Elektronické podpisy jsou dnes běžné, avšak některé dokumenty stále vyžadují vlastnoruční podpis, aby splnily právní normy. Jak tedy přenést tu autentickost psaní na papír do digitálního souboru?
Tato příručka vás provede nejpraktickými způsoby, jak přidat vlastnoruční podpis do PDF. Než se pustíme do jednotlivých kroků, pokryjme nejprve několik základních informací.
Co je to vlastnoruční podpis v PDF?
Vlastnoruční podpis je ten, který napíšete ručně na papír. Poté ho naskenujete nebo vyfotíte a vložíte do PDF dokumentu. Je to jako tradiční způsob podepisování ručně, kdy je váš vlastnoruční podpis zachycen a uložen jako digitální obrázek. Naopak elektronický podpis je vytvářen a aplikován výhradně online.
Na co si dát pozor:
Vlastnoruční podpis v PDF je jednoduše obrázkem rukopisu. Neobsahuje šifrování, na rozdíl od digitálního podpisu.
Zobrazuje se jako obrázek (fotografie nebo sken), nikoli jako vložená zabezpečená data.
Mnoho organizací přijímá vlastnoruční podpisy v PDF v digitální podobě, ale některé mohou stále vyžadovat originální papírové kopie dokumentů, podepsané inkoustem.
Kdy je vyžadován podpis na mokrém inkoustu?
Tradiční podpis na mokrém inkoustu je stále vyžadován v určitých případech, kdy to činí nezbytným právní předpisy, bezpečnostní obavy nebo dlouhodobé zvyklosti. Některé z nejběžnějších případů jsou:
Notářské dokumenty: čestná prohlášení, plné moci, ověřené kopie pasů, listiny o nemovitostech, zákonná prohlášení atd.
Finanční dohody: úvěrové smlouvy, směnky, investiční nebo smluvní dohody, zajišťovací listiny, autorizace k převodu peněz atd.
Vládní formuláře: žádosti o pasy, imigrační spisy, žádosti o bezpečnostní prověrky, žádosti o stavební povolení atd.
Nemovitosti a hypotéky: hypotéční listiny, kupní smlouvy, záruky, nájemní smlouvy atd.
Závěti a trustové fondy: základní závěti, dokumenty o živých trustech, pour-over závěti, závěti testamentárních trustů, plné moci k dědictví atd.
Dokumenty rodinného práva: předmanželské smlouvy, dodatečné smlouvy, souhlasné formuláře k adopci, čestná prohlášení o rodičovství, žádosti o příkaz k otevřenosti atd.
Formuláře lékařského souhlasu: formuláře souhlasu s chirurgickým zákrokem, formuláře lékařského souhlasu pro děti, formuláře pro naléhavou lékařskou autorizaci, plné moci k lékařské péči atd.
Vládní a soudní dokumenty: soudní podání (žaloby, návrhy), oficiální vládní smlouvy, soudní příkazy, archivační nebo sporné dokumenty používané jako důkazy atd.
Některé smlouvy podle Jednotného obchodního zákoníku (UCC): zajišťovací dohody (UCC-1), dodatky k prohlášením o financování (UCC-3), kupní smlouvy, obchodní nájemní smlouvy, směnky (spojené se zajištěnými transakcemi).
Vzhledem k tomu, že požadavky se mohou lišit, vždy se ujistěte, že potvrzujete proces podpisu a odeslání s organizací, se kterou jednáte.
Jak přidat podpis na mokrém inkoustu do PDF souborů
Pokud potřebujete použít podpis na mokrém inkoustu v PDF souboru, existují způsoby, jak to udělat: Možnost 1: Použijte PDF editor. Nejprve napište svůj podpis na papír, pořiďte si jeho jasnou fotografii a uložte obrázek. Poté otevřete PDF editor, jako je PDF Guru, a umístěte obrázek tam, kam patří. Tento proces podrobněji vysvětlíme v následující části. Možnost 2: Vytisknout, podepsat a naskenovat. Můžete vytisknout vyplněný PDF, podepsat ho ručně a naskenovat podepsanou kopii zpět do počítače. V některých případech může být povoleno vyplnit formulář digitálně před tiskem, ale v jiných musí být zcela vyplněn ručně. Vždy nejprve potvrďte požadavky.
Přidejte mokrý podpis pomocí PDF Guru?
Co takhle vynechat potíže s tiskem a skenováním? Zkuste vytvořit mokrý podpis pro PDF soubory s PDF Guru. Zde je návod:
- 1
- Přejděte na nástroj Podepsat PDF a nahrajte svůj soubor.
- 2
- V nabídce editoru zvolte Podepsat, klikněte na kartu Obrázek a poté Vybrat obrázek.
- 3
- Vyberte uloženou fotografii svého podpisu a klikněte na Hotovo.
- 4
- Přetáhněte obrázek do pole pro podpis a upravte velikost.
- 5
- Klikněte na Hotovo pro stažení podepsaného dokumentu.
Pokud máte zájem, máme také kompletní průvodce o tom, jak elektronicky podepsat PDF na různých platformách a zařízeních.
Tisk, podepsání a naskenování mokrého podpisu
Zde je staromódní způsob, jak přidat mokrý podpis do vašeho souboru pomocí inkoustu:
- 1
- Připravte dokument. Pokud je to možné, vyplňte ho digitálně před tiskem. Pokud ne, vytiskněte prázdnou verzi, kterou vyplníte ručně.
- 2
- Podepište dokument perem.
- 3
- Naskenujte podepsaný papír pomocí skeneru nebo aplikace v telefonu.
- 4
- Uložte sken jako nový PDF s jasným názvem souboru.
Jakmile budete hotovi, budete mít jak digitální kopii připravenou k odeslání, tak fyzickou kopii pro oficiální použití.
Jaké jsou typy PDF podpisů?
Kromě standardních mokrých podpisů pokrytých v tomto průvodci mohou být PDF podepsány také dvěma dalšími způsoby: elektronicky a digitálně. Každý z nich funguje trochu jinak, tak si je rozložme.
Elektronické podpisy (e-podpisy)
Elektronický podpis je jakýkoli podpis, který vytvoříte elektronicky, místo pomocí pera a papíru. To zahrnuje psaní vašeho jména, kreslení vašeho podpisu pomocí nástroje jako Pencil nebo Markup, nebo vložení jako obrazového souboru do dokumentu.
Podle zákonů ESIGN, UETA a eIDAS — hlavních zákonů v USA a EU, které upravují e-podpisy — jsou právně závazné pro běžné dohody, pokud se všechny zúčastněné strany shodnou na jejich použití.
Pro více informací si můžete přečíst náš podrobný článek o elektronických podpisech, který vysvětluje, jak fungují a kdy je používat.
Digitální podpisy
Digitální podpis je typ elektronického podpisu, ale s mnohem silnější bezpečností. Závisí na digitálním certifikátu vydaném důvěryhodnou autoritou, aby potvrdil identitu podepisujícího a zaručil, že obsah nebyl změněn. Z tohoto důvodu jsou digitální podpisy běžně vyžadovány v oblastech citlivých na data, jako je bankovnictví, zdravotnictví a veřejná správa.
Běžné problémy při přidávání ručního podpisu do PDF
Přidání ručního podpisu se může zdát snadné, ale může vést k několika problémům v digitálních pracovních postupech. Mezi nejčastější problémy patří:
Riziko podvodu. Ručně psané podpisy lze snadno falšovat.
Nepohodlí. Co když se obě strany nenacházejí na stejném místě a dokument musí být vytištěn, podepsán, odeslán nebo skenován? Proces může trvat hodiny, ne-li dny.
Nespolehlivost. S papírovou kopií se může stát cokoliv. Může být ztracena, odcizena, potrhaná atd., což vás může nechat bez platné verze.
Vysoké náklady. Ruční podpisy přinášejí dodatečné náklady na papír, inkoust, tiskárny, skenery, poštovné a skladování.
Dopad na životní prostředí. Používání papíru je plýtváním a inkoustové kazety obsahují chemikálie a plasty, které často končí na skládkách.
Převzít kontrolu nad vaším PDF pracovním postupem s PDF Guru
Podepisování není jediným krokem v řízení dokumentů. S PDF Guru můžete upravovat, slučovat, komprimovat a spravovat své PDF na jednom místě. Potřebujete provést poslední úpravy před nebo po podepsání? Stačí otevřít PDF editor a snadno upravit váš soubor.