Η μετατροπή ενός απλού PDF σε συμπληρώσιμη φόρμα μπορεί να κάνει τη ζωή πιο εύκολη — για εσάς αλλά και για όποιον το συμπληρώνει. Αντί να ασχολούνται με εκτυπώσεις, σαρώσεις ή χειρόγραφες σημειώσεις, οι χρήστες πληκτρολογούν απευθείας τις πληροφορίες τους μέσα στο PDF έγγραφο. Ας δούμε, λοιπόν, πώς γίνεται.
Αυτός ο οδηγός θα σας καθοδηγήσει στα βήματα για να προσθέσετε συμπληρώσιμα πεδία σε αρχεία PDF.
Τι είναι ένα συμπληρώσιμο PDF;
Ένα συμπληρώσιμο PDF είναι μια ψηφιακή φόρμα που μπορεί κάποιος να συμπληρώσει απευθείας από τον υπολογιστή, το τάμπλετ ή το κινητό του. Μπορεί να περιλαμβάνει πεδία όπως πλαίσια κειμένου για πληκτρολόγηση, πλαίσια ελέγχου για επιλογή και αναπτυσσόμενα μενού για επιλογές. Χρησιμοποιούνται συχνά για αιτήσεις εργασίας, έρευνες, συμβόλαια και άλλες φόρμες. Σε αντίθεση με τις παραδοσιακές έντυπες φόρμες, ένα διαδραστικό PDF διευκολύνει τη συμπλήρωση και την υποβολή στοιχείων χωρίς εξειδικευμένο λογισμικό.
Το βασικό πλεονέκτημα ενός συμπληρώσιμου PDF είναι η ευκολία: δεν χρειάζεται να εκτυπώσετε ή να σαρώσετε το έγγραφο. Απλώς ανοίξτε το, συμπληρώστε το και αποθηκεύστε ή στείλτε το.
Πώς δημιουργείτε ένα συμπληρώσιμο PDF;
Ως γρήγορη επιλογή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το PDF Guru για να φτιάξετε συμπληρώσιμες φόρμες PDF. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα:
- 1Μεταβείτε στο εργαλείο Δημιουργία PDF ή βρείτε το στην επιλογή Επεξεργασία & Υπογραφή στο επάνω μενού.
- 2Επιλέξτε Δημιουργία νέου PDF.
- 3Στον επεξεργαστή PDF, χρησιμοποιήστε τα απαραίτητα εργαλεία για να προσθέσετε πεδία φόρμας.
- 4Ελέγξτε το αρχείο σας και πατήστε Ολοκλήρωση.
Ως δημιουργός μιας φόρμας, μπορείτε να τη διανείμετε μέσω email — ένας σύνδεσμος κοινής χρήσης βοηθά τους παραλήπτες να ανοίξουν το αρχείο σε Mac ή σε εφαρμογή κινητού χωρίς πρόσθετο εργαλείο. Έτσι μπορείτε να συλλέξετε τις απαντήσεις και να τις αποθηκεύσετε αυτόματα στη συσκευή σας ή σε φύλλο Excel για να αναλύσετε τα δεδομένα, ενώ μπορείτε επίσης να προσθέσετε πεδίο υπογραφής για επίσημα έγγραφα.
Τι γίνεται αν θέλετε το PDF σας να είναι συμπληρώσιμο, αλλά έχετε μόνο ένα αρχείο εικόνας ή ένα σαρωμένο έγγραφο; Έχουμε λύση! Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την τεχνολογία OCR (Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων) για να μετατρέψετε εικόνες και σαρωμένα PDF σε επεξεργάσιμο κείμενο με δυνατότητα αναζήτησης μέσα σε δευτερόλεπτα.
Πώς να προσθέσετε συμπληρώσιμα πεδία στο Google Docs
Πριν ξεκινήσετε, πρέπει να σκεφτείτε ένα πράγμα: χρειάζεται να φτιάξετε ένα συμπληρώσιμο έγγραφο από την αρχή ή θέλετε να προσθέσετε πεδία κειμένου σε ένα υπάρχον αρχείο PDF; Αν ισχύει το δεύτερο, σας προτείνουμε ανεπιφύλακτα τη μετατροπή PDF σε Word — το εργαλείο μας κάνει αυτή τη διαδικασία γρήγορη και εύκολη.
Και ορίστε πώς μπορείτε να προσθέσετε πεδία φόρμας μέσω του Google Docs.
- 1Ανοίξτε το έγγραφο.
- 2Πηγαίνετε στο μενού Εισαγωγή > Πίνακας και επιλέξτε τον αριθμό γραμμών και στηλών ανάλογα με τις ανάγκες των πεδίων σας.
- 3Για να προσθέσετε αναπτυσσόμενες λίστες, πηγαίνετε στο Εισαγωγή > Αναπτυσσόμενο μενού και προσαρμόστε τις επιλογές της λίστας. Για πλαίσια ελέγχου, πληκτρολογήστε τις επιλογές, επισημάνετέ τες και επιλέξτε Λίστα ελέγχου — για αυτό, επιλέξτε Μορφή > Κουκκίδες & αρίθμηση.
- 4Προσαρμόστε γραμματοσειρές, μεγέθη και χρώματα για καλύτερη αναγνωσιμότητα.
- 5Αποθηκεύστε το έγγραφό σας στη μορφή που επιθυμείτε.
Πρόταση: Για εκτενέστερες απαντήσεις, εισαγάγετε έναν μεγαλύτερο πίνακα μίας στήλης για να αφήσετε χώρο για εκτεταμένο κείμενο.
Έτσι μετατρέπετε ένα PDF σε συμπληρώσιμη φόρμα — μπορεί να μην είναι η απλούστερη μέθοδος, αλλά η λειτουργικότητα της Google την κάνει εξαιρετικά αποτελεσματική.
Πώς να κάνετε ένα PDF συμπληρώσιμο στο Word
Για να δημιουργήσετε μια συμπληρώσιμη φόρμα, χρησιμοποιήστε την έκδοση επιφάνειας εργασίας του Microsoft Word, αφού η online έκδοση δεν την υποστηρίζει. Ορίστε ένας σύντομος οδηγός βήμα προς βήμα:
- 1Πηγαίνετε στο Αρχείο > Επιλογές > Προσαρμογή κορδέλας, επιλέξτε το κουτάκι για την καρτέλα Προγραμματιστής και κάντε κλικ στο OK.
- 2Θα δείτε την καρτέλα Προγραμματιστής στην κορδέλα — κάντε κλικ για πρόσβαση στα εργαλεία.
- 3Χρησιμοποιήστε τα Λειτουργία σχεδίασης και Ιδιότητες για να προσθέσετε και να προσαρμόσετε πλαίσια κειμένου, πλαίσια ελέγχου, αναπτυσσόμενα μενού και άλλα στοιχεία φόρμας.
Πώς να κάνετε συμπληρώσιμο ένα υπάρχον PDF
Αν έχετε ήδη ένα PDF και θέλετε να προσθέσετε συμπληρώσιμα πεδία, ορίστε ένας απλός τρόπος να το κάνετε:
- 1Μεταβείτε στο εργαλείο Επεξεργασία PDF ή βρείτε το στην κατηγορία Επεξεργασία & Υπογραφή στο επάνω μενού.
- 2Πατήστε το κουμπί + ή σύρετε και αφήστε το αρχείο σας στο παράθυρο.
- 3Σε κατάσταση επεξεργασίας, μεταβείτε στην επιλογή εργαλείων Περισσότερα και επιλέξτε Πλαίσιο κειμένου.
- 4Βρείτε την κατάλληλη θέση για να τοποθετήσετε το πλαίσιο κειμένου μέσα στο περιεχόμενο.
- 5Ελέγξτε το αρχείο σας και πατήστε Ολοκλήρωση.
Επιλέξτε οποιαδήποτε φόρμα PDF από τη βάση μας
Είμαστε περήφανοι για την εκτεταμένη βάση δεδομένων Φορμών, που κάνει τη δημιουργία συμπληρώσιμων φορμών ακόμη πιο εύκολη. Αντί να ξεκινάτε από την αρχή, μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε ένα ευρύ φάσμα έτοιμων προς χρήση προτύπων.
Αυτή η λειτουργία είναι ιδανική για διευθυντές HR, εργαζομένους στον τομέα της υγείας, επαγγελματίες οικονομικών ή για όποιον χρειάζεται τακτικά να δημιουργεί φόρμες. Η βάση μας εξοικονομεί χρόνο και σας βοηθά να οργανώνετε πληροφορίες γρήγορα και χωρίς κόπο.
Κάθε φόρμα περιλαμβάνει αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τη χρήση της, τις απαιτήσεις υποβολής και άλλα. Επιπλέον, νέες επιλογές προστίθενται τακτικά για να καλύπτουν τις εξελισσόμενες ανάγκες σας.
Τελικές σκέψεις
Εως τώρα θα πρέπει να έχετε μια σαφή εικόνα του πώς να φτιάξετε ένα συμπληρώσιμο PDF που να ανταποκρίνεται στις συγκεκριμένες ανάγκες σας και να βελτιώνει τη ροή εργασίας σας. Με αυτές τις πρακτικές συμβουλές, είστε στον σωστό δρόμο για να αλλάξετε τον τρόπο που εργάζεστε με αρχεία PDF — κάνοντας τις εργασίες σας απλούστερες, ταχύτερες και πιο αποδοτικές.
