Tanda tangan elektronik adalah cara yang sah secara hukum untuk menunjukkan persetujuan terhadap ketentuan dokumen digital, sama seperti menandatangani nama Anda di atas kertas. Anda mungkin juga melihat istilah ini disingkat menjadi e‑signature atau e‑sign.
Dalam panduan ini, kami membahas semua yang perlu Anda ketahui tentang e-signature: cara kerjanya, jenis-jenisnya, aspek hukum, kasus penggunaan umum, dan cara menandatangani PDF secara online.
Bagaimana cara kerja tanda tangan elektronik?
Tanda tangan elektronik menangkap niat Anda untuk menandatangani berkas tertentu dengan mengetik nama, menggambar tanda, atau mengklik “Saya setuju.” Tanda tangan tersebut juga menghasilkan audit trail, yang mencatat rincian seperti identitas penanda tangan, waktu setiap tanda tangan diterapkan, dan langkah autentikasi yang terlibat. Beberapa alat tanda tangan elektronik bahkan menggunakan metode kriptografi untuk mendeteksi perubahan yang dilakukan setelah penandatanganan. Jika dokumen Anda menyertakan kolom formulir, Anda dapat mengisi PDF secara online sebelum menandatanganinya.
Hasilnya, Anda dapat mengirim, menandatangani, dan mengarsipkan dokumen elektronik dengan cara yang cepat dan aman tanpa mencetak, pengajuan manual, atau rapat tambahan. Namun, jika Anda bertanya-tanya bagaimana cara menandatangani kontrak secara elektronik, pendekatan yang tepat bergantung pada tingkat risiko dokumen, karena tidak semua e-signature bekerja dengan cara yang sama. Pada bagian berikutnya, kami akan menjelaskan tiga jenis tersebut dan kapan harus menggunakannya.
Apa saja jenis tanda tangan elektronik?
Tanda tangan elektronik terdiri dari tiga jenis: SES, AES, dan QES. Setiap jenis menambahkan lapisan keamanan dan jaminan yang lebih kuat, mulai dari bukti dasar niat Anda hingga verifikasi berbasis digital certificate dan perlindungan dari manipulasi untuk dokumen sensitif. Dipadukan dengan fitur tanda tangan elektronik yang tepat (mis. pemeriksaan identitas, tanda waktu), Anda dapat memilih metode yang sesuai dengan tingkat sensitivitas dokumen Anda.
Simple electronic signature (SES)
- Keamanan: Dasar.
- Verifikasi: Tidak menggunakan digital certificate. Identitas signer biasanya diverifikasi melalui konteks, audit trail, atau electronic record lainnya.
- Cara kerja: Anda mengetik nama, menggambar tanda tangan, mencentang kotak, atau mengunggah gambar tanda tangan tulisan tangan Anda.
Cocok untuk: Dokumen berisiko rendah dan persetujuan internal untuk mempercepat pekerjaan rutin.
Advanced electronic signature (AES)
- Keamanan: Sedang.
- Verifikasi: Mengonfirmasi identitas signer dan dapat mendeteksi perubahan apa pun pada dokumen setelah ditandatangani. Sering menggunakan digital certificate untuk menghubungkan tanda tangan dengan identitas signer.
Cara kerja: Sering menggunakan public key elektronik atau sertifikat yang diterbitkan oleh otoritas tepercaya, memungkinkan deteksi manipulasi dan identifikasi signer yang andal.
- Cocok untuk: Kontrak penjualan, perjanjian klien, dan catatan yang memerlukan bukti identitas yang lebih kuat.
Qualified electronic signature (QES)
- Keamanan: Tertinggi.
- Verifikasi: Menggunakan qualified electronic digital certificate yang diterbitkan oleh penyedia terakreditasi. Tanda tangan dibuat menggunakan perangkat pembuatan tanda tangan yang memenuhi syarat (seperti kartu pintar, token USB, atau layanan jarak jauh secure electronic).
- Cara kerja: Dibuat dengan perangkat keras khusus atau solusi cloud yang aman, memenuhi standar hukum yang ketat. Di banyak negara (termasuk Uni Eropa), ini memiliki efek hukum yang sama dengan tanda tangan tulisan tangan.
- Cocok untuk: Dokumen yang sangat penting atau diatur, seperti catatan keuangan, berkas medis, atau dokumen pemerintahan.
Apa perbedaan antara tanda tangan elektronik dan tanda tangan digital?
Tanda tangan elektronik adalah istilah payung yang luas untuk setiap proses elektronik yang menunjukkan persetujuan signer (termasuk mengetik nama atau menggambar tanda). Tanda tangan digital adalah bagian dari tanda tangan elektronik yang menggunakan kriptografi public key dan digital certificate Public Key Infrastructure (PKI) untuk memverifikasi signer dan membuat perubahan apa pun di kemudian hari menjadi terdeteksi.
Banyak vendor dan artikel menggunakan istilah-istilah ini sebagai sinonim, yang menyebabkan kebingungan, padahal tanda tangan digital hanyalah salah satu jenis tanda tangan elektronik.
Singkatnya, semua tanda tangan digital adalah elektronik, tetapi tidak semua tanda tangan elektronik bersifat digital (berbasis sertifikat).
| Kategori | Tanda Tangan Elektronik | Tanda Tangan Digital |
|---|---|---|
| Jenis e-signature | SES (Simple), AES (Advanced), QES (Qualified). | AES (Advanced), QES (Qualified); selalu berbasis sertifikat. |
| Contoh | Mengetik nama Anda; menggambar tanda tangan; mengklik “Saya setuju”; mengunggah tanda tangan tulisan tangan yang dipindai; penandatanganan digital dengan sertifikat. | Menandatangani dengan digital certificate terverifikasi (eID/PKI); menggunakan kartu pintar, token USB, atau layanan penandatanganan jarak jauh yang aman; pemberitahuan “Digitally signed by…” yang terlihat. |
| Keamanan | Berkisar dari dasar (hanya menunjukkan Anda setuju) hingga kuat (membuktikan siapa yang menandatangani dan mengunci dokumen setelah ditandatangani). | Selalu kuat; membuktikan siapa yang menandatangani dan melindungi dari perubahan atau manipulasi. |
| Legalitas | Biasanya sah jika Anda dapat membuktikan bahwa Anda setuju. Untuk dokumen penting/yang diatur, tanda tangan khusus berbasis sertifikat lebih disukai. | Diterima di seluruh dunia untuk transaksi penting, sensitif, atau yang diatur (seperti perbankan atau dokumen pemerintah). |
Apakah tanda tangan elektronik mengikat secara hukum?
Ya, tanda tangan elektronik mengikat secara hukum di sebagian besar negara. Di AS, tanda tangan tersebut diakui berdasarkan Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) dan Uniform Electronic Transactions Act (UETA), sementara di Uni Eropa, hal tersebut diatur oleh Regulasi eIDAS. Banyak negara di sana menerbitkan electronic identification (eID) yang digunakan orang untuk mengakses layanan tepercaya atau memperoleh digital certificate untuk AES/QES dari trust service provider atau certificate authority.
Undang-undang ini memberikan e-signature efek hukum yang sama dengan tanda tangan tulisan tangan ketika menunjukkan niat, memverifikasi identitas, dan memenuhi standar keamanan dasar. Namun, dokumen hukum tertentu, termasuk surat wasiat, perwalian, dan beberapa pengajuan pengadilan, mungkin masih memerlukan tanda tangan fisik.
Apa manfaat tanda tangan elektronik dibandingkan tanda tangan basah?
Tanda tangan elektronik lebih cepat, lebih murah, lebih mudah dilacak, dan sering kali lebih aman digunakan daripada tanda tangan basah. Mari kita lihat manfaat utamanya:
Penghematan waktu: Anda dapat menandatangani dan mengirim dokumen dalam hitungan menit alih-alih menunggu berhari-hari.
Workflow yang lebih cerdas: Berkas digital dan catatan yang terorganisir yang menyederhanakan pengelolaan berkas.
Menyelesaikan lebih banyak pekerjaan: Mengotomatiskan proses penandatanganan memberi Anda lebih banyak waktu untuk fokus pada pekerjaan nyata, bukan urusan kertas.
Pengurangan biaya: Hemat uang untuk kertas, tinta, printer, dan penyimpanan — serta mengurangi biaya pengiriman juga.
Pengakuan hukum: Sebagian besar negara mengakui tanda tangan elektronik mengikat secara hukum, sama seperti tanda tangan tulisan tangan tradisional.
Akses di desktop & mobile: Anda dapat menggunakan ponsel, laptop, atau tablet untuk menandatangani dan mengirim dokumen dari mana saja.
Dampak lingkungan: Beralih ke tanpa kertas membantu mengurangi limbah.
Untuk apa tanda tangan elektronik digunakan?
Tanda tangan elektronik sering digunakan untuk menandatangani perjanjian, formulir PDF, dan persetujuan di berbagai industri. Tanda tangan tersebut menggantikan tanda tangan kertas-dan-tinta karena semua alasan yang disebutkan di atas, dan dalam beberapa tahun terakhir, adopsinya telah berkembang seiring dengan lebih banyak tim yang beralih ke kerja jarak jauh. Selama pandemi COVID-19, minat terhadap perangkat lunak tanda tangan elektronik melonjak 511% pada April 2020 (IDC). Saat ini, e-signature telah menjadi standar untuk transaksi yang aman di seluruh UE dan bagian penting dari proses bisnis digital dan jarak jauh modern (European Commission).
Kasus penggunaan: Bagaimana tanda tangan elektronik digunakan di berbagai industri?
Berikut adalah contoh praktis dari dunia nyata dari industri umum yang menunjukkan bagaimana tanda tangan elektronik mengurangi penundaan, mengurangi serah-terima, dan menjaga pekerjaan tetap berjalan. Jika Anda memilih tanda tangan elektronik untuk bisnis, skenario ini menyoroti di mana hal itu memberikan nilai yang paling jelas:
- Real estat
Seorang agen real estat mengirimkan perjanjian sewa melalui email kepada penyewa yang sedang pindah; penyewa menandatangani di ponsel saat istirahat makan siang, dan kedua pihak menerima sewa akhir dalam hitungan menit.
- Sumber daya manusia
Sebelum hari pertama mereka, karyawan baru meninjau dan menandatangani semua formulir mereka secara online melalui tanda tangan elektronik untuk dokumen ketenagakerjaan. Hal ini menghemat waktu, menjaga semuanya tetap terorganisir, dan membuat proses perekrutan bebas stres.
- Layanan hukum
Dua perusahaan menyelesaikan perjanjian kemitraan menggunakan platform tanda tangan elektronik. Kedua pihak menandatangani secara online, dan kontrak yang sudah selesai langsung dibagikan kepada tim mereka.
- Penjualan dan kesepakatan bisnis
Seorang klien sedang berlibur ketika mereka menerima kontrak dalam electronic form yang memerlukan tanda tangan. Dengan hanya ponsel di tangan, mereka meninjau dokumen dan menandatanganinya secara online. Tim penjualan langsung menerima pemberitahuan yang mengonfirmasi kesepakatan tersebut.
- Ritel
Seorang pengecer menerima perjanjian harga baru dari pemasok. Mereka dengan cepat memeriksa detailnya, menandatanganinya secara online, dan dokumen tersebut secara otomatis dikirim ke bagian akuntansi sehingga pembayaran dapat dilanjutkan pada hari yang sama.
- Asuransi
Seorang pelanggan mengisi formulir aplikasi asuransi, menandatanganinya secara elektronik, dan dengan cepat menerima polis yang disetujui secara online.
- Pemerintahan
Pemohon dan vendor mengisi formulir resmi dan, jika diizinkan, menandatanganinya secara elektronik, sehingga mereka tidak perlu mengunjungi kantor. Pemrosesan dapat dimulai segera.
Selain itu, perpustakaan formulir kami menyertakan formulir pemerintah populer seperti W‑9 dan 941, yang sudah dimuat sebelumnya di editor PDF, sehingga Anda dapat mengisi dan menandatanganinya lebih cepat.
E-signature akan terus ada
Tanda tangan elektronik kini menjadi landasan bisnis digital modern dan proses pemerintahan. Sebagaimana dijelaskan oleh World Bank:
- "Kerangka kerja tanda tangan elektronik menyediakan sarana untuk mengautentikasi berbagai electronic transactions dengan cara yang memfasilitasi munculnya ekonomi digital tepercaya."
Platform teknologi besar kini menawarkan e-signature sebagai fitur terintegrasi. Pada tahun 2023, Google meluncurkan dukungan e-signature bawaan untuk Google Workspace (TechCrunch), yang mencerminkan pergeseran yang lebih luas di mana penandatanganan digital kini menjadi standar dalam perangkat lunak bisnis arus utama. Dropbox juga telah mengintegrasikan alat e-signature langsung di platform dokumennya.
Cara menandatangani PDF secara elektronik
Anda dapat dengan mudah membuat tanda tangan elektronik dengan alat online kami. Ikuti langkah-langkah berikut:
- 1
- 2
Pilih salah satu dari 3 metode tanda tangan elektronik:
- Gambar: Buat e-signature dengan menggambarnya menggunakan mouse, stylus, atau jari Anda.
- Gambar: Jika Anda sudah memiliki tanda tangan tulisan tangan, unggah sebagai berkas gambar.
- Ketik: Ketik nama, inisial, atau “Saya setuju” sederhana. Alat kami memungkinkan Anda memilih font dan warna.
- 3Klik Done, lalu tempatkan tanda tangan Anda di kolom yang benar.
- 4Klik Done dan pilih format unduhan yang Anda inginkan. Saat Anda perlu menggunakan tanda tangan elektronik (use electronic), baik untuk dokumen bisnis maupun pribadi, kami siap membantu.
Meskipun demikian, penting untuk meninjau undang-undang atau persyaratan tanda tangan elektronik yang berlaku yang menentukan bagaimana dan kapan persetujuan digital dianggap sah di wilayah atau organisasi Anda. Misalnya, dalam beberapa kasus, tanda centang sederhana sudah cukup, selama dokumen atau kebijakan menyatakan bahwa hal tersebut memenuhi syarat sebagai format tanda tangan elektronik yang sah. Cukup pilih alat Check dan tambahkan tanda centang di tempat yang diperlukan. Perlu memasukkan teks atau tanggal terlebih dahulu? Anda dapat mengisi PDF secara online di editor yang sama sebelum menempatkan tanda tangan Anda.
Bagaimana cara menghapus tanda tangan dari berkas PDF?
- 1
- 2Pilih tanda tangan, lalu klik Ikon tempat sampah di toolbar atau tekan Backspace.
- 3Klik Delete untuk mengonfirmasi.
- 4Jika tanda tangan tidak dapat dipilih, pilih alat Eraser dari toolbar, lalu klik dan seret di atas tanda tangan. Anda dapat menyesuaikan ukuran penghapus sesuai kebutuhan.
Klik Done dan pilih format unduhan yang Anda inginkan.
Tingkatkan produktivitas Anda dengan PDF Guru
Kami harap panduan ini membantu Anda memahami cara menggunakan tanda tangan elektronik, manfaatnya, perbedaannya dengan tanda tangan digital, dan mengapa teknologi ini menjadi bagian penting dari pekerjaan modern.
Jika Anda baru memulai dengan e-signature, kami senang menjadi bagian dari pengalaman tersebut.
