κατανοούν όλες τις νομικές συνέπειες των ηλεκτρονικών υπογραφών ή να αισθάνονται καταβεβλημένοι από τις διάφορες επιλογές. Χρειάζεται να σχεδιάσετε την υπογραφή σας, να πληκτρολογήσετε το όνομά σας ή να ανεβάσετε μια σάρωση της χειρόγραφης υπογραφής σας; Είναι όλα πολύ μπερδεμένα.
Έτσι, σε αυτό το άρθρο, θα εξερευνήσουμε την έννοια των ηλεκτρονικών υπογραφών, θα περιγράψουμε τα οφέλη τους και θα παρέχουμε οδηγίες για το πώς να προσθέσετε υπογραφή σε PDF έγγραφα χρησιμοποιώντας το εργαλείο μας, PDF Guru.
Ηλεκτρονική υπογραφή εγγράφων: Πώς λειτουργεί;
Μια ηλεκτρονική υπογραφή, όπως και η χειρόγραφη εκδοχή της, χρησιμεύει για να επαληθεύσει την ταυτότητα ενός ατόμου και τη συγκατάθεσή του για το περιεχόμενο ενός ηλεκτρονικού εγγράφου. Προσφέρει έναν εύκολο τρόπο για να υπογράφετε έγγραφα online σε δευτερόλεπτα, εξαλείφοντας την ανάγκη για αυτοπρόσωπες συναντήσεις, εκτύπωση ή ταχυδρομείο.
Χρησιμοποιούνται συχνά για μη ευαίσθητα έγγρ αφα όπως συμβάσεις και αναφορές, οι ηλεκτρονικές υπογραφές απλοποιούν σημαντικά τη διαχείριση εγγράφων. Ενώ μπορεί να προκύψουν ανησυχίες σχετικά με την εμπιστευτικότητα, μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι θα καλύψουμε επίσης πώς να χειριστείτε αυτά τα ζητήματα.
Τύποι ηλεκτρονικών υπογραφών
Υπάρχουν τρεις τύποι ηλεκτρονικών υπογραφών, κάθε μία καθορισμένη από το επίπεδο ασφάλειας της.
Απλή ηλεκτρονική υπογραφή (SES)
- βασικό επίπεδο ασφάλειας
- δεν απαιτεί ψηφιακή επαλήθευση
- καλύτερα χρησιμοποιούμενη για έγγραφα με χαμηλούς νομικούς κινδύνους για να απλοποιήσει τις διαδικασίες
Προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή (AES)
- μέτριο επίπεδο ασφάλειας
- ιδιαίτερα χρήσιμη για την επιβεβαίωση της ταυτότητας χωρίς την ανάγκη πλήρων νομικών εγγυήσεων
- Η Αρχή Πιστοποίησης (CA) εκδίδει πιστοποιητικά για να πιστοποιήσει την AES
Πιστοποιημένη ηλεκτρονική υπογραφή (QES)
- το υψηλότερο επίπεδο ασφάλειας
- χρησιμοποιεί κρυπτογραφικές κάρτες με ψηφιακό πιστοποιητικό
- δημιουργείται από μια συσκευή δημιουργίας πιστοποιημένης ηλεκτρονικής υπογραφής
- βασίζεται σε ένα πιστοποιητικό πιστοποιημένης ηλεκτρονικής υπογραφής
Γιατί θα πρέπει να εγκαταλείψετε τις υγρές υπογραφές υπέρ των ηλεκτρονικών
Μπορεί να θέλετε να υπογράψετε ένα αρχείο PDF χρησιμοποιώντας την e-Signature για αρκετούς λόγους.
Ευκολία. Υπάρχουν πολλές ενσωματωμένες εφαρμογές, διαδικτυακές υπηρεσίες και εξειδικευμένο λογισμικό που σας επιτρέπουν να δημιουργήσετε υπογραφές PDF σε Windows ή Mac, iPhone ή iPad, και σχεδόν οποιαδήποτε άλλη συσκευή. Αυτή η λειτουργικότητα ενισχύει την επιχειρησιακή αποδοτικότητα και μειώνει τους χρόνους αναμονής.
Μείωση κόστους. Οι οργανισμοί μπορούν να μειώσουν σημαντικά τα έξοδα που σχετίζονται με την εκτύπωση. Αυτό περιλαμβάνει τη μειωμένη ανάγκη για είδη γραφείου, όπως χαρτί και μελάνι, και χαμηλότερες δαπάνες για εκτυπωτικές συσκευές, όπως εκτυπωτές και σαρωτές.
Οργάνωση. Το λογισμικό e-Signature διευκολύνει μια πιο ομαλή διαδικασία αποθήκευσης, οργάνωσης και ανάκτησης των αρχείων σας.
Ασφάλεια. Οι προηγμένες ηλεκτρονικές υπογραφές παρέχουν ένα επιπλέον επίπεδο ασφάλειας μέσω προηγμένων διαδικασιών κρυπτογράφησης και αποκρυπτογράφησης. Προσφέρουν επίσης ένα μη αναστρέψιμο ίχνος ελέγχου που καταγράφει όλες τις τροποποιήσεις εγγράφων, καθιστώντας την πλαστογραφία και τις μη εξουσιοδο τημένες αλλαγές εξαιρετικά απίθανες.
Υιοθέτηση βιωσιμότητας. Έχουμε ήδη συζητήσει τα οφέλη εξοικονόμησης κόστους από την απουσία χαρτιού, αλλά είναι κρίσιμο να τονίσουμε και την περιβαλλοντική πτυχή. Καθώς οι επιχειρήσεις προχωρούν σε πιο πράσινες πρακτικές, η υιοθέτηση μιας λύσης e-Signature μπορεί να συμβάλει σημαντικά στο ταξίδι σας προς τη δημιουργία ενός φιλικού προς το περιβάλλον, περιβαλλοντικά συνειδητού γραφείου.
Αν θέλετε να βιώσετε όλα αυτά τα οφέλη, δοκιμάστε το εργαλείο PDF μας τώρα. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε μια ηλεκτρονική υπογραφή σε κυριολεκτικά δευτερόλεπτα.
Διαφορά μεταξύ ηλεκτρονικών και ψηφιακών υπογραφών
Μια ηλεκτρονική υπογραφή αντιπροσωπεύει τη συγκατάθεση ή την έγκριση, περιλαμβάνοντας διάφορες μορφές όπως ημερομηνίες, ονόματα, εικόνες υπογραφών κ.λπ. Ωστόσο, στερούνται εγγενών αποδείξεων ταυτότητας.
Οι ψηφιακές υπογραφές χρησιμοποιούν τεχνολογία PKI (Public Key Infrastructure) και προηγμένη κρυπτογράφηση για να πιστοποιήσουν τις ταυτότητες των υπογραφόντων. Αυτό διασφαλίζει ότι η ακεραιότητα και η αυθεντικότητα των υπογεγραμμένων εγγράφων διατηρούνται.
Είναι οι ηλεκτρονικές υπογραφές νομικά δεσμευτικές;
Οι ηλεκτρονικές υπογραφές θεωρούνται νομικά δεσμευτικές σύμφωνα με τον Νόμο ESIGN και τον Νόμο για τις Ομοιόμορφες Ηλεκτρονικές Συναλλαγές στις Ηνωμένες Πολιτείες, και στην ΕΕ — σύμφωνα με τον κανονισμό για την ηλεκτρονική ταυτοποίηση και τις υπηρεσίες εμπιστοσύνης (eIDAS). Αυτοί οι κανονισμοί καθορίζουν κριτήρια για τη συγκατάθεση και την πιστοποίηση, διασφαλίζοντας ότι όταν υπογράφετε ηλεκτρονικά αρχεία PDF, η υπογραφή σας έχει την ίδια νομική βαρύτητα με τις χειρόγραφες.
Πώς χρησιμοποιούνται οι ηλεκτρονικές υπογραφές σε διάφορους κλάδους;
Η εκτύπωση εγγράφων κάθε φορά που λαμβάνετε ένα αίτημα υπογραφής είναι χρονοβόρα και κοστοβόρα. Αντίθετα, μια e-Signature σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε ολόκληρη τη ροή εργασίας σας ψηφιακά και προσφέρει μεγαλύτερη ασφάλεια από τις φυσικές υπογραφές. Γι' αυτό οι περισσότερες βιομηχανίες έχουν ήδη στραφεί μακριά από τις χειρό γραφες υπογραφές. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα ψηφιακών εγγράφων που συνήθως υπογράφονται ηλεκτρονικά:
Ακίνητα: συμφωνίες ενοικίασης και εγγυητικών καταθέσεων, συμβάσεις ιδιωτικών πωλήσεων, κ.λπ.
Ανθρώπινοι πόροι: συμβάσεις εργασίας, συμφωνίες προστασίας δεδομένων, αναγνώριση πολιτικών, κ.λπ.
Πωλήσεις: προτάσεις, έντυπα παραγγελιών, κοινοπραξίες, κ.λπ.
Λιανική: παραγγελίες αγοράς, τιμολόγια, συμφωνίες προμηθευτών, κ.λπ.
Ασφαλιστές: τεκμηρίωση πολιτικής, έντυπα λογαριασμών, εντολές SEPA, κ.λπ.
4 τρόποι υπογραφής ηλεκτρονικών εγγράφων
Με την υπηρεσία e-Signature του PDF Guru, έχετε πολλούς τρόπους να δημιουργήσετε την ηλεκτρονική σας υπογραφή, είτε είναι σχεδιασμένη, πληκτρολογημένη, ανεβασμένη ως εικόνα, είτε ένα απλό πλαίσιο ελέγχου.
- 1
- Σχεδιάστε την υπογραφή σας: Αυτή η μέθοδος αναπαράγει την παραδοσιακή εμπειρία υπογραφής με στυλό και χαρτί. Μπορείτε να δημιουργήσετε την υπογραφή σας με το δάχτυλό σας, ένα στυλό ή ένα ποντίκι υπολογιστή.
- 2
- Πληκτρολογήστε την υπογραφή σας: Αυτή η μέθοδος σας επιτρέπει να εισαγάγετε το όνομά σας/τα αρχικά σας/ημερομηνία με μόλις μερικά πλήκτρα, είτε είναι το όνομά σας είτε απλά ένα πλαίσιο κειμένου που λέει "Συμφωνώ." Με το PDF Guru, μπορείτε ακόμη και να επιλέξετε γραμματοσειρά και χρώμα.
- 3
- Ανεβάστε μια εικόνα της υγρής υπογραφής σας: Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να εισαγάγετε την εικόνα και να την τοποθετήσετε στο κατάλληλο πεδίο υπογραφής.
- 4
- Ελέγξτε το πλαίσιο. Αυτή η μέθοδος μπορεί μερικές φορές να χρησιμοποιηθεί ως εναλλακτική για μια γρήγορη αναγνώριση ή συναίνεση. Ωστόσο, είναι κατάλληλη μόνο αν η διαδικασία υπογραφής που έχει καθοριστεί για το έγγραφο δηλώνει ρητά ότι η σήμανση σας πρέπει να θεωρείται ισοδύναμη με μια υπογραφή.
Πώς να υπογράψετε αρχεία PDF με την υπηρεσία e-Signature του PDF Guru;
Αναρωτιέστε πώς να υπογράψετε PDF online; Δεν ήταν ποτέ πιο εύκολο.
- 1
- Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο PDF Guru και επιλέξτε το εργαλείο Sign PDF.
- 2
- Ανεβάστε ή σύρετε και αποθέστε το αρχείο σας στην καθορισμένη περιοχή.
- 3
- Περιμένετε να φορτωθεί το έγγραφό σας στον επεξεργαστή μας.
- 4
Από εδώ και πέρα, πρέπει να επιλέξετε αν θέλετε να Draw Signature, Type, ή να ανεβάσετε την υπογραφή σας ως Image. Επιλέξτε την κατάλληλη καρτέλα στο αναδυόμενο παράθυρο.
- Draw Signature
- Προσαρμόστε την υπογραφή σας και ξεκινήστε να σχεδιάζετε.
- Type
- Επιλέξτε μια προσαρμοσμένη γραμματοσειρά και πληκτρολογήστε το προτιμώμενο κείμενο στην ενότητα Type Here.
- Image
- Κάντε κλικ στο Select Image File και κάντε την επιλογή σας.
- 5
Στη συνέχεια, πατήστε Create and Use και τοποθετήστε την υπογραφή σας όπου χρειάζεται.
Μερικές φορές, το έγγραφο μπ ορεί να είναι μορφοποιημένο ως ηλεκτρονική φόρμα με checkboxes που είναι έτοιμα για εσάς να συμπληρώσετε. Ανάλογα με τις συνθήκες, απλώς κάνοντας κλικ στο κουτάκι θα δημιουργηθεί ένα σημάδι ελέγχου, και αυτό μπορεί να είναι το μόνο που χρειάζεστε για να υπογράψετε το έγγραφο. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για γρήγορες συναινέσεις ή συμφωνίες.
Για άλλες περιπτώσεις, όταν το κλικ στο checkbox δεν έχει αποτέλεσμα, μπορείτε να βρείτε το εργαλείο Check στο μενού του επεξεργαστή μας και να τοποθετήσετε το σημάδι εκεί που πρέπει.
- 1
- Τέλος, όταν τελειώσετε με την επεξεργασία και την υπογραφή του αρχείου σας, πηγαίνετε στο Done και επιλέξτε τη preferred μορφή για λήψη.
Αν χρειάζεστε περισσότερα εργαλεία για να εργαστείτε αποτελεσματικά με τα έγγραφά σας, το PDF Guru έχει πολλά να προσφέρει. Επεξεργαστείτε, συγχωνεύστε, συμπιέστε και μετατρέψτε τα αρχεία σας σε ελάχιστα δευτερόλεπτα.
Πώς να αφαιρέσετε μια υπογραφή από PDF;
- 1
- Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο PDF Guru και βρείτε το εργαλείο Υπογραφή PDF.
- 2
- Ανεβάστε ή σύρετε & αποθέστε το έγγραφό σας στην καθορισμένη περιοχή.
- 3
- Επιλέξτε Επεξερ γασία Αντικειμένου από τη γραμμή εργαλείων και πατήστε Όλα.
- 4
- Κάντε κλικ στην υπογραφή σας και Διαγράψτε.
- 5
- Πηγαίνετε στο Έγινε και επιλέξτε τη προτιμώμενη μορφή για λήψη.
Τελικά, οι ηλεκτρονικές υπογραφές μεταμορφώνουν την διαχείριση εγγράφων συνδυάζοντας την αποδοτικότητα κόστους, την ασφάλεια και την οικολογική φιλικότητα με την ευκολία της ψηφιακής τεχνολογίας. Η ευρεία εφαρμογή τους σε διάφορες βιομηχανίες υπογραμμίζει τον ρόλο τους στον εκσυγχρονισμό των επιχειρηματικών διαδικασιών.
Εδώ, στο PDF Guru, είμαστε πάντα έτοιμοι να δράσουμε, είτε πρόκειται για αναβάθμιση μιας δυνατότητας είτε για τη δημιουργία μιας νέας.