Πώς να προσθέσετε χειρόγραφη υπογραφή σε PDF | Οδηγός

Οι ηλεκτρονικές υπογραφές είναι σήμερα συνηθισμένες, αλλά ορισμένα έγγραφα εξακολουθούν να απαιτούν μια χειρόγραφη υπογραφή για να πληρούν τα νομικά πρότυπα. Πώς, λοιπόν, μεταφέρετε την αυθεντικότητα του στυλό-πάνω-στο-χαρτί σε ένα ψηφιακό αρχείο; Αυτός ο οδηγός θα σας παρουσιάσει τους πιο πρακτικούς τρόπους για να προσθέσετε μια χειρόγραφη υπογραφή σε PDF. Πριν περάσουμε στα βήματα, ας καλύψουμε πρώτα μερικά βασικά.

Τι είναι μια χειρόγραφη υπογραφή σε ένα PDF;

Μια χειρόγραφη υπογραφή είναι αυτή που γράφετε με το χέρι σε χαρτί. Στη συνέχεια, τη σαρώνετε ή τη φωτογραφίζετε και την εισάγετε σε ένα έγγραφο PDF. Είναι ο παραδοσιακός τρόπος υπογραφής με το χέρι, όπου η χειρόγραφη υπογραφή σας αποτυπώνεται και αποθηκεύεται ως ψηφιακή εικόνα. Αντίθετα, μια ηλεκτρονική υπογραφή δημιουργείται και εφαρμόζεται εξ ολοκλήρου διαδικτυακά. Πράγματα που πρέπει να έχετε υπόψη:

Μια χειρόγραφη υπογραφή σε ένα PDF είναι απλώς μια εικόνα γραφής χεριού. Δεν περιλαμβάνει κρυπτογράφηση, σε αντίθεση με μια ψηφιακή υπογραφή.
Εμφανίζεται ως εικόνα (φωτογραφία ή σάρωση), όχι ως ενσωματωμένα ασφαλή δεδομένα.
Πολλοί οργανισμοί δέχονται χειρόγραφες υπογραφές σε PDF σε ψηφιακή μορφή, αλλά ορισμένοι μπορεί να εξακολουθούν να απαιτούν πρωτότυπα έντυπα αντίγραφα των εγγράφων, υπογεγραμμένα με μελάνι.

Πότε απαιτείται μια υπογραφή με υγρό μελάνι;

Μια παραδοσιακή χειρόγραφη υπογραφή εξακολουθεί να απαιτείται σε ορισμένες περιπτώσεις όπου νομικοί κανόνες, ζητήματα ασφάλειας ή μακροχρόνιες πρακτικές την καθιστούν απαραίτητη. Μερικές από τις πιο συνηθισμένες περιπτώσεις είναι:

Συμβολαιογραφικά έγγραφα: ένορκες βεβαιώσεις, πληρεξούσια, επικυρωμένα αντίγραφα διαβατηρίων, τίτλοι ακινήτων, υπεύθυνες δηλώσεις, κ.λπ.
Χρηματοοικονομικές συμφωνίες: δανειακές συμβάσεις, γραμμάτια, επενδυτικές ή συμβατικές συμφωνίες, εμπράγματες εξασφαλίσεις, εξουσιοδοτήσεις εμβάσματος, κ.λπ.
Κρατικά έντυπα: αιτήσεις διαβατηρίου, φάκελοι μετανάστευσης, αιτήσεις διαβάθμισης ασφαλείας, αιτήσεις οικοδομικής άδειας, κ.λπ.
Ακίνητα και υποθήκες: συμβόλαια υποθήκης, αγοραπωλητήρια, εγγυητικά συμβόλαια, μισθωτήρια, κ.λπ.
Διαθήκες και καταπιστεύματα: βασικές διαθήκες, έγγραφα ζώντος καταπιστεύματος, διαθήκες κάλυψης, διαθήκες με κληρονομικό καταπίστευμα, πληρεξούσια κληρονομιάς, κ.λπ.
Έγγραφα οικογενειακού δικαίου: προγαμιαία συμφωνητικά, μεταγαμιαία συμφωνητικά, έντυπα συναίνεσης υιοθεσίας, ένορκες βεβαιώσεις γονεϊκότητας, αιτήσεις άρσης απορρήτου, κ.λπ.
Έντυπα ιατρικής συναίνεσης: έντυπα συναίνεσης για χειρουργείο, έντυπα ιατρικής συναίνεσης για παιδιά, έντυπα εξουσιοδότησης για επείγουσα ιατρική φροντίδα, ιατρικά πληρεξούσια, κ.λπ.
Κυβερνητικά και δικαστικά έγγραφα: δικαστικά δικόγραφα (αιτήσεις, προτάσεις), επίσημες κρατικές συμβάσεις, δικαστικές αποφάσεις, αρχειακά ή αμφισβητούμενα έγγραφα που χρησιμοποιούνται ως αποδεικτικά στοιχεία, κ.λπ.
Ορισμένες συμβάσεις του Ενιαίου Εμπορικού Κώδικα (UCC): συμφωνίες εξασφάλισης (UCC-1), τροποποιήσεις δήλωσης χρηματοδότησης (UCC-3), πωλητήρια έγγραφα, εμπορικά μισθωτήρια, γραμμάτια (συνδεδεμένα με ασφαλισμένες συναλλαγές).

Επειδή οι απαιτήσεις μπορεί να διαφέρουν, βεβαιωθείτε πάντα ότι επιβεβαιώνετε τη διαδικασία υπογραφής και υποβολής με τον οργανισμό με τον οποίο συνεργάζεστε.

Πώς να προσθέσετε μια χειρόγραφη υπογραφή σε αρχεία PDF

Αν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε μια χειρόγραφη υπογραφή σε ένα αρχείο PDF, υπάρχουν διάφοροι τρόποι: Επιλογή 1: Χρησιμοποιήστε έναν επεξεργαστή PDF. Πρώτα, γράψτε την υπογραφή σας σε χαρτί, τραβήξτε μια καθαρή φωτογραφία της και αποθηκεύστε την εικόνα. Στη συνέχεια, ανοίξτε έναν επεξεργαστή PDF όπως το PDF Guru και τοποθετήστε την εικόνα στο σωστό σημείο. Θα εξηγήσουμε αυτή τη διαδικασία πιο αναλυτικά στην επόμενη ενότητα. Επιλογή 2: Εκτυπώστε, υπογράψτε και σαρώστε. Μπορείτε να εκτυπώσετε το συμπληρωμένο PDF, να το υπογράψετε με το χέρι και να σαρώσετε το υπογεγραμμένο αντίγραφο πίσω στον υπολογιστή σας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να επιτρέπεται να συμπληρώσετε τη φόρμα ψηφιακά πριν την εκτύπωση, αλλά σε άλλες πρέπει να συμπληρωθεί εξ ολοκλήρου με το χέρι. Επιβεβαιώνετε πάντα πρώτα τις απαιτήσεις.

Προσθέστε μια χειρόγραφη υπογραφή χρησιμοποιώντας το PDF Guru

Προσθήκη χειρόγραφης υπογραφής με το PDF Guru

Τι θα λέγατε να παραλείψετε την ταλαιπωρία της εκτύπωσης και σάρωσης; Δοκιμάστε τη δημιουργία μιας χειρόγραφης υπογραφής για αρχεία PDF με το PDF Guru. Δείτε πώς:

1
Μεταβείτε στο εργαλείο Υπογραφή PDF και ανεβάστε το αρχείο σας.
2
Στο μενού του επεξεργαστή, επιλέξτε Υπογραφή, κάντε κλικ στην καρτέλα Εικόνα και έπειτα στο Επιλογή εικόνας.
3
Επιλέξτε μια αποθηκευμένη φωτογραφία της υπογραφής σας και κάντε κλικ στο Τέλος.
4
Σύρετε την εικόνα στο πεδίο υπογραφής και προσαρμόστε το μέγεθος.
5
Κάντε κλικ στο Τέλος για να κατεβάσετε το υπογεγραμμένο έγγραφό σας.

Αν σας ενδιαφέρει, έχουμε επίσης έναν πλήρη οδηγό για το πώς να υπογράψετε ένα PDF ηλεκτρονικά σε διάφορες πλατφόρμες και συσκευές.

Εκτυπώστε, υπογράψτε και σαρώστε μια χειρόγραφη υπογραφή

Ακολουθεί ο παλιάς σχολής τρόπος προσθήκης μιας χειρόγραφης υπογραφής στο αρχείο σας με χρήση μελανιού:

1
Προετοιμάστε το έγγραφο. Αν επιτρέπεται, συμπληρώστε το ψηφιακά πριν την εκτύπωση. Αν όχι, εκτυπώστε μια κενή έκδοση για να τη συμπληρώσετε με το χέρι.
2
Υπογράψτε το έγγραφο με στυλό.
3
Σαρώστε το υπογεγραμμένο χαρτί χρησιμοποιώντας έναν σαρωτή ή μια εφαρμογή κινητού.
4
Αποθηκεύστε τη σάρωση ως νέο PDF με ένα ευδιάκριτο όνομα αρχείου.

Μόλις τελειώσετε, θα έχετε τόσο ένα ψηφιακό αντίγραφο έτοιμο για αποστολή όσο και ένα φυσικό αντίγραφο για επίσημη χρήση.

Ποιοι είναι οι τύποι υπογραφών PDF;

Εκτός από τις τυπικές υπογραφές με υγρό μελάνι που καλύπτονται σε αυτόν τον οδηγό, τα PDF μπορούν επίσης να υπογραφούν με δύο άλλους τρόπους: ηλεκτρονικά και ψηφιακά. Καθένας λειτουργεί λίγο διαφορετικά, οπότε ας τους αναλύσουμε.

Ηλεκτρονικές υπογραφές

Μια ηλεκτρονική υπογραφή είναι κάθε υπογραφή που δημιουργείτε ηλεκτρονικά αντί με στυλό και χαρτί. Αυτό περιλαμβάνει την πληκτρολόγηση του ονόματός σας, τη σχεδίαση της υπογραφής σας με ένα εργαλείο όπως το Pencil ή το Markup, ή την εισαγωγή της ως αρχείο εικόνας στο έγγραφο.

Σύμφωνα με τους νόμους ESIGN, UETA και eIDAS — τους βασικούς νόμους στις ΗΠΑ και την ΕΕ που διέπουν τις ηλεκτρονικές υπογραφές — αυτές είναι νομικά δεσμευτικές για συνήθεις συμφωνίες, εφόσον όλοι οι εμπλεκόμενοι συμφωνούν να τις χρησιμοποιήσουν.

Για περισσότερες λεπτομέρειες, μπορείτε να διαβάσετε το αναλυτικό μας άρθρο για τις ηλεκτρονικές υπογραφές, που εξηγεί πώς λειτουργούν και πότε να τις χρησιμοποιήσετε.

Ψηφιακές υπογραφές

Μια ψηφιακή υπογραφή είναι ένας τύπος ηλεκτρονικής υπογραφής, αλλά με πολύ ισχυρότερη ασφάλεια. Βασίζεται σε ένα ψηφιακό πιστοποιητικό που εκδίδεται από έναν αξιόπιστο φορέα για να επιβεβαιώσει την ταυτότητα του υπογράφοντος και να εγγυηθεί την αυθεντικότητα ότι το περιεχόμενο δεν έχει αλλοιωθεί. Γι' αυτόν τον λόγο, οι ψηφιακές υπογραφές απαιτούνται συνήθως σε τομείς με ευαίσθητα δεδομένα όπως οι τραπεζικές υπηρεσίες, η υγειονομική περίθαλψη και η κυβέρνηση.

Συνηθισμένα προβλήματα κατά την προσθήκη χειρόγραφης υπογραφής σε PDF

Η προσθήκη μιας χειρόγραφης υπογραφής μπορεί να φαίνεται εύκολη, αλλά μπορεί να οδηγήσει σε ορισμένα προβλήματα σε ψηφιακές ροές εργασίας. Τα πιο συνηθισμένα ζητήματα περιλαμβάνουν:

Κίνδυνος απάτης. Οι χειρόγραφες υπογραφές μπορούν να πλαστογραφηθούν εύκολα, υπονομεύοντας την αυθεντικότητα του εγγράφου.
Ταλαιπωρία. Τι γίνεται αν οι δύο πλευρές δεν βρίσκονται στο ίδιο μέρος και το έγγραφο πρέπει να εκτυπωθεί, να υπογραφεί, να ταχυδρομηθεί ή να σαρωθεί; Η διαδικασία μπορεί να διαρκέσει ώρες, αν όχι ημέρες, μέχρι να φτάσει στον παραλήπτη.
Αναξιοπιστία. Οτιδήποτε μπορεί να συμβεί σε ένα έντυπο αντίγραφο. Μπορεί να χαθεί, να κλαπεί, να σκιστεί κ.λπ., αφήνοντάς σας χωρίς έγκυρη έκδοση.
Υψηλό κόστος. Οι χειρόγραφες υπογραφές επιφέρουν επιπλέον κόστος για χαρτί, μελάνι, εκτυπωτές, σαρωτές, ταχυδρομικά και αποθήκευση.
Περιβαλλοντικός αντίκτυπος. Η χρήση χαρτιού είναι σπάταλη, και τα μελανοδοχεία περιέχουν χημικά και πλαστικά που συχνά καταλήγουν σε χωματερές.

Πάρτε τον έλεγχο της ροής εργασίας PDF με το PDF Guru

Η υπογραφή δεν είναι το μόνο βήμα στη διαχείριση εγγράφων. Με το PDF Guru, μπορείτε να επεξεργάζεστε, να συγχωνεύετε, να συμπιέζετε και να διαχειρίζεστε τα PDF σας σε ένα μέρος. Χρειάζεται να κάνετε τελικές αλλαγές πριν ή μετά την υπογραφή; Απλώς ανοίξτε τον επεξεργαστή PDF και προσαρμόστε το αρχείο σας με ευκολία, ώστε ο παραλήπτης να λάβει ακριβώς αυτό που χρειάζεται.

Πώς να προσθέσετε μια χειρόγραφη υπογραφή σε ένα PDF;