Τι είναι η ηλεκτρονική υπογραφή; Οδηγός

Η ηλεκτρονική υπογραφή είναι ένας νομικά δεσμευτικός τρόπος να δηλώσετε τη συγκατάθεσή σας στους όρους ενός ψηφιακού εγγράφου, ακριβώς όπως όταν υπογράφετε το όνομά σας σε χαρτί. Μπορεί επίσης να συναντήσετε τον όρο σε συντομευμένη μορφή ως e-signature ή e-sign.

Σε αυτόν τον οδηγό, καλύπτουμε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για τις ηλεκτρονικές υπογραφές: πώς λειτουργούν, τους τύπους τους, τις νομικές πτυχές, τις συνήθεις περιπτώσεις χρήσης, καθώς και πώς μπορείτε να υπογράφετε PDF διαδικτυακά.

Πώς λειτουργούν οι ηλεκτρονικές υπογραφές στις ηλεκτρονικές συναλλαγές;

Οι ηλεκτρονικές υπογραφές αποτυπώνουν την πρόθεσή σας να υπογράψετε ένα συγκεκριμένο αρχείο πληκτρολογώντας το όνομά σας, σχεδιάζοντας ένα σημάδι ή κάνοντας κλικ στο «Συμφωνώ». Δημιουργούν επίσης μια διαδρομή ελέγχου, καταγράφοντας λεπτομέρειες όπως την ταυτότητα του υπογράφοντος, τη χρονική στιγμή που εφαρμόστηκε κάθε υπογραφή και τα βήματα ελέγχου ταυτότητας. Ορισμένα εργαλεία ηλεκτρονικής υπογραφής χρησιμοποιούν ακόμη και κρυπτογραφικές μεθόδους για να εντοπίσουν αλλαγές που έγιναν μετά την υπογραφή. Εάν το έγγραφό σας περιλαμβάνει πεδία φόρμας, μπορείτε να συμπληρώσετε PDF διαδικτυακά πριν την υπογραφή.

Ως αποτέλεσμα, μπορείτε να στέλνετε, να υπογράφετε και να αρχειοθετείτε ηλεκτρονικά έγγραφα με γρήγορο και ασφαλή τρόπο, χωρίς εκτυπώσεις, χειροκίνητες υποβολές ή επιπλέον συναντήσεις. Ωστόσο, εάν αναρωτιέστε πώς να υπογράψετε συμβάσεις ηλεκτρονικά, η σωστή προσέγγιση εξαρτάται από το επίπεδο κινδύνου του εγγράφου, καθώς δεν λειτουργούν όλες οι ηλεκτρονικές υπογραφές με τον ίδιο τρόπο. Στην επόμενη ενότητα, θα αναλύσουμε τους τρεις τύπους και πότε να χρησιμοποιείτε τον καθένα.

Διαφορετικοί τύποι υπογραφών SES, AES, QES

Ποιοι είναι οι διαφορετικοί τύποι ηλεκτρονικών υπογραφών;

Οι ηλεκτρονικές υπογραφές διακρίνονται σε τρεις τύπους: SES, AES και QES. Κάθε τύπος προσθέτει ένα ισχυρότερο επίπεδο ασφάλειας και διασφάλισης, ξεκινώντας από τη βασική απόδειξη της πρόθεσής σας και φτάνοντας μέχρι την επαλήθευση μέσω ψηφιακού πιστοποιητικού και την προστασία από αλλοιώσεις για ευαίσθητα έγγραφα. Σε συνδυασμό με τα κατάλληλα χαρακτηριστικά ηλεκτρονικής υπογραφής (π.χ. ελέγχους ταυτότητας, χρονοσημάνσεις), μπορείτε να επιλέξετε την κατάλληλη μέθοδο ανάλογα με το πόσο ευαίσθητο είναι το έγγραφό σας.

Απλή ηλεκτρονική υπογραφή (SES)
Ασφάλεια: Βασική.
Επαλήθευση: Δεν χρησιμοποιεί ψηφιακά πιστοποιητικά. Η ταυτότητα του υπογράφοντος επαληθεύεται συνήθως μέσω συμφραζομένων, διαδρομής ελέγχου ή άλλων ηλεκτρονικών αρχείων.
Πώς λειτουργεί: Πληκτρολογείτε το όνομά σας, σχεδιάζετε την υπογραφή σας, επιλέγετε ένα πλαίσιο ή μεταφορτώνετε μια εικόνα της χειρόγραφης υπογραφής σας.
Ιδανική για: Έγγραφα χαμηλού κινδύνου και εσωτερικές εγκρίσεις, ώστε να επιταχύνετε εργασίες ρουτίνας.
Προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή (AES)
Ασφάλεια: Μεσαία.
Επαλήθευση: Επιβεβαιώνει την ταυτότητα του υπογράφοντος και μπορεί να εντοπίσει τυχόν αλλαγές στο έγγραφο μετά την υπογραφή. Συχνά χρησιμοποιεί ένα ψηφιακό πιστοποιητικό για να συνδέσει την υπογραφή με την ταυτότητα του υπογράφοντος.
Πώς λειτουργεί: Συχνά χρησιμοποιεί ηλεκτρονικά κλειδιά ή πιστοποιητικά που εκδίδονται από αξιόπιστη αρχή πιστοποίησης, επιτρέποντας την ανίχνευση παραποίησης και την αξιόπιστη ταυτοποίηση του υπογράφοντος.
- Ιδανική για: Συμβάσεις πωλήσεων, συμφωνίες πελατών και αρχεία που χρειάζονται ισχυρότερη απόδειξη ταυτότητας.
Αναγνωρισμένη ηλεκτρονική υπογραφή (QES)
Ασφάλεια: Υψηλότερη.
Επαλήθευση: Χρησιμοποιεί ένα αναγνωρισμένο ψηφιακό πιστοποιητικό που εκδίδεται από διαπιστευμένο πάροχο. Η υπογραφή δημιουργείται με χρήση μιας διάταξης δημιουργίας αναγνωρισμένης ηλεκτρονικής υπογραφής (όπως έξυπνη κάρτα, διακριτικό USB ή ασφαλής απομακρυσμένη υπηρεσία).
Πώς λειτουργεί: Δημιουργείται με εξειδικευμένο υλικό ή ασφαλείς λύσεις cloud, πληρώντας αυστηρά νομικά πρότυπα. Σε πολλές χώρες (συμπεριλαμβανομένης της Ευρωπαϊκής Ένωσης), έχει την ίδια νομική ισχύ με μια χειρόγραφη υπογραφή.
Ιδανική για: Ιδιαίτερα σημαντικά ή ρυθμιζόμενα έγγραφα, όπως οικονομικά αρχεία, ιατρικούς φακέλους ή κυβερνητικά έγγραφα.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ηλεκτρονικής και ψηφιακής υπογραφής;

ψηφιακή υπογραφή έναντι ηλεκτρονικής υπογραφής

Η ηλεκτρονική υπογραφή είναι ένας ευρύς, γενικός όρος για κάθε ηλεκτρονική διαδικασία που δείχνει τη συμφωνία του υπογράφοντος (συμπεριλαμβανομένης της πληκτρολόγησης του ονόματος ή του σχεδιασμού ενός σημείου). Η ψηφιακή υπογραφή είναι ένα υποσύνολο των ηλεκτρονικών υπογραφών που χρησιμοποιεί κρυπτογραφία δημόσιου κλειδιού και ένα ψηφιακό πιστοποιητικό Public Key Infrastructure (PKI) για την επαλήθευση του υπογράφοντος και ώστε οποιεσδήποτε μεταγενέστερες αλλαγές να καθίστανται ανιχνεύσιμες.

Πολλοί προμηθευτές και άρθρα χρησιμοποιούν αυτούς τους όρους ως συνώνυμα, γεγονός που προκαλεί σύγχυση, αφού η ψηφιακή υπογραφή είναι μόνο ένας τύπος ηλεκτρονικής υπογραφής.

Με λίγα λόγια, όλες οι ψηφιακές υπογραφές είναι ηλεκτρονικές, αλλά δεν είναι όλες οι ηλεκτρονικές υπογραφές ψηφιακές (βασισμένες σε πιστοποιητικό).

Κατηγορία	Ηλεκτρονικές Υπογραφές	Ψηφιακές Υπογραφές
Τύποι ηλεκτρονικών υπογραφών	SES (Απλή), AES (Προηγμένη), QES (Αναγνωρισμένη).	AES (Προηγμένη), QES (Αναγνωρισμένη)· πάντα βασισμένες σε πιστοποιητικό.
Παραδείγματα	Πληκτρολόγηση ονόματος· σχεδιασμός υπογραφής· κλικ στο «Συμφωνώ»· μεταφόρτωση σαρωμένης χειρόγραφης υπογραφής· ψηφιακή υπογραφή με πιστοποιητικό.	Υπογραφή με επαληθευμένο ψηφιακό πιστοποιητικό (eID/PKI)· χρήση έξυπνης κάρτας, διακριτικού USB ή ασφαλούς υπηρεσίας απομακρυσμένης υπογραφής· ορατή ένδειξη «Ψηφιακά υπογεγραμμένο από…».
Ασφάλεια	Κυμαίνεται από βασική (δείχνει απλώς ότι συμφωνήσατε) έως ισχυρή (αποδεικνύει ποιος υπέγραψε και κλειδώνει το έγγραφο μετά την υπογραφή).	Πάντα ισχυρή· αποδεικνύει ποιος υπέγραψε και προστατεύει από αλλαγές ή παραποιήσεις.
Νομιμότητα	Συνήθως έγκυρες αν μπορείτε να αποδείξετε ότι συμφωνήσατε. Για σημαντικά/ρυθμιζόμενα έγγραφα, προτιμώνται ειδικές υπογραφές βασισμένες σε πιστοποιητικό.	Αναγνωρίζονται παγκοσμίως για σημαντικές, ευαίσθητες ή ρυθμιζόμενες συναλλαγές (όπως τραπεζικές ή κυβερνητικές).

Είναι οι ηλεκτρονικές υπογραφές νομικά δεσμευτικές;

Ναι, οι ηλεκτρονικές υπογραφές είναι νομικά δεσμευτικές στις περισσότερες χώρες. Στις Η.Π.Α., αναγνωρίζονται βάσει του νόμου Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) και του Uniform Electronic Transactions Act (UETA), ενώ στην Ευρωπαϊκή Ένωση διέπονται από τον Κανονισμό eIDAS, που αφορά την ηλεκτρονική ταυτοποίηση και τις υπηρεσίες εμπιστοσύνης. Πολλές χώρες εκεί εκδίδουν ηλεκτρονικές ταυτότητες (eID) που χρησιμοποιούν οι πολίτες για να αποκτήσουν πρόσβαση σε αξιόπιστες υπηρεσίες ή να λάβουν ψηφιακά πιστοποιητικά για AES/QES μέσω ενός παρόχου υπηρεσιών εμπιστοσύνης.

Οι νόμοι αυτοί δίνουν στις ηλεκτρονικές υπογραφές την ίδια νομική ισχύ με τις χειρόγραφες, όταν αυτές δείχνουν πρόθεση, επαληθεύουν την ταυτότητα και πληρούν βασικά πρότυπα ασφάλειας. Παρ' όλα αυτά, ορισμένα νομικά έγγραφα, όπως διαθήκες, καταπιστεύματα και ορισμένες δικαστικές υποβολές, ενδέχεται να εξακολουθούν να απαιτούν φυσικές υπογραφές.

Ποια είναι τα οφέλη των ηλεκτρονικών υπογραφών έναντι των χειρόγραφων;

Οι ηλεκτρονικές υπογραφές είναι ταχύτερες, φθηνότερες, πιο εύκολες στην παρακολούθηση και συχνά ασφαλέστερες από τις χειρόγραφες. Ας δούμε τα βασικά οφέλη:

Εξοικονόμηση χρόνου: Μπορείτε να υπογράφετε και να στέλνετε έγγραφα σε λεπτά, αντί να περιμένετε ημέρες.
Εξυπνότερες ροές εργασίας: Ψηφιακά αρχεία και οργανωμένα δεδομένα που απλοποιούν τη διαχείριση εγγράφων.
Μεγαλύτερη παραγωγικότητα: Η αυτοματοποίηση της διαδικασίας υπογραφής σάς δίνει περισσότερο χρόνο να εστιάσετε σε πραγματική εργασία, όχι σε γραφειοκρατία.
Μείωση κόστους: Εξοικονομείτε χρήματα από χαρτί, μελάνι, εκτυπωτές και αποθήκευση — και μειώνετε τα έξοδα αποστολής.
Νομική αναγνώριση: Οι περισσότερες χώρες αναγνωρίζουν τις ηλεκτρονικές υπογραφές ως νομικά δεσμευτικές, ακριβώς όπως τις παραδοσιακές χειρόγραφες.
Πρόσβαση σε υπολογιστή και κινητό: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το τηλέφωνο, τον φορητό υπολογιστή ή το tablet σας για να υπογράφετε και να στέλνετε έγγραφα από οπουδήποτε.
Περιβαλλοντικό αποτύπωμα: Η μετάβαση σε χαρτί μηδέν συμβάλλει στη μείωση των απορριμμάτων.

Σε τι χρησιμοποιούνται οι ηλεκτρονικές υπογραφές;

Οι ηλεκτρονικές υπογραφές χρησιμοποιούνται συχνά για να υπογράφονται συμφωνίες, φόρμες PDF και εγκρίσεις σε διάφορους κλάδους. Αντικαθιστούν τις υπογραφές με χαρτί και μελάνι για όλους τους παραπάνω λόγους, και τα τελευταία χρόνια η υιοθέτησή τους έχει αυξηθεί καθώς όλο και περισσότερες ομάδες έχουν μεταβεί σε εξ αποστάσεως εργασία. Κατά τη διάρκεια της πανδημίας COVID-19, το ενδιαφέρον για λογισμικό ηλεκτρονικής υπογραφής εκτοξεύτηκε κατά 511% τον Απρίλιο του 2020 (IDC). Σήμερα, οι ηλεκτρονικές υπογραφές έχουν γίνει πρότυπο για ασφαλείς ηλεκτρονικές συναλλαγές σε όλη την ΕΕ και αποτελούν ουσιαστικό μέρος των σύγχρονων ψηφιακών και απομακρυσμένων επιχειρηματικών διαδικασιών (Ευρωπαϊκή Επιτροπή).

Περιπτώσεις χρήσης: Πώς χρησιμοποιούνται οι ηλεκτρονικές υπογραφές σε διάφορους κλάδους;

Εδώ θα βρείτε πρακτικά, πραγματικά παραδείγματα από συνηθισμένους κλάδους που δείχνουν πώς οι ηλεκτρονικές υπογραφές μειώνουν τις καθυστερήσεις, περιορίζουν τις μεταβιβάσεις και κρατούν τη δουλειά σε ροή. Εάν επιλέγετε ηλεκτρονική υπογραφή για επιχειρήσεις, αυτά τα σενάρια αναδεικνύουν πού προσφέρει την πιο ξεκάθαρη αξία:

Ακίνητα

Ένας μεσίτης στέλνει με email μια συμφωνία ενοικίασης σε έναν ενοικιαστή που μετακομίζει· ο ενοικιαστής υπογράφει από το κινητό του στο μεσημεριανό διάλειμμα και τα δύο μέρη λαμβάνουν το τελικό μισθωτήριο μέσα σε λίγα λεπτά.

Ανθρώπινο δυναμικό

Πριν από την πρώτη τους ημέρα, οι νέοι υπάλληλοι ελέγχουν και υπογράφουν όλες τις φόρμες τους διαδικτυακά μέσω ηλεκτρονικής υπογραφής για έγγραφα απασχόλησης. Αυτό εξοικονομεί χρόνο, διατηρεί τα πάντα οργανωμένα και κάνει τη διαδικασία πρόσληψης χωρίς άγχος.

Νομικές υπηρεσίες

Δύο εταιρείες ολοκληρώνουν μια συμφωνία συνεργασίας μέσω μιας πλατφόρμας ηλεκτρονικής υπογραφής. Και τα δύο μέρη υπογράφουν διαδικτυακά, και η ολοκληρωμένη σύμβαση κοινοποιείται άμεσα στις ομάδες τους.

Πωλήσεις και επιχειρηματικές συμφωνίες

Ένας πελάτης βρίσκεται σε διακοπές όταν λαμβάνει μια σύμβαση σε ηλεκτρονική μορφή που απαιτεί υπογραφή. Με μόνο το τηλέφωνό του στα χέρια, εξετάζει το έγγραφο και το υπογράφει διαδικτυακά. Η ομάδα πωλήσεων λαμβάνει αμέσως ειδοποίηση που επιβεβαιώνει τη συμφωνία.

Λιανικό εμπόριο

Ένας λιανέμπορος λαμβάνει μια νέα συμφωνία τιμών από έναν προμηθευτή. Ελέγχει γρήγορα τις λεπτομέρειες, την υπογράφει διαδικτυακά, και το έγγραφο αποστέλλεται αυτόματα στο λογιστήριο, ώστε η πληρωμή να προχωρήσει την ίδια ημέρα.

Ασφάλειες

Ένας πελάτης συμπληρώνει μια αίτηση ασφάλισης, την υπογράφει ηλεκτρονικά και λαμβάνει γρήγορα το εγκεκριμένο συμβόλαιό του διαδικτυακά.

Δημόσιος τομέας

Οι αιτούντες και οι προμηθευτές συμπληρώνουν επίσημες φόρμες και, εάν επιτρέπεται, τις υπογράφουν ηλεκτρονικά, ώστε να μη χρειάζεται να επισκεφθούν το γραφείο. Η επεξεργασία μπορεί να ξεκινήσει αμέσως — μια χαρακτηριστική περίπτωση όπου οι ηλεκτρονικές διαδικασίες απλοποιούν τη δημόσια διοίκηση.

Επιπλέον, η βιβλιοθήκη φορμών μας περιλαμβάνει δημοφιλείς κρατικές φόρμες όπως το W‑9 και το 941, ήδη φορτωμένες στον επεξεργαστή PDF, ώστε να μπορείτε να τις συμπληρώσετε και να τις υπογράψετε πιο γρήγορα.

Οι ηλεκτρονικές υπογραφές ήρθαν για να μείνουν

Οι ηλεκτρονικές υπογραφές αποτελούν πλέον ακρογωνιαίο λίθο των σύγχρονων ψηφιακών επιχειρηματικών και κυβερνητικών διαδικασιών. Όπως εξηγεί η Παγκόσμια Τράπεζα:

«Τα πλαίσια ηλεκτρονικής υπογραφής παρέχουν ένα μέσο ηλεκτρονικής ταυτοποίησης των διαφόρων ηλεκτρονικών συναλλαγών με τρόπο που διευκολύνει την ανάδυση μιας αξιόπιστης ψηφιακής οικονομίας.»

Οι μεγάλες τεχνολογικές πλατφόρμες προσφέρουν πλέον τις ηλεκτρονικές υπογραφές ως ενσωματωμένη λειτουργία. Το 2023, η Google εγκαινίασε ενσωματωμένη υποστήριξη ηλεκτρονικής υπογραφής για το Google Workspace (TechCrunch), αντανακλώντας μια ευρύτερη στροφή όπου η ψηφιακή υπογραφή αποτελεί πλέον πρότυπο στο ευρέως διαδεδομένο επιχειρηματικό λογισμικό. Η Dropbox ενσωμάτωσε επίσης εργαλεία ηλεκτρονικής υπογραφής απευθείας στην πλατφόρμα εγγράφων της.

Πώς να υπογράψετε ηλεκτρονικά ένα PDF

Μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε μια ηλεκτρονική υπογραφή με το διαδικτυακό εργαλείο μας. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

1
Ανοίξτε το εργαλείο Υπογραφή PDF, ανεβάστε το έγγραφό σας και περιμένετε να ανοίξει.

Επιλέξτε μία από τις 3 μεθόδους ηλεκτρονικής υπογραφής:

<στοιχείο> Σχεδίαση: Δημιουργήστε μια ηλεκτρονική υπογραφή σχεδιάζοντάς την με το ποντίκι, τη γραφίδα ή το δάχτυλό σας. </στοιχείο>
<στοιχείο> Εικόνα: Εάν έχετε ήδη χειρόγραφη υπογραφή, ανεβάστε την ως αρχείο εικόνας. </στοιχείο>
<στοιχείο> Πληκτρολόγηση: Πληκτρολογήστε το όνομά σας, τα αρχικά σας ή ένα απλό «Συμφωνώ». Το εργαλείο μας σάς επιτρέπει να επιλέξετε γραμματοσειρά και χρώμα. </στοιχείο>

3
Κάντε κλικ στο Τέλος και τοποθετήστε την υπογραφή σας στο σωστό πεδίο.
4
Κάντε κλικ στο Τέλος και επιλέξτε την προτιμώμενη μορφή λήψης. Όταν χρειάζεται να υπογράψετε ηλεκτρονικά, είτε για επαγγελματικά είτε για προσωπικά έγγραφα, σας καλύπτουμε.

Ωστόσο, είναι σημαντικό να εξετάσετε τους ισχύοντες νόμους ή απαιτήσεις περί ηλεκτρονικής υπογραφής που καθορίζουν πώς και πότε οι ψηφιακές εγκρίσεις θεωρούνται έγκυρες στην περιοχή ή τον οργανισμό σας. Για παράδειγμα, σε ορισμένες περιπτώσεις, ένα απλό σημάδι επιλογής αρκεί, αρκεί το έγγραφο ή η πολιτική να αναφέρει ότι αποτελεί έγκυρη μορφή ηλεκτρονικής υπογραφής. Απλώς επιλέξτε το εργαλείο Σημάδι και προσθέστε ένα τικ όπου χρειάζεται. Χρειάζεται να εισαγάγετε κείμενο ή ημερομηνίες πρώτα; Μπορείτε να συμπληρώσετε PDF διαδικτυακά στον ίδιο επεξεργαστή πριν τοποθετήσετε την υπογραφή σας.

Πώς να αφαιρέσετε υπογραφές από αρχεία PDF;

Πώς να αφαιρέσετε υπογραφές από αρχεία PDF

1
Ανεβάστε το έγγραφο που περιέχει μια ηλεκτρονική υπογραφή στον επεξεργαστή PDF μας.
2
Επιλέξτε την υπογραφή και κάντε κλικ στο εικονίδιο κάδου στη γραμμή εργαλείων ή πατήστε Backspace.
3
Κάντε κλικ στο Διαγραφή για επιβεβαίωση.
4
Εάν η υπογραφή δεν είναι επιλέξιμη, επιλέξτε το εργαλείο Γόμα από τη γραμμή εργαλείων και σύρετε πάνω από την υπογραφή. Μπορείτε να προσαρμόσετε το μέγεθος της γόμας όπως χρειάζεται.

Κάντε κλικ στο Τέλος και επιλέξτε την προτιμώμενη μορφή λήψης.

Αυξήστε την παραγωγικότητά σας με το PDF Guru

Ελπίζουμε αυτός ο οδηγός να σας βοήθησε να καταλάβετε πώς να χρησιμοποιείτε μια ηλεκτρονική υπογραφή, τα οφέλη της, πώς διαφέρει από μια ψηφιακή υπογραφή και γιατί αυτή η τεχνολογία γίνεται ουσιαστικό μέρος της σύγχρονης εργασίας.

Εάν μόλις ξεκινάτε με τις ηλεκτρονικές υπογραφές, χαιρόμαστε που είμαστε μέρος αυτής της εμπειρίας.

Τι είναι η ηλεκτρονική υπογραφή;