Η μετατροπή ενός κανονικού PDF σε μια συμπληρώσιμη φόρμα μπορεί να διευκολύνει τη ζωή — για εσάς και για οποιονδήποτε τη συμπληρώνει. Αντί να ασχολείστε με την εκτύπωση, την σάρωση ή τη χειρογραφία, οι χρήστες μπορούν να πληκτρολογούν απευθείας τις πληροφορίες τους στο έγγραφο PDF. Έτσι, ας μάθουμε πώς γίνεται αυτό.
Αυτός ο οδηγός θα σας καθοδηγήσει στα βήματα για να προσθέσετε συμπληρώσιμα πεδία σε αρχεία PDF.
Τι είναι ένα συμπληρώσιμο PDF;
Ένα συμπληρώσιμο PDF είναι μια ψηφιακή φόρμα που οι άνθρωποι μπορούν να συμπληρώσουν απευθείας στον υπολογιστή, το tablet ή το τηλέφωνό τους. Μπορεί να περιλαμβάνει πεδία όπως κουτιά κειμένου για πληκτρολόγηση, κουτάκια επιλογής για να σημειώσετε και αναδυόμενα μενού για να επιλέξετε επιλογές. Αυτά χρησιμοποιούνται συνήθως για αιτήσεις εργασίας, έρευνες, συμβάσεις και άλλες φόρμες.
Το κύριο πλεονέκτημα ενός συμπληρώσιμου PDF είναι η ευκολία: δεν χρειάζεται να εκτυπώσετε ή να σαρώσετε το έγγραφο. Απλά ανοίξτε το, συμπληρώστε το και αποθηκεύστε το ή στείλτε το.
Πώς να δημιουργήσετε ένα συμπληρώσιμο PDF;
Ως γρήγορη επιλογή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το PDF Guru για να δημιουργήσετε συμπληρώσιμες φόρμες PDF. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
- 1Μεταβείτε στο εργαλείο Δημιουργία PDF ή βρείτε το κάτω από την επιλογή Επεξεργασία & Υπογραφή στο επάνω μενού.
- 2Επιλέξτε Δημιουργία νέου PDF.
- 3Στον επεξεργαστή PDF, χρησιμοποιήστε τα απαραίτητα εργαλεία για να προσθέσετε πεδία εισόδου.
- 4Ελέγξτε το αρχείο σας και στη συνέχεια πατήστε Έγινε.
Τι θα κάνετε αν θέλετε το PDF σας να είναι συμπληρώσιμο, αλλά έχετε μόνο ένα αρχείο εικόνας ή ένα σαρωμένο έγγραφο; Έχουμε μια λύση! Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την τεχνολογία OCR (Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων) για να μετατρέψετε εικόνες και σαρωμένα PDFs σε επεξεργάσιμο και αναζητήσιμο κείμενο μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα.
Πώς να προσθέσετε συμπληρώσιμα πεδία στο Google Docs
Πριν ξεκινήσετε, πρέπει να σκεφτείτε ένα πράγμα: χρειάζεστε να δημιουργήσετε ένα συμπληρώσιμο έγγραφο από την αρχή ή χρειάζεστε να προσθέσετε πεδία κειμένου σε ένα υπάρχον αρχείο PDF; Αν είναι το δεύτερο, σας προτείνουμε να μετατρέψετε PDF σε Word — το εργαλείο μας καθιστά αυτή τη διαδικασία γρήγορη και εύκολη.
Και να πώς μπορείτε να προσθέσετε πεδία φόρμας χρησιμοποιώντας το Google Docs.
- 1Ανοίξτε το έγγραφο.
- 2Μεταβείτε στο μενού Εισαγωγή > Πίνακας, και επιλέξτε τον αριθμό γραμμών και στηλών με βάση τις ανάγκες σας για πεδία.
- 3Για να προσθέσετε αναπτυσσόμενα μενού, μεταβείτε στο Εισαγωγή > Αναπτυσσόμενο μενού και προσαρμόστε τις επιλογές λίστας. Για τα κουτάκια ελέγχου, πληκτρολογήστε τις επιλογές, επισημάνετε τις και επιλέξτε Λίστα ελέγχου — για αυτό, επιλέξτε Μορφή > Σημεία & αριθμήσεις.
- 4Ρυθμίστε τις γραμματοσειρές, τα μεγέθη και τα χρώματα για καλύτερη αναγνωσιμότητα.
- 5Αποθηκεύστε το έγγραφό σας στην επιθυμητή μορφή.
Πρόταση: Για μεγαλύτερες απαντήσεις, εισαγάγετε έναν μεγαλύτερο, μονοκυτταρικό πίνακα για να επιτρέψετε χώρο για εκτενή εισαγωγή κειμένου.
Έτσι μετατρέπετε το PDF σε μια συμπληρώσιμη φόρμα — μπορεί να μην είναι η πιο απλή μέθοδος, αλλά η λειτουργικότητα του Google την καθιστά ιδιαίτερα αποτελεσματική.
Πώς να κάνετε ένα PDF συμπληρώσιμο στο Word
Για να δημιουργήσετε μια συμπληρώσιμη φόρμα, χρησιμοποιήστε την επιτραπέζια έκδοση του Microsoft Word, καθώς η διαδικτυακή έκδοση δεν την υποστηρίζει. Ακολουθεί ένας γρήγορος οδηγός βήμα προς βήμα:
- 1Μεταβείτε στο Αρχείο > Επιλογές > Προσαρμογή Κορδέλας, επιλέξτε το πλαίσιο για την καρτέλα Προγραμματιστή και κάντε κλικ στο OK.
- 2Θα δείτε την Καρτέλα Προγραμματιστή στην κορδέλα — κάντε κλικ σε αυτήν για να αποκτήσετε πρόσβαση στα εργαλεία.
- 3Χρησιμοποιήστε τη Λειτουργία Σχεδίασης και τις Ιδιότητες για να προσθέσετε και να προσαρμόσετε πλαίσια κειμένου, πλαίσια ελέγχου, αναπτυσσόμενα μενού και άλλα στοιχεία φόρμας.
Πώς να κάνετε ένα υπάρχον PDF συμπληρώσιμο
Αν έχετε ήδη ένα PDF και θέλετε να προσθέσετε συμπληρώσιμα πεδία, ακολουθεί ένας απλός τρόπος για να το κάνετε:
- 1Μεταβείτε στο εργαλείο Επεξεργασία PDF ή βρείτε το στην κατηγορία Επεξεργασία & Υπογραφή στο επάνω μενού.
- 2Πατήστε το κουμπί + ή σύρετε και αποθέστε το αρχείο εικόνας σας στο παράθυρο.
- 3Σε λειτουργία επεξεργασίας, μεταβείτε στην επιλογή Περισσότερα εργαλεία και επιλέξτε Πλαίσιο Κειμένου.
- 4Βρείτε την κατάλληλη θέση για να συνδέσετε το πλαίσιο κειμένου μέσα στο περιεχόμενο.
- 5Ελέγξτε το αρχείο σας και στη συνέχεια πατήστε Τέλος.
Επιλέξτε οποιαδήποτε φόρμα PDF από τη βάση δεδομένων μας
Είμαστε περήφανοι για τη μεγάλη μας βάση δεδομένων φορμών, η οποία διευκολύνει ακόμα περισσότερο τη δημιουργία συμπληρώσιμων φορμών. Αντί να ξεκινάτε από την αρχή, μπορείτε να επιλέξετε από μια ευρεία γκάμα έτοιμων προς χρήση προτύπων.
Αυτή η λειτουργία είναι ιδανική για διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού, εργαζόμενους στον τομέα της υγειονομικής περίθαλψης, επαγγελματίες των οικονομικών ή οποιονδήποτε χρειάζεται τακτικά να δημιουργεί φόρμες. Η βάση δεδομένων μας εξοικονομεί χρόνο και σας βοηθά να οργανώνετε τις πληροφορίες γρήγορα και χωρίς άγχη.
Κάθε φόρμα περιλαμβάνει λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τη σκοπιμότητά της, τις απαιτήσεις υποβολής και άλλα. Επιπλέον, νέες επιλογές προστίθενται τακτικά για να καλύψουν τις εξελισσόμενες ανάγκες σας.
Τελικές σκέψεις
Μέχρι τώρα, θα πρέπει να έχετε μια σαφή κατανόηση του πώς να δημιουργήσετε ένα συμπληρώσιμο PDF που να καλύπτει τις συγκεκριμένες ανάγκες σας και να ενισχύει τη ροή εργασίας σας. Με αυτές τις πρακτικές συμβουλές, είστε στο σωστό δρόμο για να μεταμορφώσετε τον τρόπο που εργάζεστε με τα PDFs — κάνοντάς σας τις εργασίες πιο απλές, γρήγορες και αποτελεσματικές.