Οι ηλεκτρονικές υπογραφές είναι συνηθισμένες σήμερα, αλλά κάποια έγγραφα απαιτούν ακόμα μια χειρόγραφη υπογραφή για να πληρούν νομικά πρότυπα. Πώς μπορείτε λοιπόν να φέρετε αυτή την αυθεντικότητα του μελανιού στο χαρτί σε ένα ψηφιακό αρχείο;
Αυτός ο οδηγό ς θα σας καθοδηγήσει στους πιο πρακτικούς τρόπους για να προσθέσετε μια υγρή υπογραφή σε ένα PDF. Πριν προχωρήσουμε στα βήματα, ας καλύψουμε μερικά βασικά πρώτα.
Τι είναι μια υγρή υπογραφή σε ένα PDF;
Μια υγρή υπογραφή είναι αυτή που γράφετε με το χέρι σε χαρτί. Μετά, την σκανάρετε ή την φωτογραφίζετε και την εισάγετε σε ένα έγγραφο PDF. Είναι σαν τον παραδοσιακό τρόπο υπογραφής με το χέρι, με την χειρόγραφη υπογραφή σας να καταγράφεται και να αποθηκεύεται ως ψηφιακή εικόνα. Αντίθετα, μια ηλεκτρονική υπογραφή δημιουργείται και εφαρμόζεται εξ ολοκλήρου online.
Πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου:
Μια υγρή υπογραφή σε ένα PDF είναι απλώς μια εικόνα χειρογράφου. Δεν περιλαμβάνει κρυπτογράφηση, σε αντίθεση με μια ψηφιακή υπογραφή.
Εμφανίζεται ως εικόνα (μια φωτογραφία ή σάρωση), όχι ως ενσωματωμένα ασφαλή δεδομένα.
Πολλές οργ ανώσεις αποδέχονται υγρές υπογραφές σε PDFs σε ψηφιακή μορφή, αλλά μερικές μπορεί να απαιτούν ακόμα πρωτότυπα έγγραφα σε χαρτί, υπογεγραμμένα με μελάνι.
Όταν απαιτείται η υπογραφή με υγρή μελάνη;
Μια παραδοσιακή υπογραφή με υγρή μελάνη απαιτείται ακόμα σε ορισμένες περιπτώσεις όπου οι νομικοί κανόνες, οι ανησυχίες ασφαλείας ή οι μακροχρόνιες πρακτικές το καθιστούν απαραίτητο. Ορισμένες από τις πιο κοινές περιπτώσεις είναι:
Επικυρωμένα έγγραφα: δηλώσεις, πληρεξούσια, πιστοποιημένα αντίγραφα διαβατηρίων, πράξεις ακινήτων, νομικές δηλώσεις, κ.λπ.
Οικονομικές συμφωνίες: δανειακές συμφωνίες, προφορικές υποσχέσεις, συμφωνίες επένδυσης ή συμβάσεις, πράξεις ασφάλειας, εξουσιοδοτήσεις τραπεζικών μετα φορών, κ.λπ.
Φορολογικές φόρμες: αιτήσεις διαβατηρίου, αρχεία μετανάστευσης, αιτήσεις ασφαλείας, αιτήσεις άδειας οικοδομής, κ.λπ.
Ακίνητα και υποθήκες: πράξεις υποθήκης, συμφωνίες αγοράς, πράξεις εγγύησης, συμβάσεις μίσθωσης, κ.λπ.
Διαθήκες και εμπιστεύματα: βασικές διαθήκες, έγγραφα ζωντανών εμπιστευμάτων, διαθήκες pour-over, διαθήκες εμπιστευμάτων, πληρεξούσια κληρονομιάς, κ.λπ.
Έγγραφα οικογενειακού δικαίου: προγαμιαίες συμφωνίες, μεταγαμιαίες συμφωνίες, φόρμες συγκατάθεσης υιοθεσίας, δηλώσεις γονιμότητας, αιτήσεις διαταγής διαφάνειας, κ.λπ.
Έγγραφα ιατρικής συγκατάθεσης: φόρμες συγκατάθεσης για χειρουργικές επεμβάσεις, φόρμες ιατρικής συγκατάθεσης για παιδιά, φόρμες ιατρικής εξουσιοδότησης έκτακτης ανάγκης, πληρεξούσια ιατρικής, κ.λπ.
Έγγραφα κυβέρνησης και δικαστηρίου: καταθέσεις δικαστηρίου (αναφορές, αιτήσεις), επίσημες κυβερνητικές συμβάσεις, δικαστικές αποφάσεις, αρχειακά ή αμφισβητούμενα έγγραφα που χρησιμοποιούνται ως αποδεικτικά στοιχεία, κ.λπ.
Ορισμένες συμβάσεις του Ενιαίου Εμπορικού Κώδικα (UCC): συμφωνίες ασφάλειας (UCC-1), τροποποιήσεις δηλώσεων χρηματοδότησης (UCC-3), τιμολόγια πώλησης, εμπορικές συμφωνίες μίσθωσης, προφορικές υποσχέσεις (σχετικές με ασφαλισμένες συναλλαγές).
Δεδομένου ότι οι απαιτήσεις μπορεί να διαφέρουν, βεβαιωθείτε πάντα ότι έχετε επιβεβαιώσει τη διαδικασία υπογραφής και υποβολής με τον οργανισμό με τον οποίο συνεργάζεστε.
Πώς να προσθέσετε μια υπογραφή με υγρή μελάνη σε αρχεία PDF
Εάν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε μια υπογραφή με υγρή μελάνη σε ένα αρχείο PDF, υπάρχουν τρόποι να το κάνετε: Επιλογή 1: Χρησιμοποιήστε έναν επεξεργαστή PDF. Πρώτα, γράψτε την υπογραφή σας σε χαρτί, τραβήξτε μια καθαρή φωτογραφία της και αποθηκεύστε την εικόνα. Στη συνέχεια, ανοίξτε έναν επεξεργαστή PDF όπως το PDF Guru και τοποθετήστε την εικόνα εκεί που ανήκει. Θα εξηγήσουμε αυτή τη διαδικασία πιο λεπτομερώς στην επόμενη ενότητα. Επιλογή 2: Εκτυπώστε, υπογράψτε και σαρώστε. Μπορείτε να εκτυπώσετε το συμπληρωμένο PDF, να το υπογράψετε με το χέρι και να σαρώσετε την υπογεγραμμένη αντίγραφο πίσω στον υπολογιστή σας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να επιτρέπεται να συμπληρώσετε τη φόρμα ψηφιακά πριν από την εκτύπωση, αλλά σε άλλες, πρέπει να συμπληρωθεί εξ ολοκλήρου με το χέρι. Βεβαιωθείτε πάντα για τις απαιτήσεις πρώτα.
Προσθέστε μια υγρή υπογραφή χρησιμοποιώντας το PDF Guru
Πώς θα σας φαινόταν να παραλείψετε την ταλαιπωρία του εκτύπωσης και σάρωσης; Δοκιμάστε να δημιουργήσετε μια υγρή υπογραφή για αρχεία PDF με το PDF Guru. Δείτε πώς:
- 1
- Μεταβείτε στο εργαλείο Υπογραφή PDF και ανεβάστε το αρχείο σας.
- 2
- Στο μενού του επεξεργαστή, επιλέξτε Υπογραφή, κάντε κλικ στην καρτέλα Εικ όνα και στη συνέχεια Επιλέξτε Εικόνα.
- 3
- Επιλέξτε μια αποθηκευμένη φωτογραφία της υπογραφής σας και κάντε κλικ στο Τέλος.
- 4
- Σύρετε την εικόνα στο πεδίο υπογραφής και προσαρμόστε το μέγεθος.
- 5
- Κάντε κλικ στο Τέλος για να κατεβάσετε το υπογεγραμμένο έγγραφο.
Αν σας ενδιαφέρει, έχουμε επίσης έναν ολοκληρωμένο οδηγό για το πώς να υπογράψετε ένα PDF ηλεκτρονικά σε διάφορες πλατφόρμες και συσκευές.
Εκτύπωση, υπογραφή και σάρωση μιας υγρής υπογραφής
Εδώ είναι ένας παλιομοδίτικος τρόπος για να προσθέσετε μια υγρή υπογραφή στο αρχείο σας χρησιμοποιώντας μελάνι:
- 1
- Προετοιμάστε το έγγραφο. Αν επιτρέπεται, συμπληρώστε το ψηφιακά πριν την εκτύπωση. Αν όχι, εκτυπώστε μια κενή έκδοση για να τη συμπληρώσετε με το χέρι.
- 2
- Υπογράψτε το έγγραφο με ένα στυλό.
- 3
- Σαρώστε το υπογεγραμμένο χαρτί χρησιμοποιώντας έναν σαρωτή ή μια εφαρμογή στο τηλέφωνό σας.
- 4
- Αποθηκεύστε τη σάρωση ως νέο PDF με ένα σαφή όνομα αρχείου.
Αφού τελειώσετε, θα έχετε τόσο ένα ψηφιακό αντίγραφο έτοιμο προς αποστολή όσο και ένα φυσικό αντίγραφο για επίσημη χρήση.
Ποιες είναι οι τύποι υπογραφών PDF;
Εκτός από τις τυπικές υγρές υπογραφές που καλύπτονται σε αυτόν τον οδηγό, τα PDFs μπορούν επίσης να υπογραφούν με δύο άλλους τρόπους: ηλεκτρονικά και ψηφιακά. Κάθε μέθοδος λειτουργεί ελαφρώς διαφορετικά, ας τις αναλύσουμε.
Ηλεκτρονικές υπογραφές (e-signatures)
Μια ηλεκτρονικ ή υπογραφή είναι οποιαδήποτε υπογραφή δημιουργείτε ηλεκτρονικά, αντί με στυλό και χαρτί. Αυτό περιλαμβάνει την πληκτρολόγηση του ονόματός σας, την σχεδίαση της υπογραφής σας με ένα εργαλείο όπως το Pencil ή το Markup, ή την εισαγωγή της ως αρχείου εικόνας στο έγγραφο.
Σύμφωνα με τους νόμους ESIGN, UETA και eIDAS — τους κύριους νόμους στις ΗΠΑ και την ΕΕ που διέπουν τις ηλεκτρονικές υπογραφές — είναι νομικά δεσμευτικές για κοινές συμφωνίες, εφόσον όλοι οι εμπλεκόμενοι συμφωνούν να τις χρησιμοποιήσουν.
Για περισσότερες λεπτομέρειες, μπορείτε να διαβάσετε το αναλυτικό μας άρθρο για τις ηλεκτρονικές υπογραφές, το οποίο εξηγεί πώς λειτουργούν και πότε πρέπει να τις χρησιμοποιείτε.
Ψηφιακές υπογραφές
Μια ψηφιακή υπογραφή είναι ένας τύπος ηλεκτρονικής υπογραφής, αλλά με πολύ ισχυρότερη ασφάλεια. Βασίζεται σε ένα ψηφιακό πιστοποιητικό που εκδίδεται από μια αξιόπιστη αρχή για να επιβεβαιώσει την ταυτότητα του υπογράφοντος και να εγγυηθεί ότι το περιεχόμενο δεν έχει αλλάξει. Εξαιτίας αυτού, οι ψηφιακές υπογραφές απαιτούνται συχνά σε τομείς που χειρίζονται ευαίσθητα δεδομένα, όπως η τραπεζική, η υγειονομική περίθαλψη και η κυβέρνηση.
Κοινά προβλήματα κατά την προσθήκη χειρόγραφης υπογραφής σε ένα PDF
Η προσθήκη χειρόγραφης υπογραφής μπορεί να φαίνεται εύκολη, αλλά μπορεί να οδηγήσει σε μερικά προβλήματα στις ψηφιακές ροές εργασίας. Τα πιο κοινά προβλήματα περιλαμβάνουν:
Κίνδυνος απάτης. Οι χειρόγραφες υπογραφές μπορούν να πλαστογραφηθούν εύκολα.
Αναστάτωση. Τι γίνεται αν και οι δύο πλευρές δεν βρίσκονται στο ίδιο μέρος, και το έγγραφο πρέπει να εκτυπωθεί, να υπογραφεί, να ταχυδρομηθεί ή να σαρωθεί; Η διαδικασία μπορεί να διαρκέσει ώρες, αν όχι ημέρες.
Αναξιοπιστία. Οτιδήποτε μπορεί να συμβεί σε ένα έντυπο αντίγραφο. Μπορεί να χαθεί, να κλαπεί, να σκιστεί, κ.λπ., αφήνοντάς σας χωρίς έγκυρη έκδοση.
Υψηλό κόστος. Οι χειρόγραφες υπογραφές συνεπάγονται επιπλέον κόστος για χαρτί, μελάνι, εκτυπωτές, σαρωτές, ταχυδρομείο και αποθήκευση.
Περιβαλλοντική επίδραση. Η χρήση χαρτιού είναι σπατάλη, και οι κασέτες μελανιού περιέχουν χημικά και πλαστικό που συχνά καταλήγουν σε χωματερές.
Αναλάβετε τον έλεγχο της ροής εργασίας PDF σας με το PDF Guru
Η υπογραφή δεν είναι το μόνο βήμα στη διαχείριση εγγράφων. Με το PDF Guru, μπορείτε να επεξεργαστείτε, να συγχωνεύσετε, να συμπιέσετε και να διαχειριστείτε τα PDFs σας σε ένα μέρος. Χρειάζεστε να κάνετε τελικές επεξεργασίες πριν ή μετά την υπογραφή; Απλώς ανοίξτε τον επεξεργαστή PDF και προσαρμόστε το αρχείο σας με ευκολία.